В настоящее время ФСС вносит изменения в статус 011, хотите узнать об этом подробнее? Дополнительно к нам поступили сообщения от ФСС России об изменении статуса ЭЛН в программе 1С

Иллюстрация: Polina Tankilevitch/pexels

Если раньше линии консультации 1С пользователи атаковали вопросами расчета больничного, то с 01.01.2022 запросы резко изменились. Теперь бухгалтеров интересовали нюансы загрузки больничных, ответы на входящие запросы в ФСС и т. д.

Поэтому в статье дадим готовую инструкцию о настройках и нюансах СЭДО. Сохраняйте, точно пригодится!

Как и всегда, прежде чем начинать работу с «чем-то новым», нужно это «что-то» правильно настроить. Поэтому сначала рассмотрим настройку СЭДО, а затем модель взаимоотношений работодателя с ФСС.

Что означают статусы сообщений от ФСС при проверке больничного?

В 2021 году пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работникам напрямую из ФСС РФ, а не через работодателя. Но для этого организация должна направить в ФСС комплект документов и ждать от него решения. Узнать о принятом решении помогут сообщения от ФСС. О том, что они означают, рассказали специалисты Фонда.

Что происходит после подачи реестра в ФСС

Чтобы выплатить пособие у ФСС есть 10 календарных дней после получения документов от организации.

Если работодатель представит неполный комплект документов, необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, ФСС направит ему извещение.

В таком случае у компании есть 5 рабочих дней, чтобы представить в Фонд недостающие документы.

Однако, фирмам предоставили возможность узнать об этом раньше, не дожидаясь получения извещения.

Для этого надо отслеживать сообщения, которые появляются в Личном кабинете.

Какие сообщения придут от ФСС и что они означают

Проверить сведения о том, на каком этапе находится рассмотрение больничного, можно только в случае, если он электронный.

Работодатель может увидеть следующие сообщения от ФСС:

В таком случае работодатель обязан срочно исправить ошибки и передать в ФСС реестр.

Отсутствие статуса у документа свидетельствует, что работодатель не передал их в Фонд.

О том, что означают статусы сообщений, рассказали представители ФСС.

Сообщения ФСС России об изменении статуса ЭЛН (электронного листа нетрудоспособности) необходимы для контроля за выплатой пособий по временной нетрудоспособности работникам, которые не могут работать по причине заболевания или травмы. Они содержат информацию о дате начала и окончания ЭЛН, а также о его статусе (активный, закрытый или аннулированный). Работодатель обязан своевременно предоставлять эти сообщения в ФСС России для получения компенсации за выплаченные пособия. Также эти сообщения могут быть использованы для проверки законности выплаты пособий и выявления случаев мошенничества.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» уведомления о состоянии электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) поступают из СФР России в рабочее место Сообщения ФСС об изменении ЭЛН.

В программе уведомления о состоянии ЭЛН поступают в рабочее место Сообщения ФСС об изменении ЭЛН (раздел Кадры – Сообщения ФСС об изменении ЭЛН). Загрузка сообщений от СФР России производится по кнопке Получить из ФСС. Для получения сообщений за определенный период нажмите на кнопку меню Еще — Получить сообщения за период. В открывшемся окне укажите период, за который необходимо получить сообщения. Получив уведомление об открытии больничного листа, работодатель будет в курсе болезни сотрудника, даже если он сам еще не сообщал об этом.

В рабочее место поступают различные сообщения о состоянии ЭЛН – об открытии (код 010), продлении (код 020), закрытии (код 030), аннулировании (код 090), о направлении физлица на медико-социальную экспертизу (код 040) и другие. Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений: Все сообщения, Актуальные, Требующие обработки.

Обратитесь к нам за консультацией, и наши специалисты помогут вам

Если больничный лист открыт, то можно из рабочего места создать документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (ссылка в колонке Отсутствие). В документе при выборе причины отсутствия Болезнь (больничный еще не закрыт) появляется поле Номер ЛН, в котором автоматически указывается номер ЭЛН.

С версий программы ЗУП 3.1.23.63 / 3.1.18.586 при загрузке сообщения об изменении ЭЛН с кодом состояния 030 –Закрыт медицинской организацией в программе автоматически создается и записывается (не проводится) документ Больничный лист. Ссылка на него отображается в колонке Больничный.

С помощью кнопок

можно отметить, что сообщение обработано или еще требуется обработка. Также из рабочего места можно открыть документы – Больничный лист, Отсутствие, Входящий запрос ФСС, Ответ на запрос ФСС по одноименной кнопке.

В самом сообщении от СФР России (которое открывается по кнопке Изменить) можно увидеть информацию о его обработке и идентификаторе.

Сведения о застрахованном лице (тип сообщения 86). Отображается на вкладке „ФСС – Отправленные“.

На него предусмотрены ответные документы от ФСС:

1. Результат регистрации застрахованного лица (тип сообщения 87) – приходит как ответ на сведения о застрахованном, может быть положительным или отрицательным. Отображается на вкладке „ФСС – Полученные“.

2. Информация о несоответствии сведений о застрахованном лице (тип сообщения 88) – приходит как отдельный входящий документ от ФСС, не требует ответа. Отображается на новой вкладке „ФСС – Полученные“.

Уведомление об изменении ЭЛН (тип сообщения 111) – входящий документ от ФСС, не требует ответа.

Полученное уведомление отображается на вкладке «ФСС — Журнал больничных».

Вместе с уведомлением приходит ЭЛН, для него в журнале отображается статус: Открыт/Продлен/Закрыт/Направлен на МСЭ/Дополнен данными МСЭ/Аннулирован

Запрос недостающих сведений (тип сообщения 100) – входящий документ от ФСС, который требует ответа. Отображается на вкладке „ФСС – Полученные“.

Запрос может поступить для 3 типов пособий:

— по временной нетрудоспособности — срок ответа 3 рабочих дня;

— единовременное пособие при рождении ребенка — срок ответа 2 рабочих дня;

— по беременности и родам — срок ответа 3 рабочих дня со дня оформления отпуска по беременности и родам.

На запрос до 01.07.2022 можно предоставить ответ в виде реестра сведений.

Извещение ПВСО (тип сообщения 10) – входящий документ от ФСС, который требует подтверждения о прочтении и ответа.  Отображается на вкладке „ФСС – Полученные“.

На извещение нужно создать и отправить подтверждение прочтения (тип сообщения 6) — срок 3 рабочих дня. Если страхователь на отправил подтверждение прочтения в срок, ФСС направляет ему извещение заказным письмом по почте.

Затем на извещение нужно отправить ответ — срок 5 рабочих дней.

Ответ на извещение отправляется также как ответ на запрос сведений (новая форма), но до 01.07.2022 можно отправить реестр сведений.

Полный список типов Тип сообщения 10: извещение ПВСО Документ предназначен для предоставления информации по извещению из системы «Прямые выплаты страхового обеспечения»

Тип сообщения 84: запрос статуса выплаты пособия по временной нетрудоспособности и материнству Документ предназначен для запроса статуса выплат пособия по временной нетрудоспособности и материнству.

Тип сообщения 85: статус выплаты пособия по временной нетрудоспособности и материнству Документ предназначен для информирования об изменении статуса выплат пособия по временной нетрудоспособности и материнству.

Тип сообщения 87: Результат регистрации сведений о застрахованном лице Документ содержит результат обработки сведений о застрахованном направленных страхователем в Фонд.

Тип сообщения 88: Информация о несоответствии сведений о застрахованном лице Документ предназначен для отправки страхователю информации, в случае несоответствия сведений о застрахованном с данными в ПФР.

Тип сообщения 100: Запрос на проверку, подтверждение, корректировку сведений проактивной выплаты страхового обеспечения/уведомление  о наступлении страхового случая Документ предназначен для предоставления страхователю проактивно собранных сведений для назначения пособия по временной нетрудоспособности и материнству.  Направляется страхователю с целью уведомить о наступлении страхового случая  и  проверки, корректировки, подтверждения собранных сведений.

Тип сообщения 101: Ответ на запрос проверки, подтверждения, корректировки сведений проактивной выплаты страхового обеспечения Документ предназначен для отправки ответа в ФСС со стороны страхователя на запрос проверки, подтверждения, корректировки сведений проактивной выплаты страхового обеспечения.

Тип сообщения 105: Результат обработки ответа на запрос проверки, подтверждения, корректировки сведений проактивной выплаты страхового обеспечения Документ предназначен для предоставления страхователю результата обработки ответа на запрос проверки, подтверждения, корректировки сведений проактивной выплаты страхового обеспечения.

Тип сообщения 104: Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет  Документ преднозначен для информирования ФСС со стороны страхователя о прекращении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет

Тип сообщения 106: Результат обработки уведомления о прекращении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет   Результат обработки уведомнения о прекращении отпуска по уходу за ребенком до полутора лет (является ответом на 104 тип сообщения)

Тип сообщения 109: Информация о жизненных событиях  Документ предназначен для инициации проактивного процесса со стороны страхователя. Данным документом страхователь информирует ФСС о жизненных событиях застрахованного лица.

Тип сообщения 112: Результат обработки информации о жизненных событиях  Документ предназначен для информирования страхователя о результате обработки полученной информации о жизненых событиях застрахованного лица.

Тип сообщения 110: Уведомление о статусе  выплаты пособия  Документ предназначен для уведомления страхователей об изменении стратуса выплаты пособия.

Тип сообщения 111: Уведомление об изменении ЭЛН  Для уведомления страхователей об изменении ЭЛН

Как работодатель узнает о больничном листе сотрудника

Для того, чтобы понимать работу СЭДО давайте рассмотрим сегодняшнюю модель формирования больничных листов, чтобы в дальнейшем понимать, какие действия нам, как пользователям 1С, следует совершать:

1. Медицинская организация при открытии ЭЛН передает информацию в ФСС;

2. Ф СС в свою очередь подаёт запрос ПФР для уточнения информации о трудоустройстве застрахованного лица;

3. П ФР в течении суток отвечает на данный запрос о трудоустройстве;

4. Если ответ от ПФР положительного характера, тогда ФСС отправляет работодателю информацию по открытому ЭЛН.

5. При закрытии ЭЛН медицинская организация снова передает данные в ФСС;

6. Ф СС, в свою очередь, передает данные работодателю о закрытии больничного листа.

Нюансы получения больничных в программах 1С

Рассмотрим конкретный случай взаимодействия работодателя с ФСС на примере конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1. Инструкция равносильна и для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0, за исключением работы с документом «Отпуска по уходу и возврату из отпуска».

Получение работодателем сведений из ФСС

Как только сотрудник заболел медицинская организация формирует электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) и направляет его в ФСС. Фонд отправляет запрос в ПФР, чтобы выяснить, где трудоустроен застрахованный сотрудник. П ФР отвечает на запрос фонда и далее после завершения идентификации застрахованного лица и подтверждения факта его трудоустройства, ФСС отправляет уведомление работодателю об открытии больничного листа.

В программе данные изменения можно увидеть в «Сообщениях ФСС об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры» – «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН»).

Вся информация об изменениях статуса ЭЛН поступает в программу к работодателю после обмена с ФСС по кнопке «Получить из ФСС» из рабочего места «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры»).

Важный нюанс: сообщения ФСС об изменении ЭЛН загружаются на текущую дату. Т. е., если вы вчера не обновили список сообщений, то программа выдаст вам сообщения ТОЛЬКО за текущий день. Чтобы исправить такой недочет в программе есть возможность выбора определенного периода для загрузки информации по ЭЛН. Для этого нужно нажать на кнопку «Ещё» – «Получить сообщения за период».

Если больничный лист не закрыт медицинской организацией, то из данной формы есть возможность создать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».

Закрытие ЭЛН

После того как в пункт «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» поступит информация о закрытии больничного листа, у вас появится возможность создать документ «Больничный лист», а запрос о предоставлении сведений отобразится в рабочем месте «Входящие запросы ФСС для расчета пособий» (раздел «Кадры» – «Входящие запросы ФСС для расчёта пособий»).

В данном запросе будут указаны те сведения о застрахованном лице, которые имеются у ФСС (ФИО, дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) и блок данных, который работодатель должен предоставить.

После того как работодатель проверил правильность предоставленных данных, ему нужно сформировать «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия» (раздел «Кадры» – «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия»).

Создать ответ можно создать на основании «Входящего запроса ФСС для расчета пособий», либо на основании документа «Больничный лист».

Ответ на запрос ФСС заполняется автоматически данными для расчёта пособия сотруднику. Эти данные могут различаться, в зависимости от вида пособий.

Если по каким-то основаниям конкретный вид пособия не должен подлежать оплате по информации, имеющейся у работодателя, то в ответ на запрос ФСС работодатель должен проставить отметку «Пособие не требуется».

После этого добавляется поле «Причина отказа в назначении пособия» в котором нужно обязательно указать причину, а затем предоставить в Фонд данный ответ по кнопке «Отправить в Фонд».

Когда ФСС принял ответ на запрос (т. е. пришло подтверждение «Принят ФСС» и/или статус «PROCESSED»), больше никаких документов в фонд отправлять не нужно.

Сведения о застрахованных лицах (ФСС)

Также для работы СЭДО работодателю с 01.01.2023 необходимо подавать первичные сведения о застрахованном лице (сотруднике) в ФСС.

Для этого нужно составить документ – «Сведения о застрахованном лице» (в 1С: ЗУП в разделе «Кадры» – «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)», в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры» – «Пособия»).

Данные сведения нужно было предоставить по всем сотрудникам, которые числятся в организации до конца февраля 2022 года.

Если сотрудников много, в программе есть возможность создания сведений списком, зажав кнопку «Ctrl», и выбрать нужных сотрудников. После подбора сотрудников воспользуемся функциональной опцией – «Сведения для ФСС».

Помимо предоставления первичных сведений в ФСС, сведения следует подавать:

1. При приеме на работу нового сотрудника. Создать документ в ФСС можно на основании документа «Прием на работу».

В законодательстве сказано, что отправить отчёт нужно в течение 3 рабочих дней, когда у вас будет полный пакет документов сотрудника на руках. Но нигде не сказано какой именно день считать днем получения документов.

Обычно все документы предоставляют в первый день приёма. В основном варьируются только реквизиты карты. Она может быть заблокирована, потеряна, может сотрудник вообще её не получал. Поэтому рекомендуем отталкиваться от неё. Попросите сотрудника написать заявление на указание куда перечислять зарплату конкретным числом. От этой даты у вас и будет три рабочих дня, чтобы сдать отчёт в ФСС.

2. При изменении сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).

После отправки сведений и принятия их Фондом, документ блокируется. Если по каким-то причинам от фонда пришёл запрос о корректировке ранее отправленных сведений или сведения не приняты из-за ошибок, необходимо сформировать новый документ «Сведения о застрахованном лице (ФСС)».

Что делать, если сотрудник говорит, что больничный лист уже закрыт, а входящего запроса от ФСС не поступает?

Нужно обратить внимание, что иногда период временной нетрудоспособности по болезни бывает менее трех дней.

Первые три дня периода временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем за счет собственных средств. Поэтому в этом случае фонд не будет присылать запрос о предоставлении сведений для расчета пособия, а только уведомит работодателя о открытии и закрытии больничного листа.

Рекомендуем в течение дня проверять информацию, поступающую от ФСС РФ, в рабочем месте «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».

Если сотрудник был всё-таки более трёх дней на больничном, а запрос от ФСС так и не поступил, то работодателю следует предоставить документ «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» (раздел «Кадры» – «Исходящие сообщения о страховых случаях ФСС»). Данный документ необходим для запуска проактивного процесса со стороны страхователя.

Так же документ «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» предоставляется в случае, если сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребёнком. Документ можно создать на основании «Отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Зарплата» – «Отпуск по уходу и возвраты из отпуска»), на вкладке «Прямые выплаты ФСС».

После формирования документа «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» его так же следует отправить по кнопке «Отправить в Фонд».

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

Посмотреть бесплатный урок и записаться

Если для ФСС будет недостаточно каких-то данных, предоставленных работодателем о застрахованном лице в документах «Ответ на входящий запрос» или «Исходящее сообщение о страховом случае», то ФСС отправит извещение, в котором будет описано каких данных недостаёт. Эти извещения отображаются в «Извещение ФСС» (раздел «Кадры» – «Извещение ФСС»), получать их следует по кнопке «Получить из ФСС».

Подключение сертификата ФСС

Для подключения СЭДО сначала необходимо настроить сертификаты ФСС. Сделать это можно двумя способами:

При подключенном сервисе 1С-Отчетность сертификаты автоматически указываются в настройках документооборота и пользователю никаких дополнительных настроек делать не следует.

При отсутствии сервиса 1С-Отчетность сертификаты следует подтянуть вручную. Этот способ актуален для пользователей, работающих с операторами, авторизованными фирмой 1С.

Для того, чтобы настроить документооборот с ФСС, нужно перейти по ссылке «Отчеты» – «Регламентированные отчеты» – «1С-Отчётность» – «Настройки» – «Настройки обмена с контролирующими органами» – «ФСС» и подтянуть действующие сертификаты, которые ранее были установлены на данном рабочем месте.

На этом техническая часть настройки СЭДО завершена.

Если испытываете трудности с самостоятельной настройкой СЭДО, то можете обратиться в обслуживающую вас компанию 1С за помощью компетентного специалиста.