Уведомить фонд социального страхования как? »

С 1 января 2022 года Фонд социального страхования перешел на проактивный (беззаявительный) формат выплат по больничным и пособиям в связи с материнством.

Что такое социальный электронный документооборот (СЭДО)

Медицинские учреждения оформляют листки нетрудоспособности как в бумажном, так и в электронном виде. Правила взаимодействия медучреждений, ФСС и работодателя утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 и вступили в силу 18.12.2017. Обмен электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН) с ФСС и работодателем заключается в следующем:

В соответствии с указанной схемой работодатель узнает о том, что сотрудник оформил больничный лист только в момент, когда работник сообщает ему номер. Информация не всегда поступает к работодателю вовремя (номер может быть неверно записан, потерян, неверно введен в учетную систему работодателя и т. д.).

Далее у работодателя возникают вопросы, связанные с проверкой достоверности номера и выяснения, закрыт ли уже листок нетрудоспособности.

Работодателю было бы значительно удобнее получать информацию о листках нетрудоспособности не от работника, а непосредственно от ФСС, ведь именно в информационной системе ФСС аккумулирована вся информация о временной нетрудоспособности работников. Получать сообщения от ФСС работодателю было бы удобно сразу, в момент открытия, закрытия или оплаты листка нетрудоспособности. С учетом этих обстоятельств ФСС разработал систему социального электронного документооборота (СЭДО) в части оперативного информирования работодателей (рис. 1).

Рис. 1. Схема СЭДО

По замыслу Фонда, в тот момент, когда медицинская организация открывает ЭЛН, программа страхователя автоматически регистрирует листок нетрудоспособности, рассчитывает его и отправляет все сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия в Фонд.

А в момент, когда медицинская организация закрывает ЭЛН, в программе можно по одному клику создать, загрузить больничный, рассчитать его и сформировать для отправки в ФСС все требуемые заявления и реестры.

Получать сообщения из СЭДО можно напрямую из программ 1С, используя механизмы сервиса 1С-Отчетность.

С 2022 года вступил в силу закон о прямых выплатах социальных пособий ФСС (Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). Б УХ.1С отвечает на частые вопросы, возникающие у работодателей и их сотрудников по поводу реализации данного закона в части оформления и выплаты пособий.

Каков сейчас порядок действий работодателя при оформлении пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет?

Правила назначения пособий, выплачиваемых напрямую из ФСС, в том числе и пособий по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет, установлены постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010. Пособие назначается на основании заявления работника, подаваемого работодателю. Получив от работника такое заявление, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить в ФСС сведения о дате начала и дате окончания отпуска.

В свою очередь ФСС вправе запросить у работодателя дополнительные сведения (о величине заработка, районном коэффициенте и т.д.). Приняв через СЭДО подобный запрос, у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы направить в ФСС всю необходимую информацию, заверив ее усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 36 Правил).

Сотрудник обязан приносить электронный листок нетрудоспособности работодателю для оплаты или нет?

Нет, не обязан. Причем работодатель не вправе требовать с сотрудника предоставления реквизитов электронного больничного.

Сведения об электронных больничных листках и их реквизитах работодателям сообщает сам ФСС через личный кабинет страхователя посредством СЭДО (п.п. 16–19 Правил). Сведения об открытии и изменении статуса больничного приходят автоматически и доступны во всех учетных кадровых программных приложениях, интегрированных с СЭДО. Например, в 1С сведения о больничных доступны в разделе «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».

Должна ли штатная работница подавать письменное заявление на оформление единовременного пособия при рождении ребенка?

Нет, не должна. В настоящее время единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается в беззаявительном порядке. Для этого ФСС использует сведения о рождении ребенка, поступающие из органов ЗАГСа (п. 26 Правил). Если каких-либо сведений для назначения пособия будет недостаточно, ФСС самостоятельно запросит всю необходимую информацию у работодателя или других государственных органов и учреждений в рамках межведомственного взаимодействия. Законодательство не требует от сотрудниц подавать никаких заявлений для получения этого вида пособий.

Правда ли, что все пособия ФСС сейчас оформляются в беззаявительном порядке?

Нет, не правда. В беззаявительном порядке назначаются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также единовременные пособия при рождении ребенка. При этом пособие по уходу за ребенком по-прежнему требует подачи работником соответствующего заявления (п. 34 Правил).

Сотрудник был сокращен в 2019 году, но в декабре 2021 года суд вынес решение на выплату пособия по листкам нетрудоспособности за 2019 год, которые были выданы сотруднику после сокращения. Можем ли мы получить возмещение по таким листкам нетрудоспособности, которые были оплачены в 2021 году?

Да, можете. Отмена зачетного механизма, при котором работодатели оплачивали работникам больничные, а потом обращались в ФСС за возмещением, распространяется только на больничные, право на которые возникло с 2021 года. Отмена данного механизма обратной силы не имеет и на больничные пособия, выплаченные за периоды до 2021 года, не распространяется (ч. 3 ст. 5 Федерального закона № 243-ФЗ от 03.07.2016). Если вы выплатили в 2021 году пособия за 2019 год, то вы имеете возможность обратиться в ФСС за возмещением соответствующих расходов.

Должны ли работодатели отвечать на какие-либо запросы ФСС по единовременному пособию при рождении ребенка, если это пособие выплачивает сам ФСС на основании данных ЗАГСа?

Да, должны. Ф СС вправе запросить у работодателя сведения о применяемом районном коэффициенте, необходимом для определения размера единовременного пособия при рождении ребенка. На такой запрос работодатель обязан ответить не позднее 2 рабочих дней со дня получения запроса (п. 32 Правил).

Нужно заявление работницы на оформление ей пособия по уходу за ребенком до полутора лет?

Да, нужно. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком оформляется и выплачивается строго на основании заявления работника (ч. 10 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). Данное заявление подается работодателю одновременно с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Какие документы работодатель обязан передать в ФСС для назначения пособия по уходу за ребенком?

Для назначения пособия по уходу за ребенком работодатель должен направить в ФСС сведения о дате начала и дате окончания отпуска по уходу, а также сведения о продолжительности рабочего времени сотрудника, если он работает на условиях неполного рабочего дня. При необходимости в ФСС направляются и сведения о замене календарных лет в расчетном периоде на основании заявления работника. Все эти сведения должны представляться в ФСС по факту получения работодателем заявления от работника не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого заявления (п. 35 Правил).

Обязательно ли работнице, которая планирует получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оформлять карту «Мир»?

Если работница желает получать пособие именно на банковскую карту, то обязательно. В настоящее время ежемесячное пособие по уходу за ребенком можно получать исключительно на карту национальной платежной системы «Мир» (постановление Правительства РФ от 11.04.2019 № 419). Карты других платежных систем не позволяют работникам получать детские и декретные пособия за счет ФСС. Но если способ получения пособия не принципиален, то оформлять карту «Мир» не обязательно. Пособие можно получать на банковский счет, к которому не привязана банковская карта, или посредством наличных расчетов, в том числе через организации почтовой связи.

По словам сотрудницы, в ФСС ей сообщили о том, что за получением единовременного пособия при рождении ребенка лучше обратиться к работодателю. Должна ли наша организация выплатить работнице это пособие, и сможем ли мы получить от ФСС зачет в таком случае?

Нет, работодатель не обязан выплачивать единовременные пособия при рождении ребенка. Данное пособие выплачивается за счет средств ФСС самим же фондом. Уплата страховых взносов на обязательное социальное страхование сейчас осуществляется работодателями в полном объеме без уменьшения на сумму выплачиваемых пособий по соответствующему виду обязательного социального страхования (Федеральный закон № 243-ФЗ от 03.07.2016). Это значит, что если работодатель выплатит сотруднице пособие за рождение ребенка, то он не сможет зачесть данное пособие в счет уплаты страховых взносов.

Должен ли работодатель информировать ФСС об увольнении работника, получающего ежемесячное пособие по уходу за ребенком?

Да, должен. Работодатель обязан информировать ФСС обо всех случаях прекращения права работника на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком, в том числе и о расторжении с ним трудового договора. Уведомить ФСС об увольнении работника необходимо в срок не позднее 3 рабочих дней со дня увольнения (п. 43 Правил). Уведомление подается по форме, утв. приказом ФСС от 08.04.2022 № 119 (приложение № 6).

В 2022 году больничные пособия за первые три дня временной нетрудоспособности нужно перечислять на карты «Мир»?

Нет, не нужно. Перечень пособий и выплат, перечисляемых строго на банковские карты национальной платежной системы «Мир», установлен в соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.12.2018 № 1466. Пособие по временной нетрудоспособности в указанном постановлении не поименовано. Поэтому его разрешается переводить на любую банковскую карту любой платежной системы. Также больничные за первые три дня нетрудоспособности работодатели могут перечислять сотрудникам на банковский счет, к которому не привязана вообще никакая банковская карта, или по почте.

До 2023 года ИП-работодателям приходилось самостоятельно вставать на учет в ФСС и сниматься с учета. С 2023 года ПФР и ФСС объединились в единый Социальный фонд (СФР), и теперь порядок регистрации ИП-работодателей упростили. Также новшества коснулись организаций с обособленными подразделениями. Мы проанализировали новый порядок регистрации и снятия с учета страхователей (приказ Минтруда от 07.12.2022 № 768н). В статье расскажем подробно о порядке постановки на учет в Соцфонде и снятия с учета с 2023 года.

Два выгодных нововведения для предпринимателей и одно — для организаций с обособленными подразделениями, которые открыли счет в банке, сами начисляют и делают выплаты сотрудникам.

Изменения для ИП

До 2023 года при найме своего первого сотрудника предприниматели должны были подать заявление о регистрации в ФСС, чтобы встать на учет в этом фонде. На подачу такого заявления закон давал 30 календарных дней со дня заключения договора. В Пенсионный фонд заявление не подавали — ПФР узнавал о найме сотрудника из формы СЗВ-ТД.

С 2023 года ФСС и ПФР объединились в единый Социальный фонд. В Соцфонд сдается аналог бывшей формы СЗВ-ТД — сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1. Из этого отчета фонд узнает о том, что ИП стал работодателем, поэтому дополнительно заявлять о факте трудоустройства сотрудников не требуется.

Отменили заявление о снятии с учета

До 2023 года с учета по соцстрахованию предпринимателей снимали по заявлению. Заявления подавали, если расторгли:

С 2023 года Соцфонд снимает с учета в проактивном режиме, то есть без каких-либо заявлений. Теперь фонду достаточно для этого одной отчетности.

Если ИП расторг последние договоры концом 2022 года и не подавал заявление о снятии с учета, рекомендуем уточнить в своем отделении СФР, сняли ли ИП автоматически с учета по соцстрахованию или нужно подать заявление. В законе нет переходных положений для такой ситуации. Если ИП будет продолжать числиться страхователем по соцстрахованию, от него фонд будет ждать нулевые сведения о взносах на травматизм (бывший отчет 4-ФСС), а ФНС — нулевой расчет по страховым взносам (РСВ).

Изменения для организаций с самостоятельными ОП

До 2023 года с учета по соцстрахованию обособленные подразделения снимали по заявлению.

С 2023 года Соцфонд снимает с учета без подачи заявления, на основании данных из ФНС.

Возможны только два случая, когда поставить на учет работодателя нужно самостоятельно, по заявлению. Один случай актуален для ИП, второй — для организаций. Эти случаи не новые, прописаны они в законе уже не первый год, и с 2023 года по ним применяется прежний порядок. Вот эти ситуации.

Предприниматель без работников должен встать на учет в СФР самостоятельно, если:

Стороны ГПД могут быть заинтересованы договориться о страховании по травматизму, если выполнение работ (оказание услуг) травмоопасно: исполнитель (подрядчик) использует сложные механизмы, транспортные средства, электрическую энергию высокого напряжения, взрывчатые вещества.

Организации сами ставят на учет свои обособленные подразделения (ОП), которые открыли счет в банке, начисляют и делают выплаты в пользу физлиц.

Фонд на основании заявления регистрирует заявителя только по травматизму. По другим видам страхования фонд регистрирует автоматически на основании данных из ФНС.

Если с заявлением опоздать, грозит штраф. Размер санкции зависит от времени просрочки. Если документы задержали на 90 календарных дней или меньше, оштрафуют на 5 000 ₽. Если опоздали более чем на 90 календарных дней, штраф — 10 000 ₽ (ст. 26.28 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Также возможен административный штраф от 500 до 1 000 ₽ (ст. 2.4 и 15.32 КоАП).

Способы регистрации в СФР

Документы, необходимые для регистрации в СФР, можно представить:

При личном посещении фонда или МФЦ нужен паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. Подать документы может и уполномоченный представитель. Тогда нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность.

Порядок и сроки регистрации организаций и ИП в СФР

Компании и ИП с сотрудниками, которые были зарегистрированы в ПФР и ФСС по состоянию на конец 2022 года, не обязаны подавать заявление на регистрацию в новом фонде. С ФР автоматически, в беззаявительном порядке, поставил на учет действующих страхователей.

Для вновь созданных компаний и ИП

По общему правилу Социальный фонд ставит компании и ИП на учет в фонде автоматически. При этом в качестве работодателей фонд ставит на учет организацию сразу после ее создания, а ИП — только после заключения предпринимателем первого трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.

Чтобы Соцфонд своевременно поставил ИП-работодателя на учет, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день приема работника или заключения ГПД либо следующий рабочий день. Отчет в электронном виде должны подавать страхователи, у которых работает более 10 человек, включая нанятых по ГПД. Даже если сотрудников меньше, с электронной отчетностью удобно отслеживать статусы документа: доставлен, принят. Первичный отчет всегда под рукой. При необходимости можно скорректировать данные.

Попробовать СБИС Отчетность

По обязательному медицинскому страхованию организации и ИП признаются страхователями с момента регистрации бизнеса. Происходит это автоматически, на основании данных, которые Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) получает из налоговой (п. 4 ст. 17 Закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ). Причем взносы на медстрахование уплачиваются в ФНС.

Как узнать о факте регистрации в СФР

Уведомление о регистрации Соцфонд направляет страхователю в электронном виде:

Вместе с уведомлением о регистрации в качестве плательщика взносов на травматизм Соцфонд вышлет уведомление о размере тарифа. У каждого страхователя тариф взносов на травматизм свой — он зависит от вида деятельности.

Уведомления на бумаге фонд может выдать по запросу страхователя в течение 3 рабочих дней. Запрашивать бумажные документы необязательно, для работы достаточно электронного варианта.

Регистрационный номер

Регистрационный номер в СФР можно посмотреть в уведомлении о регистрации, а также в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Компании и ИП, зарегистрированные до 1 января 2023, временно, пока им не присвоен регномер СФР, указывают в форме ЕФС-1 регномер в ПФР.

Социальный фонд снимает страхователей с учета автоматически. При этом организация числится на учете в качестве работодателя вплоть до закрытия бизнеса, а ИП — до прекращения последнего трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.

Чтобы фонд своевременно снял ИП-работодателя с учета, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день увольнения работника или расторжения ГПД либо следующий рабочий день.

Как проверить, что СФР снял организацию (ИП) с учета

Соцфонд направляет бывшему страхователю уведомление о снятии с учета. Документ можно получить в электронном виде:

На бумаге решение о снятии с учета можно получить по запросу в течение 3 рабочих дней.

Несмотря на то что постановка на учет работодателей теперь по общему правилу не требует никаких заявлений, расслабляться предпринимателям не стоит. Чтобы все сработало автоматически, нужно своевременно сдавать отчетность в СФР. Именно из нее фонд узнает, что ИП нанял работников. Речь про сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Сдавать отчет нужно сразу в день найма сотрудника или максимум на следующий рабочий день. Сдавать такие оперативные отчеты, даже если сотрудников немного, удобно через бухгалтерскую программу. С БИС проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и не даст отправить документ с критичными ошибками.

Сведения о застрахованных

Чтобы ФСС мог рассчитывать и перечислять пособия, работодатель обязан предоставлять в Фонд сведения о застрахованном лице.

Эту форму направляют:

Что делать с ЭЛН сейчас

Для клиентов СБИС пока порядок работы с больничным остается прежним. Как и в 2021 году, получите номер ЭЛН от сотрудника, запросите в ФСС больничный и направьте в Фонд расчет по нему и реестр прямых выплат.

Важно! Срок отправки реестров прямых выплат сокращен с 5 до 3 дней.

Работу по новой схеме мы реализуем с 14 февраля.

Подключение к СЭДО в 1С

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрено подключение к СЭДО в меню Настройка — Организации (рис. 2). В карточке настраиваемой организации по ссылке Настройки социального электронного документооборота открывается окно Настройки СЭДО ФСС, где необходимо установить флаг Получать сообщения об изменении состояний ЭЛН.

Рис. 2. Настройка подключения к СЭДО

Обратите внимание, что для работы c СЭДО необходимо заключить соответствующее соглашение о взаимодействии с ФСС. На текущий момент порядок заключения соглашения не утвержден. Следите за новостями на сайте.

Автоматическая настройка сертификатов с помощью «1С-Отчетности»

Для работы с СЭДО следует указать сертификаты страхователя и ФСС в программе. Рекомендуется подключить сервис 1С-Отчетность для автоматической настройки требуемых сертификатов. Подробнее о настройке криптографии и сертификатов для работы с СЭДО ФСС см. видеозапись лекции от 14.11.2019 «Выплаты за счет ФСС, прямые выплаты, электронный больничный».

Подробнее о возможностях 1С-Отчетности см. на Портале 1С:ИТС.

От редакции. Подробнее о социальном документообороте с ФСС см. видеозапись спецвыпуска 1С:Лектория от 21.05.2020. О поддержке электронных листков нетрудоспособности, прямых выплат, СЭДО в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) см. видеозапись лекции от 18.06.2020.

Как в СБИС

Остались вопросы? Ответим на них в группе.

Получение сообщений о статусе ЭЛН

При подключенной подписке на сообщения ФСС об изменении статуса ЭЛН в меню Кадры — Пособия — Сообщения ФСС об изменении ЭЛН по кнопке Получить из ФСС можно загружать сообщения по сотрудникам, подтвердившим свое согласие на обработку персональных данных о наличии состояния листка нетрудоспособности (рис. 5).

Рис. 5. Получение сообщений из СЭДО ФСС РФ

В результате загрузки сообщений от ФСС работодатель получает информацию о номере и статусе ЭЛН. Программа предоставляет возможность сразу обработать полученное сообщение. К требующим обработки сообщениям относятся:

Новые сообщения требуется Получить из ФСС и на их основании зарегистрировать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 неявки.

Полученные сообщения о закрытых ЭЛН требуют создания, загрузки и проведения документов Больничный лист.

Получение сообщений об аннулированных ЭЛН влечет за собой обработку ранее проведенных документов Больничный лист. Обработка производится в списке сообщений в колонке Больничный. Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений:

По кнопке отбора Последние в списке доступны сообщения с последним статусом для всех электронных листков нетрудоспособности.

Согласие работника на получение уведомлений от ФСС

На сайте ФСС приведен ответ на вопрос «Насколько надежна система безопасности ЕИИС «Соцстрах»? Может ли пациент быть уверен, что его персональные данные и информация о диагнозе не попадет в чужие руки?».

ФСС гарантирует, что ИС ФСС РФ обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. Сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются, предоставляется только код. Сторонние лица не получают доступа к электронному листку нетрудоспособности.

Работодатель, не применяющий СЭДО, обычно получает информацию о состоянии здоровья сотрудника от него самого: по желанию сотрудника предоставить информацию о временной нетрудоспособности и наличии больничного листка. В условиях СЭДО работодатель получает информацию об изменении состояний ЭЛН автоматически, после оформления подписки на получение оповещений, поэтому в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» работодателю потребуется согласие сотрудника.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предусмотрена подготовка заявлений работников о согласии на получение уведомлений от ФСС о состоянии ЭЛН и контроль за получением таких согласий. В меню Кадры — Пособия — Согласия на уведомление об ЭЛН можно напечатать персонифицированный бланк заявления (рис. 3). По результатам получения от работника заявления в электронной форме следует установить флаг, соответствующий состоянию документа. Предусмотрены состояния:

Рис. 3. Согласие работника на уведомление об ЭЛН

Состояния Согласия на уведомления об ЭЛН отображаются в списке сотрудников (рис. 4).

Рис. 4. Состояния согласий сотрудников на уведомления об ЭЛН и подписок на получение информации от ФСС

Можно сформировать и зарегистрировать заявления-согласия работников на обработку персональных данных о состоянии здоровья списком.

Если от работника получено согласие, то по одноименной кнопке следует Включить подписку на получение информации от ФСС об изменении статуса ЭЛН (см. рис. 4). Если сотрудник отзовет свое согласие или будет уволен, по одноименной кнопке следует Отключить подписку. Программа отслеживает состояние заявления сотрудника и своевременно напоминает о необходимости включить или отключить подписку.

Больничные и пособия

Раньше для начисления выплат организация должна была получить от сотрудника номер электронного листка нетрудоспособности и заявление, сделать расчеты и направить их в ФСС.

Что меняется

По новым правилам вся информация для назначения пособий по временной нетрудоспособности и материнству поступает в Фонд социального страхования напрямую из медучреждений и ЗАГСа.

Для начисления больничного ФСС направит работодателю электронное уведомление об открытии ЭЛН. При закрытии больничного страхователь получит от Фонда запрос об уточнении сведений для расчета пособия — их нужно проверить, при необходимости дозаполнить или изменить и направить ответ в течение 3 дней. После этого ФСС перечислит работнику положенные выплаты, а если в листке нетрудоспособности есть ошибки, обратится в медучреждение для внесения исправлений