ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ ВСТАНЕТ НА УЧЕТ И ПОСТАНОВКУ НА УЧЕТ В СФР В 2023 ГОДУ

Личный кабинет ФСС — электронный сервис для взаимодействия с Фондом социального страхования. Услуги здесь можно получать онлайн, например, отслеживать электронные больничные, подавать заявки на путёвки, контролировать информацию по назначенным пособиям.

Для того чтобы уполномоченному представителю получить доступ ко всей необходимой информации и совершать операции на портале ФСС, ему необходимо пройти процедуру регистрации. Для начала регистрации официальная организация должна быть зарегистрирована на портале ФСС. Лицо, которое будет выступать в роли уполномоченного представителя, должно быть уполномоченным сотрудником данной организации.

Представитель должен обладать документами, заверенными электронным сертификатом, подтверждающий его личность и правомочность. Этот сертификат может быть получен на портале госуслугах. Помимо этого, представителя ФСС также обязательно предоставить доверенность от нанимающей стороны. Эту доверенность можно загрузить на портал ФСС онлайн.

Чтобы зарегистрировать уполномоченного представителя на портале ФСС, необходимо выполнить ряд последовательных действий. После регистрации организации нужно добавить на портал уполномоченного представителя, кликнув на кнопку «Добавить представителя». Затем необходимо заполнить все требуемые данные представителя: ФИО, паспортные данные, электронный адрес и прочие. После этого следует загрузить скан-копию доверенности на портал ФСС, чтобы подтвердить статус уполномоченного представителя.

Основные возможности личного кабинета ФСС для юрлиц

Функционал ЛК для юрлиц шире, чем для застрахованных. Страхователи могут видеть здесь электронные больничные, информацию по пособиям, несчастным случаям, профзаболеваниям сотрудников.

Поиск ЭЛН

ЭЛН также представлены в виде таблицы, рассортированы по кварталам. Чтобы запросить ЭЛН:

В карточке указаны, первичный это документ или дубликат, дата выдачи, номер, данные о застрахованном, причина нетрудоспособности и др.

Просмотр и дополнение ЭЛН

По каждому больничному можно получить детализацию, открыв карточку ЭЛН. Часть действий доступна только с использованием электронной подписи юрлица, например, чтобы внести дополнение или удалить из раздела.

Журнал реестров

В разделе сформирована таблица по реестрам, направленным организацией в фонд. Для поиска нужного реестра можно использовать:

В разделе две вкладки — с обработанными реестрами и рабочими черновиками.

В первом собраны те, которые уже отправлены страхователем в фонд, во втором — созданные им черновики реестров.

Журнал обмена данными

В этом разделе формируются транспортные сообщения системы, с помощью которых можно находить и устранять ошибки при отправке реестров. В таблицах есть такие параметры сообщения, как:

Информация отражается за квартал (по умолчанию — текущий). Можно выбрать другой квартал текущего года или прошлые периоды.

Журнал пособий

В разделе представлены все пособия, которые страхователь направил в фонд. Как и в прошлом разделе, информация здесь отражается за квартал, но можно выбирать другой период.

Информацию о каждом пособии можно получить в детализированном варианте, нажав на запись. Внутри будет номер заявления, даты представления и принятия документов, данные о получателе, банке получателя, страхователе.

Кроме того, в карточке есть четыре раздела — заявление, лист нетрудоспособности, данные для расчёта и свидетельство.

Запросы страхователя в фонд социального страхования

Этот раздел аналогичен одноимённому разделу в кабинете физлиц-застрахованных. Здесь можно создавать новые запросы и смотреть предыдущие. Чтобы создать новый:

К обращению можно прикрепить файл, нажав на знак скрепки. Кроме того, форму можно сохранить в черновике. В качестве подтверждения всплывает сообщение, где нужно нажать кнопку «Отправить».

Другие возможности ЛК ФСС для страхователя

Организации с помощью профиля на сайте ФСС могут:

С помощью ЛК организации взаимодействуют с фондом, обмениваясь не только листками нетрудоспособности, но и сведениями по пособиям, выплатам.

Основные возможности личного кабинета ФСС для физлиц

С помощью профиля на сайте ФСС застрахованные лица могут просматривать сведения о назначенных выплатах и пособиях, задолженностях по взносам, больничных листах в электронном формате, подавать заявки на участие в программах реабилитации и санаторно-курортное лечение, а также по возмещениям, связанным с несчастными случаями или профзаболеваниями.

Журнал пособий и выплат

Отчётность находится в одноимённом разделе профиля застрахованного. Для удобства поиска назначенных и перечисленных выплат и пособий можно использовать фильтр, который группирует данные по таким параметрам:

По каждой назначенной выплате можно узнать детальную информацию. Для этого:

В журнале указаны все пособия, которые выплачены застрахованному, в том числе по специальным соцвыплатам для отдельных категорий работников, например, социальных и медицинских. В отчёте есть несколько вкладок:

Внутри карточки с пособием есть раздел «История изменения статусов» — здесь можно увидеть информацию, когда заявление поступило в реестр документов, когда был платёж и др. Автоматически отражается текущий статус, также указаны неактивные позиции (серый цвет надписи).

Электронный больничный лист

ЭЛН (электронный листок нетрудоспособности) — больничный лист в ФСС в цифровом формате. Соответствующий раздел размещён в основном меню вверху главного экрана. При открытии личного кабинета ФСС для больничных можно посмотреть такую информацию:

Если больничных листов несколько, для просмотра сведений по конкретному нажмите на нём левой кнопкой мыши и перейдите в карточку ЭЛН. В ней будет несколько блоков:

В основных сведениях перечислен номер больничного, дата выдачи, статус, тип, а также данные застрахованного. В каждой карточке есть блок «История изменения статусов» — он показывает, на каком этапе находится ЛН (открыт, закрыт, продлён, направлен на МСЭ). Текущий статус отражается зелёным цветом, ожидаемый — серым.

Если больничных листов несколько, для поиска можно использовать фильтры и отсортировать информацию по дате, номеру или другому параметру. Для печати в режиме просмотра выбранного больничного нажмите на кнопку «Печатать».

Программы реабилитации

В этом разделе предоставлена информация по тем программам, которые доступны застрахованному:

В каждой из вкладок будет информация по органам МСЭ, которые выдали направление, датам выдачи, номерам актов освидетельствований.

Социальный ПИН

Персональный информационный навигатор размещён в одноимённом пункте на главной странице. Здесь есть информация в виде графика:

Плановые мероприятия представлены в виде пошагового графика со всеми этапами предоставления услуги застрахованному. С помощью фильтра можно выбрать период отражения информации.

Санаторно-курортное лечение

Раздел состоит из двух блоков — один посвящён предоставлению бесплатного проезда, второй — выделению путёвок. Из этого раздела система перенаправляет на Госуслуги, где представлены условия предоставления услуг по компенсации стоимости проезда и санаторно-курортному лечению.

Чтобы открыть историю всех заявлений, необходимо выбрать нужный раздел, нажать на ссылку. Заявки на компенсацию проезда будет представлены списком с указанием номера, филиала, который ее принял, и статуса. Заявления на СКЛ дополнительно имеют информацию о профиле лечения заявителя.

Для поиска нужной заявки используйте тот же способ — с помощью фильтра укажите какой-либо параметр, например, дату или номер. Внутри карточки каждой заявки есть детализация, где, кроме всего, будут указаны, например, курорт, данные о санатории, сопровождающих.

Возмещение по несчастным случаям и профзаболеваниям

В этом разделе представлена следующая информация:

Сортировку по любому из этих параметров можно выполнить с помощью фильтра.

Родовые сертификаты

В разделе перечислены как электронные, так и бумажные сертификаты. В сводной информации можно увидеть:

При нажатии на выбранный сертификат можно открыть его карточку, где будет детализация данных.

Запросы в фонд социального страхования

Здесь сохраняется история всех сделанных застрахованным запросов в ФСС, можно подать новый запрос. Они представлены в нескольких вариантах:

Для подачи запроса необходимо:

В зависимости от стадии обработки запроса его статус будет меняться в соответствующей графе.

До 2023 года ИП-работодателям приходилось самостоятельно вставать на учет в ФСС и сниматься с учета. С 2023 года ПФР и ФСС объединились в единый Социальный фонд (СФР), и теперь порядок регистрации ИП-работодателей упростили. Также новшества коснулись организаций с обособленными подразделениями. Мы проанализировали новый порядок регистрации и снятия с учета страхователей (приказ Минтруда от 07.12.2022 № 768н). В статье расскажем подробно о порядке постановки на учет в Соцфонде и снятия с учета с 2023 года.

Два выгодных нововведения для предпринимателей и одно — для организаций с обособленными подразделениями, которые открыли счет в банке, сами начисляют и делают выплаты сотрудникам.

Изменения для ИП

До 2023 года при найме своего первого сотрудника предприниматели должны были подать заявление о регистрации в ФСС, чтобы встать на учет в этом фонде. На подачу такого заявления закон давал 30 календарных дней со дня заключения договора. В Пенсионный фонд заявление не подавали — ПФР узнавал о найме сотрудника из формы СЗВ-ТД.

С 2023 года ФСС и ПФР объединились в единый Социальный фонд. В Соцфонд сдается аналог бывшей формы СЗВ-ТД — сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1. Из этого отчета фонд узнает о том, что ИП стал работодателем, поэтому дополнительно заявлять о факте трудоустройства сотрудников не требуется.

Отменили заявление о снятии с учета

До 2023 года с учета по соцстрахованию предпринимателей снимали по заявлению. Заявления подавали, если расторгли:

С 2023 года Соцфонд снимает с учета в проактивном режиме, то есть без каких-либо заявлений. Теперь фонду достаточно для этого одной отчетности.

Если ИП расторг последние договоры концом 2022 года и не подавал заявление о снятии с учета, рекомендуем уточнить в своем отделении СФР, сняли ли ИП автоматически с учета по соцстрахованию или нужно подать заявление. В законе нет переходных положений для такой ситуации. Если ИП будет продолжать числиться страхователем по соцстрахованию, от него фонд будет ждать нулевые сведения о взносах на травматизм (бывший отчет 4-ФСС), а ФНС — нулевой расчет по страховым взносам (РСВ).

Изменения для организаций с самостоятельными ОП

До 2023 года с учета по соцстрахованию обособленные подразделения снимали по заявлению.

С 2023 года Соцфонд снимает с учета без подачи заявления, на основании данных из ФНС.

Возможны только два случая, когда поставить на учет работодателя нужно самостоятельно, по заявлению. Один случай актуален для ИП, второй — для организаций. Эти случаи не новые, прописаны они в законе уже не первый год, и с 2023 года по ним применяется прежний порядок. Вот эти ситуации.

Предприниматель без работников должен встать на учет в СФР самостоятельно, если:

Стороны ГПД могут быть заинтересованы договориться о страховании по травматизму, если выполнение работ (оказание услуг) травмоопасно: исполнитель (подрядчик) использует сложные механизмы, транспортные средства, электрическую энергию высокого напряжения, взрывчатые вещества.

Организации сами ставят на учет свои обособленные подразделения (ОП), которые открыли счет в банке, начисляют и делают выплаты в пользу физлиц.

Фонд на основании заявления регистрирует заявителя только по травматизму. По другим видам страхования фонд регистрирует автоматически на основании данных из ФНС.

Если с заявлением опоздать, грозит штраф. Размер санкции зависит от времени просрочки. Если документы задержали на 90 календарных дней или меньше, оштрафуют на 5 000 ₽. Если опоздали более чем на 90 календарных дней, штраф — 10 000 ₽ (ст. 26.28 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Также возможен административный штраф от 500 до 1 000 ₽ (ст. 2.4 и 15.32 КоАП).

Способы регистрации в СФР

Документы, необходимые для регистрации в СФР, можно представить:

При личном посещении фонда или МФЦ нужен паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. Подать документы может и уполномоченный представитель. Тогда нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность.

Порядок и сроки регистрации организаций и ИП в СФР

Компании и ИП с сотрудниками, которые были зарегистрированы в ПФР и ФСС по состоянию на конец 2022 года, не обязаны подавать заявление на регистрацию в новом фонде. С ФР автоматически, в беззаявительном порядке, поставил на учет действующих страхователей.

Для вновь созданных компаний и ИП

По общему правилу Социальный фонд ставит компании и ИП на учет в фонде автоматически. При этом в качестве работодателей фонд ставит на учет организацию сразу после ее создания, а ИП — только после заключения предпринимателем первого трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.

Чтобы Соцфонд своевременно поставил ИП-работодателя на учет, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день приема работника или заключения ГПД либо следующий рабочий день. Отчет в электронном виде должны подавать страхователи, у которых работает более 10 человек, включая нанятых по ГПД. Даже если сотрудников меньше, с электронной отчетностью удобно отслеживать статусы документа: доставлен, принят. Первичный отчет всегда под рукой. При необходимости можно скорректировать данные.

Попробовать СБИС Отчетность

По обязательному медицинскому страхованию организации и ИП признаются страхователями с момента регистрации бизнеса. Происходит это автоматически, на основании данных, которые Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) получает из налоговой (п. 4 ст. 17 Закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ). Причем взносы на медстрахование уплачиваются в ФНС.

Как узнать о факте регистрации в СФР

Уведомление о регистрации Соцфонд направляет страхователю в электронном виде:

Вместе с уведомлением о регистрации в качестве плательщика взносов на травматизм Соцфонд вышлет уведомление о размере тарифа. У каждого страхователя тариф взносов на травматизм свой — он зависит от вида деятельности.

Уведомления на бумаге фонд может выдать по запросу страхователя в течение 3 рабочих дней. Запрашивать бумажные документы необязательно, для работы достаточно электронного варианта.

Регистрационный номер

Регистрационный номер в СФР можно посмотреть в уведомлении о регистрации, а также в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Компании и ИП, зарегистрированные до 1 января 2023, временно, пока им не присвоен регномер СФР, указывают в форме ЕФС-1 регномер в ПФР.

Социальный фонд снимает страхователей с учета автоматически. При этом организация числится на учете в качестве работодателя вплоть до закрытия бизнеса, а ИП — до прекращения последнего трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.

Чтобы фонд своевременно снял ИП-работодателя с учета, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день увольнения работника или расторжения ГПД либо следующий рабочий день.

Как проверить, что СФР снял организацию (ИП) с учета

Соцфонд направляет бывшему страхователю уведомление о снятии с учета. Документ можно получить в электронном виде:

На бумаге решение о снятии с учета можно получить по запросу в течение 3 рабочих дней.

Несмотря на то что постановка на учет работодателей теперь по общему правилу не требует никаких заявлений, расслабляться предпринимателям не стоит. Чтобы все сработало автоматически, нужно своевременно сдавать отчетность в СФР. Именно из нее фонд узнает, что ИП нанял работников. Речь про сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Сдавать отчет нужно сразу в день найма сотрудника или максимум на следующий рабочий день. Сдавать такие оперативные отчеты, даже если сотрудников немного, удобно через бухгалтерскую программу. С БИС проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и не даст отправить документ с критичными ошибками.

Регистрация личного кабинета для физических лиц

Чтобы зарегистрировать личный кабинет ФСС через Госуслуги, необходимо:

При регистрации не нужно подтверждать действия разовыми кодами из SMS или переходом из писем на e-mail. Система идентифицирует пользователей по данным, размещённым в аккаунте Госуслуг. Бо́льшая часть информации о застрахованном лице «подтягивается» из учётной записи (она должна быть подтверждённой, иначе регистрация невозможна).

Вход в личный кабинет ФСС страхователя

Чтобы зайти в профиль, организациям необходимо:

Вход в личный кабинет ФСС застрахованного

Портал ФСС предлагает три варианта личных кабинетов:

Для застрахованных физлиц вход в личный кабинет ФСС также возможен через Госуслуги. Для этого необходимо:

Как зарегистрироваться на портале ФСС?

Для того чтобы быть уполномоченным представителем на портале ФСС и иметь доступ к онлайн-сервисам, необходимо пройти процедуру регистрации. Она включает в себя несколько шагов.

После выполнения всех этих шагов уполномоченный представитель станет полноправным участником портала ФСС и сможет пользоваться всеми предоставляемыми сервисами онлайн. Данный подход позволяет облегчить процедуру предоставления информации и документов в ФСС, ускоряет обработку заявлений и заявок, а также повышает эффективность взаимодействия между ФСС и представителями организаций.

Как загрузить сертификат Уполномоченного Представителя на портал ФСС?

Первым шагом для получения сертификата УП является регистрация на портале ФСС. Для этого на портале необходимо зарегистрировать доверенность, добавить представителя и пользоваться УПБ-системой.

Загруженный сертификат следует заверять уполномоченным лицом, которое зарегистрировано на портале ФСС в качестве Уполномоченного Представителя. Это важная процедура, которая подтверждает достоверность и подлинность сертификата.

После заверения сертификата и загрузки на портал ФСС можно начать использовать его для работы с фондом. Теперь Уполномоченный Представитель сможет получать госуслуги и пользоваться электронным порталом для взаимодействия с ФСС онлайн.

Как добавить доверенность в ФСС?

УПБ (Учётная запись представителя Базовая) является ключевым инструментом для работы представителя на портале ФСС. Он позволяет уполномоченному представителю взаимодействовать с федеральными государственными информационными системами (ФГИС) — СБИС (система бюджетирования источников средств) и Выгрузка маркетинговые и финансовые решения (ВМФР).

Другие возможности ЛК ФСС для застрахованного

Профиль застрахованного позволяет:

Все полученные данные можно сохранять на любое устройство или распечатывать.

Преимущества личного кабинета ФСС

Личный кабинет Фонда социального страхования удобен для пользователей тем, что позволяет:

ЛК ФСС используют, прежде всего, для просмотра больничных листов в электронном формате. Доступ к ним имеют не только сотрудники, но и руководители, бухгалтера организаций.

Настройки учетной записи юрлица

В профиле будет информация, которая размещена в учётной записи Госуслуг:

Информацию о страхователе можно поменять, обратившись лично в фонд.

Кто может быть представителем на портале ФСС?

Важно отметить, что представитель должен обладать электронной подписью, установленной в соответствии с требованиями ФСС к сертификатам электронной подписи.

Сертификат электронной подписи нужно загрузить на портал ФСС.

Также представителю необходимо заверить доверенность у нотариуса и загрузить ее на портал для подтверждения права на действия от имени организации.

После регистрации и добавления роли представителя, можно использовать свою учетную запись на портале ФСС для получения различной информации и осуществления необходимых действий в электронном виде.

Настройки учетной записи застрахованного

Профиль застрахованного лица настраивается автоматически в соответствии с теми данными, которые указаны в учётной записи на Госуслугах. Для их проверки необходимо:

Если какие-либо данные будут изменены в учётной записи Госуслуг, при очередном входе с их помощью они изменятся и в ЛК ФСС. Кроме того, данные можно изменить, если лично обратиться в региональное отделение фонда с паспортом и другими подтверждающими документами.

Как включить доверенность в госуслугах?

Перед началом процедуры включения доверенности в госуслугах необходимо установить программное обеспечение от ФСС – СБИС, после чего загрузить сертификат УПБ на портал. Это необходимо для подтверждения личности представителя и создания безопасной электронной подписи.

После успешной загрузки документов и заверения их на портале, доверенность будет включена в госуслугах. После включения представитель сможет пользоваться онлайн-сервисами портала ФСС от имени представляемого лица.

Как зарегистрировать доверенность на портале ФСС?

Для регистрации доверенности на портале ФСС вам необходимо выполнить несколько шагов:

Для регистрации на портале ФСС вам может потребоваться установленный сертификат на электронном ключе. Если вы уже зарегистрированы на портале госуслуг, то вы можете использовать эти данные для входа.

После успешной регистрации на портале ФСС, вы сможете загрузить необходимые документы, такие как доверенность. Доверенность должна быть представлена в электронном виде, например, в формате PDF.

Для того чтобы доверенность была действительной, она должна быть заверена сертификатом УПБ ФСС. После добавления доверенности на портале, вам необходимо будет загрузить сертификат, чтобы заверить документ.

После заверения доверенности сертификатом УПБ ФСС, вы сможете включить уполномоченного представителя в список лиц, разрешенных к пользованию порталом ФСС. Это позволит вашему представителю осуществлять действия от вашего имени на портале.

Регистрация личного кабинета для юридических лиц

Регистрация профиля на сайте ФСС для организаций аналогична процедуре для физлиц:

Через личную учётную запись частного лица авторизоваться, как юридическое лицо, не получится.

Как заверить документы в ФСС?

Для заверения документов в ФСС уполномоченный представитель может воспользоваться порталом Госуслуг или СБИС.

Зарегистрировавшись на портале ФСС и включив сертификат, уполномоченный представитель может загрузить документы для заверения.

С помощью сертификата и доверенности он может установить программное обеспечение и пользоваться им для заверения документов онлайн.

Также на портале ФСС есть возможность заверить документы с помощью УПБ (уникальный портал бизнеса), предоставляемого ФСС.

Как установить сертификат Уполномоченного лица на портале ФСС?

Затем необходимо загрузить электронный сертификат на портал ФСС. Для этого уполномоченное лицо может воспользоваться специальным сервисом СБИС или загрузить сертификат через личный кабинет на портале ФСС.

Вместе с сертификатом необходимо предоставить документы, подтверждающие полномочия уполномоченного представителя. Обычно это доверенность или иной документ, удостоверяющий полномочия указанного лица.

После этого необходимо заверить предоставленные документы в электронной форме. Для этого можно воспользоваться функцией «Заверить документы» на портале ФСС.

После заверки документов и загрузки сертификата, уполномоченное лицо может начать пользоваться сервисами портала ФСС в качестве представителя уполномоченного представителя.

Горячая линия ФСС по больничным листам

Для получения консультаций, связанных с оформлением больничных листов, можно обращаться по бесплатному номеру .