Электронный больничный 2023 года в электронном виде

Что такое беззаявительная форма

При проактивных выплатах пособия сотрудникам выплачивает не компания, а ФСС на основании данных, поступающих в Фонд из внешних источников.

К примеру, больничный лист работнику соцстрах оплатит после получения из поликлиники электронного больничного (ЭЛН), а пособие по рождению — по данным из ЗАГСа.

Для быстроты и эффективности взаимодействия, все больничные с 2022 года должны оформляться в электронном виде (п. 6 ст. 13 № 255-ФЗ). Однако есть исключения. Листок нетрудоспособности в бумажной форме по-прежнему может получить человек, который находится под гос. защитой или сведения о котором — гос. тайна.

Для подписи электронных листков медучреждения используют усиленную квалифицированная подпись (УКЭП). Подписанные листы отправляют на хранение в информационную систему ЕИИС «Соцстрах».

Сервисы для сдачи электронной отчетности от «Калуга Астрал» поддерживают работу с ЭЛН и обмен данными с ФСС по СЭДО.

В сервисах удобно заполнять данные о застрахованных лицах, получать электронные листы нетрудоспособности, проверять и отправлять в ФСС дополнительные сведения.

С 2022 года больничные оформляются только в электронном виде. Рассказываем, как работать с электронными больничными. В том числе как начать взаимодействовать с СФР по электронным листкам нетрудоспособности (ЭЛН), если вы до сих пор этого не делали.

Закон от 30.04.2021 № 126‑ФЗ закрепил обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года, утвердив новую редакцию ч. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ.

Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 регламентирует порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности, а также правила электронного взаимодействия СФР, работодателей и медицинских организаций.

Приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н утвердил условия и порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа.

Электронный больничный лист — это запись в базе СФР. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью. Далее все сведения поступают по ЭДО работодателю, а также в Личный кабинет сотрудника на Госуслугах.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Сведения о больничном поступают работодателю из СФР по ЭДО, с предзаполненным расчетом пособия.

В течение 3 рабочих дней работодатель (при необходимости) корректирует сведения, подписывает УКЭП и отправляет обратно в СФР.

Первые 3 дня болезни оплачивает работнику работодатель. Остальную сумму пособия работник получит напрямую из СФР.

Закон от 30.04.2021 № 126‑ФЗ с поправками в закон 255‑ФЗ предусмотрел обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года.

Бумажные больничные могут получать только те сотрудники, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну. А также работники, в отношении которых реализуются меры госзащиты (ч. 28 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ).

По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного (ч. 7 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Форма выписки — в приложении № 7 к приказу ФСС от 08.04.2022 № 119.

Для работы с электронными больничными необходимо подключиться к сервису электронного взаимодействия с СФР «Социальный электронный документооборот» (СЭДО, или «Соцстрах»). Можно подключиться к сервису и взаимодействовать с фондом напрямую, а можно — через бухгалтерскую программу. Второй вариант менее трудозатратный.

Не нужно запрашивать согласие сотрудников на работу с их электронными больничными или заключать какое‑либо специальное соглашение с СФР на СЭДО.

По ЭДО вы будете получать из Социального фонда уведомления об открытии, продлении, аннулировании и закрытии больничного листа. В течение 3 рабочих дней отвечайте на запросы СФР по больничным. Например, такой запрос поступит от фонда, если у него не будет хватать каких‑то данных для расчета пособия.

Рассчитывать всю сумму пособия вы не должны. Делайте расчет выплаты только за первые 3 дня нетрудоспособности. Свою часть пособия фонд рассчитывает сам.

Настроить электронный документооборот с СФР

Больничные листы в 2023 году выдаются в электронном формате, а выплата пособий по нетрудоспособности осуществляется в проактивном режиме. Работодатель платит только за три дня болезни, остальную сумму сотрудник получает напрямую от СФР. Расскажем, как организовать работу бухгалтера в соответствии с требованиями закона.

Порядок работы с электронным листком нетрудоспособности (ЭЛН)

По новым правилам страхователи, СФР и медучреждения взаимодействуют следующим образом (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ).

1. Медработник выдает застрахованному лицу больничный лист в электронном виде, подписав его своей УКЭП.

Обязанность медперсонала — внести сведения только в раздел документа: «Заполняется врачом медицинской организации».

Вместо наименования болезни указывают специальный код, обозначающий причину выдачи листка нетрудоспособности: общее заболевание, травма, беременность и роды.

2. Медучреждение в режиме онлайн загружает электронный больничный в единую информационную систему СФР — ЕИИС «Соцстрах».

3. Социальный фонд сверяет персональные данные пациента с информацией, поданной заранее работодателями (форма СоЗЛ утв. приказом ФСС от 08.04.2022 № 119), и автоматически передает сведения на предприятие.

4. Работодатель получает электронный больничный с помощью сервиса, который настроен для взаимодействия с СФР (личный кабинет ЕИИС).

Социальный фонд внесет в раздел «Заполняется работодателем» те данные, которыми располагает, а компания должна их сама проверить, дополнить при необходимости и отправить обратно в СФР (п. 22-23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Фонд может запросить дополнительно, например, сведения о сумме заработка работника, его стаже, районном коэффициенте, установленной продолжительности рабочего времени и т.д.

Срок на подтверждение и внесение правок — 3 рабочих дня.

5. С ФР перечисляет пособие работнику, о чем информирует предприятие.

Выплата за первые 3 дня нетрудоспособности идет за счет работодателя (страхователя), а остальные дни больничного оплачиваются из средств фонда.

О чем можно не беспокоиться бухгалтеру

1. Каждый работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах».

Способов взаимодействия несколько:

IT-компания «Такском» создаёт сервисы электронных документооборота и отчётности с момента их появления в стране — с 2000 года. « Такском» является оператором фискальных данных и удостоверяющим центром по выпуску электронных подписей. Программными продуктами компании пользуютсясвыше 2,5 млнорганизаций и индивидуальных предпринимателей. Экосистема IT-сервисов «Такском» помогает бизнесу снижать издержки, ускорять и упрощать рабочие процессы.

Сдавайте отчётность во все госорганы через удобный web-сервис «Онлайн-Спринтер». Преимущества «Онлайн-Спринтера»:

✔ Веб-решение. Минимальные требования к рабочему месту – мощный компьютер необязателен.

✔ Всегда актуальные версии форм отчётности. Вовремя обновляются вслед за изменениями законодательства.

✔ Сверка с бюджетом и с контрагентами. Сверяйтесь с ФНС и СФР – бесплатно во всех тарифах, причём с ФНС – в автоматическом режиме. Сверяйте книги покупок и продаж – бесплатно во всех тарифах.

✔ Удобная работа с несколькими компаниями. Сдавайте отчётность за несколько организаций в одном интерфейсе.

✔ Поддержка клиентов 24/7. Консультирует специалист, а не бот.

2. Не забывайте вовремя сдавать сведения о застрахованных работниках по форме СоЗЛ (приказ ФСС от 08.04.2022 № 119). « Сведения о застрахованном лице» передаются в фонд не позднее 3 дней с момента получения их от сотрудника:

При нарушении правила ответственность наступает для работодателя по ст. 15.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, штраф — 5000 руб. за каждый случай.

3. Если Социальный фонд выплатит излишнее пособие физлицу вследствие представления работодателем недостоверных сведений, возмещать расходы придется из «кошелька» компании (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Однако если удастся установить, что недочет в электронных документах появился по вине сотрудника или медучреждения, то погашать задолженность перед СФР будет один из них.

Получите бесплатную консультацию менеджера, чтобы подобрать удобный тариф для вашей организации!

Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ

Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого

Получите бесплатный гайд по ЕФС-1

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

С 1 января 2022 государство перешло на беззаявительный формат начисления пособий. Информация о больничных и рождении детей приходит в Соцфонд (СФР) напрямую, минуя работодателя. Однако проблем у страхователей меньше не стало — они обязаны оперативно предоставлять в Фонд данные о сотрудниках, а в случае ошибок отвечать за них рублем. Расскажем, как строится взаимодействие с СФР в рамках проактивных выплат.

Проактивные выплаты — это беззаявительный формат начисления пособий, при котором они выплачиваются на основании сведений, поступающих в госорган из внешних источников. Сотруднику не нужно писать заявление работодателю или в Соцфонд, чтобы получить социальное пособие. Например, больничный сотруднику Соцфонд оплачивает после получения из медучреждения электронного листка нетрудоспособности, а пособие по рождению ребенка начисляет после получения сведений из ЗАГС. Исключение — ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Чтобы получать такую выплату, сотрудник должен подать заявление работодателю. Оно подается одновременно с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Чтобы взаимодействие по больничным было быстрым и эффективным, все листки нетрудоспособности с 2022 года переведены в электронный вид (п. 6 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Получить бумажный листок нетрудоспособности может только человек, сведения о котором составляют государственную тайну, или если он находится под госзащитой.

Также работодатель обязан направлять в СФР сведения о застрахованных в трехдневный срок с момента их получения в следующих ситуациях:

Если предоставить в Соцфонд недостоверные или неполные сведения, работодатель должен будет возместить фонду излишне понесенные расходы на выплату пособий.

При проактивных выплатах вся информация по листкам нетрудоспособности хранится в электронной системе СФР. Сведения о больничном поступают работодателю по ЭДО. После получения листка нетрудоспособности бухгалтер в течение 3 рабочих дней направляет в фонд реестр для выплаты пособия. С ФР перечисляет работнику деньги.

Что нужно знать сотруднику

Выплаты назначаются автоматически: сообщать номер электронного больничного работодателю не нужно. Вся информация по листку нетрудоспособности приходит в личный кабинет гражданина на портале Госуслуг.

Обязанности работодателя по проактивным больничным выплатам

Страхователь должен оперативно дозаполнить и исправить неточности в ЭЛН, приходящем от СФР, и направить ответ. А значит, необходимо регулярно мониторить входящий документооборот с ведомством.

Получать больничные в СБИС может организация или ИП с любым тарифом Отчетности. В СБИС удобно заполнять сведения о застрахованных, получать ЭЛН, проверять и направлять в СФР уточненные данные. Так, если в карточки сотрудников занесены СНИЛС, ИНН, адрес, паспорт, банковские реквизиты и другие данные, они подтянутся в формы автоматически. Это позволит избежать случайных ошибок и штрафов.

Кроме того, система напомнит о необходимости обновить сведения о застрахованном и поможет не упустить сроки отправки дозаполненных электронных больничных.

Хочу получать больничные от СФР

При проактивных выплатах СФР получает сведения о рождении ребенка из органов ЗАГС. Информация о месте работы родителей уже есть в фонде. В ЕГИССО ведомство выясняет, получал ли пособие второй родитель. Работодателю может поступить запрос от Фонда о районном коэффициенте. Важно не пропустить его и ответить оперативно.

Чтобы начать получать предзаполненные электронные больничные по СЭДО уже сегодня, направьте в ФСС сведения о застрахованных по всем сотрудникам вашей организации.

Писать заявление о назначении единовременного пособия при рождении ребенка и собирать справки не нужно.

Обязанности работодателя по проактивным выплатам при рождении ребенка

В течение 2 рабочих дней направить в СФР запрашиваемые сведения.

При проактивных выплатах ежемесячное пособие по уходу за ребенком — единственное, когда работник должен подать работодателю заявление на саму выплату и соответствующий детский отпуск. Для получения декретного пособия (по беременности и родам), а также единовременного пособия при рождении ребенка заявления от работника не требуются.

Работник подает работодателю два заявления:

Обязанности работодателя по проактивным выплатам по уходу за ребенком

В течение 3 рабочих дней со дня получения заявлений от сотрудника нужно направить в Социальный фонд полученные сведения. В частности, это будут данные о дате начала и дате окончания детского отпуска.

Штрафные санкции за нарушения (ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ):

С 2023 года на расчет и оформление больничных повлияло несколько событий: объединение ФСС с ПФР и установление единого круга застрахованных лиц, ежегодная индексация МРОТ и мобилизация. В статье рассказали, что изменилось в начислении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Было: чтобы рассчитать больничное пособие за первые три дня болезни, работодатели получали от вновь трудоустроенных сотрудников справку по форме № 182н о заработке с предыдущего места работы.

Стало: c 2023 года больше не нужно требовать от вновь трудоустроенных сотрудников справку о заработке с предыдущего места работы. При этом работодатели по-прежнему считают больничные за первые три дня нетрудоспособности. Только данные для расчета теперь нужно запрашивать в Социальном фонде России (СФР).

Основание: закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ в редакции от 14.07.2022 № 237-ФЗ.

Как быть бухгалтеру:

Удобно делать запрос в СФР о получении справки прямо из той бухгалтерской программы, где ведете учет и считаете выплаты. Такая возможность реализована в СБИС.

Выдавать справки по форме 182н своим сотрудникам при увольнении формально вы не обязаны, но в интересах сотрудника лучше пока выдавать этот документ. Следующий работодатель сможет сверить сведения из справки о заработке за 2021 и 2022 годы и данные СФР. В переходный период, пока новый порядок отрабатывается, бухгалтерам важно подстраховаться, чтобы потом не исправлять ошибочные расчеты. Какие документы в обязательном порядке требуется выдать увольняемому в 2023 году, рассказали в другой статье.

Обмен документами с СФР в режиме онлайн

Было: до 2023 года уходить на оплачиваемый больничный могли только физлица, которые устроены по трудовому договору.

Стало: c 2023 года узкий круг исполнителей и подрядчиков, работающих по гражданско-правовым договорам (ГПД), может претендовать на больничные. С 2024 года таких лиц станет больше.

Основание: п. 4.2 ст. 2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, введен законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ.

Условие для получения больничных на ГПД: за прошлый год за физлицо уплачены взносы на социальное страхование в ФНС в определенной сумме. Чтобы получать пособия в 2023 году, за 2022 год такие взносы должны составлять минимум 4833,72 рублей. Учитываются взносы, уплаченные за работника как по ГПД, так и по трудовым договорам.

В 2023 году нужно смотреть, работал ли исполнитель (подрядчик) в 2022 году по трудовому договору. Если нет, то автоматически он не может претендовать на больничные в 2023 году. Дело в том, что в 2022 году соцвзносы уплачивались только по трудовым договорам. С 2023 года такие взносы платятся по ГПД так же, как и по трудовым договорам. Поэтому в 2024 году будет больше исполнителей и подрядчиков по ГПД, которые смогут претендовать на больничные.

При заключении ГПД отправляйте в СФР на контрагентов, как и на работников, сведения о застрахованном лице. И будьте готовы, что по подрядчикам и исполнителям теперь может поступить от Соцфонда информация об ЭЛН и предзаполненные сведения для выплаты пособия. Первые три дня болезни оплачивает заказчик — ваша компания (ИП).

Было: до 2023 года по ГПД не платили взносы на социальное страхование, поэтому исполнители и подрядчики не имели право на больничные пособия, а время работы по ГПД не учитывали при подсчете страхового стажа для расчета больничных.

Стало: c 27 мая 2023 в страховой стаж для расчета больничных включается работа по ГПД начиная с 1 января 2023.

Основание: п. 2 и 19

Правил, утвержденных приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н, в редакции от 12.04.2023 № 307н.

С 27 мая 2023 при подсчете страхового стажа для расчета больничных учитывайте время работы по ГПД с 1 января 2023.

В подтверждение периодов работы по ГПД принимайте от работника (исполнителя, подрядчика):

Было: до 2023 года не было исключаемых периодов при расчете больничных. Выплаты сотруднику за два предыдущих года всегда делили на 730.

Стало: c 21 сентября 2022 появился исключаемый период при расчете больничных. Из показателя 730 теперь нужно исключать дни, в течение которых трудовой договор с сотрудником приостанавливался по таким причинам, как военная служба по мобилизации, контракту, в том числе заключенному добровольно.

Это изменение повлекло за собой другое: с 3 апреля 2023 при расчете больничных пособий сотрудникам, которые вернулись после мобилизации, нужно использовать новый лимит. Средний дневной заработок (СДЗ) для начисления пособий таким сотрудникам не должен превышать сумму предельных баз по страховым взносам за два предыдущие года, деленную на 730.

Основание: п. 3 ст. 14 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ в редакции от 07.10.2022 № 379‑ФЗ и п. 3.3 ст. 14 закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ в редакции от 03.04.2023 № 98-ФЗ.

Было: минимальное пособие с 1 января 2022 рассчитывалось из МРОТ 13 890 рублей, а с 1 июля 2022 — из МРОТ 15 279.

Стало: с 2023 минимальное пособие рассчитывается из МРОТ 16 242 рублей.

Основание: Федеральный закон от 19.12.2022 № 522-ФЗ.

Как и раньше, работодатели выплачивают работнику пособие за первые 3 дня его болезни. Если стаж работника меньше 6 месяцев или его средний заработок за месяц ниже МРОТ, то пособие по временной нетрудоспособности начисляют из МРОТ на дату открытия больничного. Если больничный открыт в 2023 году, среднедневной заработок из МРОТ — 533,98 рублей (16 242 × 24 / 730).

При этом пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ в этом месяце. Если больничный открыт в 2022, а закрыт в 2023, то за каждый день декабря минимальное пособие 492,87 рублей (15 279 / 31), а за каждый день января — 523,94 рублей (16 242 / 31).

Проследите, что в вашей учетной программе указаны обновленные сведения о МРОТ. Например, СБИС автоматически учтет все изменения в законодательстве без вашего участия.

Было: в 2022 году больничные рассчитывались из заработка за 2020 и 2021 годы (если не было замены лет). Максимальный заработок для расчета: за 2020 — 912 000 рублей, за 2021 — 966 000 рублей.

Стало: больничные рассчитываются из заработка за 2021 и 2022 годы. Максимальная сумма для расчета: за 2021 — 966 000 рублей, за 2022 — 1 032 000 рублей.

Основание: постановления Правительства РФ от 26.11.2020 № 1935 и от 16.11.2021 № 1951.

Вести зарплатный учет в программе. Например, СБИС умеет автоматически рассчитывать пособия с учетом всех требований закона, точно так же, как рассчитывает сам Соцфонд.

Автоматический расчет любых видов выплат сотрудникам

Составили список главных нововведений 2022 года для тех, кто пропустил эти важные новости. 2022 год был по-настоящему революционным на изменения по больничным пособиям и больничным листкам.

Бумажные больничные листки отменили. С 2022 года медорганизация по умолчанию оформляет больничный бюллетень в электронном виде и заносит данные в информационную систему ФСС (с 2023 года — СФР). Там хранится листок (приказ Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Работодатели должны настроить электронный обмен документами с СФР. Для этого можно использовать портал СФР, но удобнее — через оператора электронной отчетности, например СБИС.

Работники могут получить всю информацию по своим больничным (номер, статус) в личном кабинете Госуслуг. Бумажные больничные оформляются только в исключительных случаях: если сведения о работнике относятся к гостайне или он находится под госзащитой. Медорганизация может предоставить выписку из электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) по требованию пациента. Но работодатель не вправе требовать от работников бумажные подтверждения больничного.

Ввели проактивный порядок выплат. С 2022 года ФСС (с 2023 года — СФР) присылает работодателю сведения об ЭЛН с предзаполненным расчетом пособия. Если данных для расчета недостаточно — СФР запрашивает их у работодателя. Ответить нужно в течение 3 рабочих дней. После этого в течение 10 рабочих дней СФР перечислит деньги работнику (постановление Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010).

До 2022 года номер электронного больничного листка работодателю сообщал работник. По этому номеру работодатель запрашивал больничный в фонде. После получения листка в течение 5 календарных дней работодатель направлял в фонд сведения на выплату пособия. Ф СС перечислял деньги работнику в течение 10 календарных дней.

Работодатели по-новому передают в фонд сведения о застрахованном лице для выплаты больничных. Такие сведения с 2022 года отправляют в фонд разово при трудоустройстве сотрудника и при изменении данных. Например, при смене фамилии работника или банковских реквизитов для перечисления пособия. Срок направления сведений — 3 рабочих дня с момента получения информации от работника (п. 13–15 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

До 2022 года подобные сведения направляли в ФСС по каждому пособию, вместе с реестром сведений для назначения и выплаты пособия.

Выросли штрафы за опоздание с документами для фонда. С 2022 года штрафуют не только руководителя, но и самого работодателя (компанию, ИП). Размер санкций существенный (ст. 15.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

До 2022 года за представление документов в ФСС позже положенного срока или их неправильное оформление могли оштрафовать руководителя на сумму от 300 до 500 руб.

СФР не прислал сведения о больничном

Вам точно известно, что сотрудник не работал из-за болезни и у него есть официальный больничный. Но СФР не присылает данные о больничном листе, как предполагает порядок обмена документами с фондом.

Причина может быть в том, что у фонда нет данных о месте работы вашего сотрудника (вы не подавали сведения в фонд).

В этом случае придется подать на этого работника сведения в СФР о застрахованном лице. Далее нужно узнать у сотрудника номер больничного и по этому номеру самим запросить больничный в СФР. Когда фонд пришлет сведения о больничном (об открытии, а потом о закрытии) и запросит сведения по закрытому больничному, надо ответить на запрос сведений: внести информацию по заработку, стажу и т. п.

Период больничного по данным от СФР не соответствует фактическому

Вы получили от СФР сведения о больничном, но его период не соответствует фактическому периоду болезни сотрудника. Например, сотрудник открыл больничный вечером, после того, как отработал весь день.

В такой ситуации дожидаемся, когда СФР пришлет запрос сведений, и уже при заполнении этих сведений указываем нужный (фактический) период больничного.

Больничный по беременности и родам сразу при формировании считается закрытым, и СФР запрашивает сведения для назначения пособия. Но по факту сотрудница может продолжать работать еще какое-то время после открытия больничного. Поэтому безопаснее получить от сотрудницы заявление на отпуск по беременности и родам (хоть с 2022 года это и не обязательно по закону) и только после этого отправлять сведения для назначения пособия в СФР. В сведениях укажите фактический период отпуска по беременности и родам (БиР).

Работник фактически работал в период больничного

Если сотрудник оформил «официальный» больничный, то СФР пришлет вам сведения об этом больничном. Но может так случиться, что фактически сотрудник в это время работал, например, удаленно.

Образец заявления об отказе от назначения пособия

Проинформируйте работников, что не нужно оформлять «лишние» больничные, в любом случае они не получат двойную оплату (и пособие от СФР, и зарплату).

Сотрудница написала заявление на замену лет после выплаты пособия

Сотрудница может написать работодателю заявление о замене лет для расчета пособия даже после того, как она получит это пособие. Замена лет действует для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Для пересчета пособия получите от сотрудницы заявление о замене лет. На основании заявления пересчитайте свою часть пособия за первые 3 дня болезни и доплатите разницу. Чтобы СФР пересчитал пособие и доплатил свою часть, вы должны отправить в фонд сведения о замене лет в течение 5 рабочих дней с даты заявления сотрудницы.

Образец заявления о замене лет расчетного периода

Что делать, если больничный не более трёх дней

Больничный продолжительностью три дня полностью оплачивает работодатель. В этом случае соцстрах не запрашивает сведения для расчёта пособия, а только уведомляет работодателя об открытии и закрытии больничного.

Что будет, если не отправить сведения по СЭДО или нарушить сроки

С 2022 года к работодателям применяют новые штрафные санкции по ст. 15.2 закона № 255-ФЗ

За непредставление документов должностное лицо организации могут дополнительно оштрафовать по ч. 4 ст. 15.33 КоАПот 300 до 500 руб.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Особенности пособий по материнству и по несчастным случаям

Порядок назначения таких пособий немного отличается.

Единовременное пособие при рождении ребёнка ФСС выплачивает на основании информации из ЗАГСов. У работодателя соцстрах может запросить данные о районном коэффициенте. Отправить ответ нужно в течение двух рабочих дней с даты получения запроса (п. 32 Правил

выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребёнком будет заявление от работника. В течение трёх рабочих дней после его подачи нужно направить в ФСС сведения о периоде отпуска, о замене календарных лет и о неполном рабочем времени (п. 35 Правил

Больничный лист по беременности и родам медорганизация обычно формирует на 140 дней и сразу же его закрывает. Ф СС отправляет работодателю запрос на сведения для расчёта пособия. Но использование такого отпуска — право, а не обязанность работницы, поэтому нужно сначала получить от неё заявление, а затем отправлять информацию в ФСС (ст. 255 ТК

Для выплат по больничному в связи с несчастным случаем дополнительно нужно отправить в соцстрах акт по форме Н-1 или копии материалов расследования. Их можно подавать в бумажном виде (п. 24 Правил

Что делать, если нет уведомлений о больничном

В некоторых региональных отделениях ФСС пока есть сложности с внедрением новой системы — могут не поступать уведомления о больничных из медучреждений и информация из ЗАГСов.

Поэтому лучше подстраховаться: если вы знаете, что сотрудник болеет или уходит в декрет, уточните в соцстрахе, нужно ли подавать документы для выплат. Возможно, придётся действовать по старинке — запросить у работника номер электронного больничного и самостоятельно отправить сведения для расчёта пособий. В ответ соцстрах пришлёт запрос на недостающие сведения.

Порядок работы с социальным электронным документооборотом ФСС

Рассмотрим, как работать с соцстрахом по СЭДО на примере интернет-бухгалтерии «Моё дело».

Работодатель отправляет сведения о сотрудниках

После подключения СЭДО по всем работникам нужно отправить в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице». Соцстрах просил сделать это ещё в начале года, но конкретных сроков в законах нет.

В форме указывают ФИО работников, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН (если есть), каким способом и на какие реквизиты перечислять пособия. Такую информацию передают один раз. Если после этого у работника изменились данные, нужно подать по нему новые сведения в течение трёх рабочих дней.

Информацию нужно подать и по уволенным менее 30 дней назад — у них тоже есть право на пособие по нетрудоспособности в случае заболевания или травмы. Если работников много, передачу сведений можно разбить на несколько этапов. В первую очередь лучше подать данные по сотрудницам, которые находятся или собираются в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком. По только что принятым работникам сведения подают не позднее трёх рабочих дней с даты их трудоустройства.

После получения сведений о застрахованных соцстрах сверит их с данными Пенсионного фонда и сообщит работодателю о результате. Вам нужно только отслеживать статус отправленных сведений. Если что-то не так, ФСС проинформирует, что сведения не совпали и их нужно исправить.

ФСС сообщает о страховых случаях

При наступлении страховых случаев вы будет получать через СЭДО уведомления о номерах и статусах больничных ваших работников. Когда медорганизация открывает больничный лист, она подписывает его УКЭП и размещает в информационной системе ЕИИС «Соцстрах».

ФСС получает эту информацию и узнаёт в Пенсионном фонде, есть ли у застрахованного работодатель и какой у него ИНН/КПП. Ответ из ПФР предоставляют в течение одного календарного дня после получения запроса. После этого информация об открытии электронного листка нетрудоспособности поступает работодателю по СЭДО, а работнику — в личный кабинет на Госуслугах.

Работодателю нужно проверить уже заполненные сведения, и, если есть ошибки, сообщить в соцстрах. Ф СС перенаправит сообщение в медорганизацию для оформления дубликата. Ошибочный больничный аннулируют.

Уведомления работодателю приходят при всех изменениях статуса больничного:

ФСС запрашивает недостающую информацию

После того как больничный сменит статус на «закрыт», от ФСС поступит запрос о предоставлении недостающих сведений, необходимых для выплаты пособия. Ответить нужно не позднее трёх рабочих дней. В ответном сообщении нужно скорректировать и дополнить сведения фонда.

Соцстрах может запросить:

На основании сведений от работодателя ФСС выплатит работнику пособие. Статус больничного изменится на «Выплачено». Если больничный не надо оплачивать, в ответ на запрос нужно прислать отказ от пособия и указать в примечании причину. Например, работник болел во время отпуска без сохранения зарплаты. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности ему не положено.

Если вы отправили не всю информацию, которая нужна соцстраху, то в течение пяти рабочих дней получите по СЭДО ещё одно извещение о предоставлении недостающих данных. Вам нужно сначала отправить подтверждение о том, что вы его получили — на это есть три рабочих дня.

Если этого не сделать, фонд отправит извещение заказным письмом. Оно автоматически считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня отправки почтой. С даты получения письма у вас будет пять рабочих дней, чтобы отправить сведения.

Начисление пособия при рождении ребенка

До 2022 года работник обращался к бухгалтеру с заявлением о назначении пособия, прилагал свидетельство о рождении ребенка. Если второй родитель состоял в трудовых отношениях с какой-либо организацией, то была нужна справка, что пособие ему не выплачивалось. Бухгалтер отправлял все эти документы в соцстрах и работнику выплачивали пособие.

При проактивном формате, ФСС:

Когда работают оба родителя, пособие начисляют матери ребенка. При трудоустройстве только одного родителя выплату получает он. Безработные родители оформляют пособие через органы соц. защиты.

Изменения для сотрудника

Работник больше не собирает справки и не пишет заявление.

Изменения для работодателя

Компания больше не начисляет сотруднику пособие по рождению ребенка. Если соцстрах запросит доп. сведения для начисления пособия, страхователь в течение двух рабочих дней должен их подать.

Для чего нужен СЭДО ФСС и как его подключить

Работодатель оплачивает первые три дня болезни работника. Остальное платит соцстрах. Ф СС рассчитывает пособие автоматически на основании информации, которую получает от других ведомств. Работодателю нужно только проверить информацию по работнику и, если нужно, дополнить её. Такая схема начисления пособий называется проактивной или беззаявительной.

Обмен данными с соцстрахом происходит через систему социального электронного документооборота — СЭДО ФСС. Через неё работодатель получает информацию о листе нетрудоспособности: когда его открыли, продлили, закрыли, аннулировали, направили больного на медико-социальную экспертизу.

ФСС через СЭДО запрашивает недостающие сведения по работнику, например, реквизиты для перечисления денег, период оплаты по табелю рабочего времени.

СЭДО — бесплатный сервис. Его можно встраивать во все популярные бухгалтерские программы и интернет-бухгалтерии, у которых есть функция обмена документами с ФСС. Спросите в техподдержке вашей учётной системы, как подключиться к СЭДО.

интернет-бухгалтерии «Моё дело» раздел СЭДО ФСС добавляется автоматически у тех, кто работает на тарифном плане с сотрудниками и подключил электронную отчётность.

Бумажные больничные ещё есть, но их выдают только отдельным людям, сведения о которых составляют гостайну, и тем, кто находится под госзащитой. Для них действует старая схема прямых выплат — они приносят больничный лист, пишут заявление, а работодатель передаёт в фонд все сведения для выплаты пособия.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись

Как происходит взаимодействие при выплате пособий по ЭЛН

До 2022 года сотрудник сообщал работодателю номер своего электронного больничного, а работодатель, в свою очередь, делал запрос ЭЛН в соцстрахе. После загрузки сведений, содержащихся в листке нетрудоспособности, бухгалтер в срок до пяти календарных дней отправлял в ФСС реестр для выплаты пособия. Работники Фонда получали реестр и перечисляли сотруднику деньги.

При беззаявительной форме информация о больничном листе сразу поступает работодателю по каналам электронного документооборота. Срок отправки бухгалтером доп. сведений в ФСС законодатели сократили до трех рабочих дней — важно не пропустить его.

Перечень данных, отправляемых в соцстрах, указан в п. 22 постановления № 2010. При этом компания предоставляет в ФСС только ту информацию, которая будет указана в запросе. Если у Фонда уже есть нужные сведения, он ничего не запрашивает у страхователя.

Кроме этого, специалист ведомства может запросить у компании дополнительные данные, направив извещение ПВСО. Например, о простое или районном коэффициенте. При получении такого извещения, бухгалтер в течение трех рабочих дней должен подтвердить ФСС, что извещение получено. И в течение пяти рабочих дней отправить дополнительные данные.

Внимание! Компания выплачивает за счет собственных средств пособие по ЭЛН только за первые три дня нетрудоспособности самого сотрудника. Если работник оформляет лист по уходу за больным родственником (например, ребенком), то пособие за все дни рассчитывает и выплачивает ФСС.

Законодательство не устанавливает четкие сроки назначения и выплаты пособия за три дня больничного (ч. 1 ст. 14.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Поэтому страхователю стоит закрепить сроки для его назначения и выплаты в локальном акте. Это позволит избежать споров с работниками.

За остальные дни соцстрах перечислит работнику пособие в течение 10 рабочих дней с момента получения всех необходимых данных.

Назначение выплат по больничному происходит «автоматически»: номер ЭЛН сообщать работодателю больше не нужно. Все данные по листку нетрудоспособности приходят в личный кабинет физлица на сайте Госуслуг.

Есть исключение: если ЭЛН был закрыт, но работодатель не получил Запрос недостающих сведений (например, ФСС не определил место работы застрахованного лица), то работодатель должен отправить в ФСС документ Информация о жизненном событии с видом события «Данные о закрытии листка нетрудоспособности».

Пока ФСС еще не реализовал «Уведомление об ошибках в ЭЛН», поэтому при получении запроса недостающих сведений после закрытия ЭЛН, бухгалтер может:

подтвердить выплату, необходимо заполнить обязательные поля, при необходимости внести изменения в предзаполненные поля от ФСС.

отправить отказ, необходимо указать его причину.

Кроме того, страхователь должен отправлять в Фонд новую форму отчетности — «Сведения о застрахованном лице». На всех работающих сотрудников ФСС рекомендовал подать ее до конца февраля 2022 года. А далее обновлять сведения в 3-дневный срок с момента:

Если компания подала в соцстрах неполную или недостоверную информацию, ей придется возместить Фонду излишне выплаченные суммы пособий.

Обновление штрафов ФСС

Законодатели внесли изменения в систему штрафов (ст. 15.2 закона № 255-ФЗ

Кадровые решения» для 1С-Отчетности от «Калуга Астрал» — позволяет отправлять отчетность только в ПФР и ФСС. Подключить этот функционал можно в той программе, с которой работает кадровик, например, 1С:ЗУП. Это помогает решить вопрос с доступом к отправке всей отчетности кадровыми сотрудниками. Сейчас доступно подключение по акции «Промо Кадровые решения» на 90 дней бесплатно.

ТРИall» для Астрал Отчет 5.0 от «Калуга Астрал» позволяет бесплатно отправлять в отчетность ФНС/ФСС/ПФР бесплатно в течение 1-го месяца с момента подключения.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Отправьте заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

О законодательной базе

Выплату пособий из соцстраха регулирует закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Новые правила выплат в беззаявительной форме были утверждены законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ. Кроме того, осенью вышло постановление Правительства от 23.11.2021 № 2010, закрепляющее электронный вид информационного взаимодействия между организациями, соцстрахом и медучреждениями.