Уведомление о получении информации от работодателя о необходимости осуществления выплат

Документ отправлен на оплату в ФСС

Уже несколько лет Фонд социального страхования России активно развивает программу «Прямые выплаты». По условиям этой программы работники могут получать пособия напрямую из ФСС. Отныне любой застрахованный работник может в личном кабинете lk.fss.ru или через приложение «Социальный навигатор» проверять статус выплачиваемого пособия.

Однако при отслеживании таких статусов у пользователей нередко возникают вопросы, касательно некоторых обозначений. Например, люди часто интересуются, что конкретно означает статус «Документ отправлен на оплату» и через какое время деньги придут на счет заявителя. В статье мы разберем данный вопрос.

Статус в ФСС: документ отправлен на оплату

Что статус означает

Статус «Документ отправлен на оплату» в ФСС — это системное обозначение, которое указывает на внесение документа в реестр для выплаты пособия. Фактически система уведомляет, что документ был обработан, не содержит ошибок и внесен в приказ. Наиболее часто, после этого статуса следует информация о проведении перечисления из ФСС на банковский счет: «Исполнение платежа» или «Платеж выплачен».

Важно: при появлении такого статуса сумма выплаты системой не прописывается (обычно указан просто символ «-»). Паниковать не стоит, ведь многие по ошибке воспринимают данную информацию как «нулевой платеж». Сумма перечисления будет подгружена позже, в момент фактического перевода средств на счет работника.

Срок обработки выплат в ФСС постоянно уменьшается

Когда придут деньги от ФСС?

Самый актуальный и распространенный вопрос, которые задают работники, ожидающие пособие — как долго ждать перевода денег? В счастью, в последние годы ФСС России строго регламентировал правила обработки документации и сроки непосредственной выплаты. Согласно установленным правилам, рассчитываются следующие сроки:

Если говорить про сроки фактического начисления после статуса «Документ отправлен на оплату», то в среднем они составляют от 3 до 7 дней. Но это мы говорим про перевод на банковский счет или карту. Есть ситуации, когда работнику переводятся деньги посредством почтового перевода. В таких случаях, выплата может несколько задержаться, а срок напрямую будет зависеть от скорости перечисления денег в почтовое ведомство и даже от графика его работы. При получении платежа через отделение связи, получателю нужно дождаться почтового оповещения о прибытии средств.

Отчего возникают задержки

Возможен еще один нюанс, когда в реквизитах получателя была допущена ошибка. В таком случае статус «Документ отправлен на оплату» может смениться на «Извещение сформировано». В таком случае ФСС отсылает извещение об ошибке обратно работодателю, который должен его исправить и выслать обратно. После исправления ошибок цикл повторяется снова: 5 дней на подачу и 10 на перечисление.

При ошибке в документах появляется статус «Извещение сформировано»

Если вы увидели такой статус, рекомендуем оперативно обратиться по месту своей работы и разъяснить ситуацию. Бывает такое, что статус о сформированном извещении высвечивается в личном кабинете, но страхователь ничего не получает. Дальше как договоритесь — вы или работодатель должны прозвонить в региональное отделение ФСС РФ и уточнить источник проблемы. Часто в телефонном режиме со специалистами удается исправить все допущенные ошибки в документах. Узнать горячий телефон ФСС в своем регионе можно на этой .

Отдельно скажем про оплату пособий по уходу за ребенком. Первая оплата производится согласно регламенту — в течении 10 календарных дней. Но вот последующие начисления будут выполняться с 1 по 15 числа каждого месяца.

Заключение

С 1 сентября 2022 года можно не уведомлять Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные только в трёх ситуациях:

постановлению от 15.08.2008 № 687 обработка персональных данных без средств автоматизации — это использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных при непосредственном участии человека.

Обработка без средств автоматизации:

Как видите, мало кто попадает под исключения, поэтому уведомление должны отправлять практически все. Разве что ИП не нанимает сотрудников, совсем не работает с гражданами или записывает всех своих клиентов ручкой в тетрадь, приказы пишет от руки и отчётность тоже заполняет вручную. Такой предприниматель уведомлять Роскомнадзор не должен.

Даже если все персональные данные вы обрабатываете вручную, но отчётность за вас сдаёт бухгалтерия на аутсорсинге — уведомлять Роскомнадзор нужно, поскольку в этом случае есть обработка личной информации с использованием средств автоматизации. И учитывайте, что передавать персональные данные третьим лицам можно только с согласия субъекта персональных данных. Это дополнительная обязанность оператора — получать согласие. Разъяснения по такой ситуации дал Роскомнадзор в письме от 21.03.2022 № 08-20152.

Отвечаем на запрос сведений от ФСС

Прежде чем оплатить больничный, ФСС уточняет у работодателя сведения о застрахованном работнике. Для этого фонд присылает запрос на проверку проактивной выплаты. Раньше работодатели должны были отправлять в ответ на запрос реестры сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

Теперь вместо реестра можно работать прямо с формой запроса — вносить в неё изменения в редакторе отчётов, подтверждать или отклонять выплату. Расскажем, как правильно ответить на запрос на проверку проактивной выплаты страхового обеспечения.

До 30 июня 2022 года в рамках переходного периода работодатель сам решает, что ему делать: пользоваться старыми реестрами или новой функцией.

Как работают прямые выплаты

До 31 декабря 2020 года основной системой считалась зачётная: работодатель выплачивал пособие, а в Фонд перечислял разницу между суммами страховых взносов и выплаченных пособий. Сейчас во всех регионах назначает и выплачивает пособия сотрудникам напрямую ФСС. Работодатель лишь представляет соответствующие сведения в электронном виде в филиал фонда.

Работодатель по-прежнему оплачивает первые 3 дня больничного по временной нетрудоспособности. Ф СС оплачивает все остальные дни.

Когда сотрудник открывает больничный, информация об этом из медучреждения поступает в ФСС. Затем фонд запрашивает у ПФР информацию о месте работы застрахованного лица. Далее на основе данных от ПФР и из отчётов, поступающих от страхователей, фонд формирует запрос на проверку проактивной выплаты и направляет его работодателю.

В ответ работодатель вносит недостающие сведения и подтверждает право работника на выплату либо отказывается от выплаты.

Работодатель должен дать ответ на запрос проактивной выплаты в течение трёх рабочих дней.

10 рабочих дней после подтверждения запроса ФСС принимает решение о выплате пособий.

Как взаимодействуют ФСС и работодатель

Общение ФСС и работодателя происходит в электронном виде. Для этого Фонд социального страхования разработал систему социального электронного документооборота

Работодатель получает доступ к СЭДО через свою систему бухучёта или электронной отчётности. Задача СЭДО — обеспечение надёжной связи между страхователем и ФСС.

С помощью СЭДО работодатель может отправлять в ФСС сведения о застрахованном лице, получать уведомления об изменении статуса ЭЛН при его продлении или закрытии, а также получать запросы на проверку проактивной выплаты и отвечать на них.

Работодатель обязан отправлять форму «Сведения о застрахованных лицах» при приёме и увольнении работника, а также при изменении сведений по его инициативе.

В сервисах для сдачи электронной отчётности от «Калуга Астрал» реализована работа с электронными больничными и обмен информацией с ФСС по СЭДО. « Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

В некоторых случаях работодатели должны сами сообщить в ФСС о том, что необходимо начать оформление проактивной выплаты

После получения информации о жизненном событии ФСС сформирует и отправит работодателю запрос недостающих сведений.

Пришёл запрос на проверку проактивной выплаты

Запросы поступают в сервис автоматически, если у работодателя подключено направление ФСС.

Обработать запрос можно двумя способами: подтвердить право работника на получение выплаты или отказаться от неё

Для подтверждения выплаты необходимо:

Для того, чтобы отказаться от выплаты, необходимо указать причину.

Отказ возможен в нескольких случаях :

Также ФСС рекомендует ответить отказом, если ранее был отправлен Реестр сведений (1.7.7). Но даже если страхователь отправит подтверждение по такому запросу, дублирования данных на стороне ФСС не произойдет, переплат по больничному не будет.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени.

Отправь заявку и мы расскажем все об ЭДО

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Как заполнить уведомление

форму на сайте Роскомнадзора, потому что по каждой графе там есть всплывающие подсказки.

Также вам помогут Методические рекомендации, утверждённые приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94, и наш образец заполненного уведомления.

Если у вас возникают трудности с уведомлением, можно подсмотреть, как это делают крупные компании. Все данные в реестре открыты, кроме способов защиты персональных данных. Найдите в реестре операторов компанию, которой доверяете и посмотрите, какие сведения о себе она указывала для Роскомнадзора.

С 1 сентября 2022 годанужно будет указывать больше информации. Так по каждой цели обработки персональных данных придётся указывать:

До 1 сентября операторы заполняют старую форму, а после утверждения нового бланка нужно ещё отправить информационное письмо о внесении изменений в реестр. Такой порядок действий рекомендует Роскомнадзор в письме от 19.08.2022 № 08-75348

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Что делать тем, кто уже есть в реестре РКН

Если раньше вы уже сообщали в Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные, повторно заполнять и отправлять форму не нужно. Для надёжности проверьте по ИНН, что вы есть в реестре операторов.

Но посмотрите, какие цели обработки персональных данных вы указывали. Возможно, это было оказание услуг клиентам, а своих сотрудников как субъектов персональных данных вы не записали. С 1 сентября 2022 года появляется обязанность уведомлять Роскомнадзор при ведении кадрового делопроизводства, бухгалтерского учёта в отношении работников, заключении и расторжении трудовых договоров.

В этом случае в течение 10 рабочих дней после вступления в силу нового закона, нужно проинформировать Роскомнадзор о внесении изменений в реестр. Информационное письмо заполняют на сайте ведомства, а отправить его можно теми же способами, что и уведомление:

Если изменения произошли уже после 1 сентября, информационное письмо нужно отправить в течение 10 рабочих дней после этого.

Что меняется в законе о персональных данных

Внимание! В последний момент Роскомнадзор сообщил, что 1 сентября 2022 года не является крайним сроком подачи уведомления об обработке персональных данных.

Раньше многих предпринимателей закон о персональных данных не касался. Они могли обрабатывать персональные данные и не уведомлять Роскомнадзор в таких ситуациях:

С 1 сентября 2022 года этих ситуаций в перечня в п. 2 ст. 22 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ не будет, а значит операторы персональных данных (ОПД), чья деятельность до 1 сентября 2022 года попадала под эти исключения, должны сообщить в Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные. Это коснётся, например, всех работодателей, организаций с пропускным режимом, торговых предприятий со службами доставки.

У ИП работает два сотрудника. Он делает кадровые приказы, ведёт отчётность на компьютере, то есть с использованием средств автоматизации. И П не сообщал в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных сотрудников, поскольку это было необязательно по п. 2 ст. 22 152-ФЗ. С 1 сентября 2022 года он должен направить уведомление.

Перечень персональных данных в 152-ФЗ открытый, то есть к ним относится любая личная информация, которая позволяет определить конкретное лицо — субъекта персональных данных. Это могут быть фамилия, ИНН, адрес страницы в соцсетях, номер телефона и прочее. Если предприниматель собирает любую личную информацию о своих работниках или клиентах, даже просто имя и телефон для записи на услугу, он уже считается оператором персональных данных.

К ОПД относятся физические лица, юрлица, государственные и муниципальные органы, которые осуществляют обработку персональных данных: сбор, запись, накопление, хранение, предоставление и другие действия. Иностранные граждане и компании, которые работают с данными российских граждан, тоже подпадают под действие закона. Микропредприятия, СОНКО, общественные объединения также относятся к операторам персональных данных со всеми вытекающими из этого обязанностями.

Закон о персональных данных не распространяется на обработку информации для личных и семейных нужд, гостайну и ведение Архивного фонда — п. 2 ст. 1 закона 152-ФЗ.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.

Что будет за нарушения

Ответственность может быть административной, уголовной и гражданской.

Если не отправить уведомление или не проинформировать Роскомнадзор об изменениях, штраф по ст. 19.7 КоАП РФ составит до 5000 рублей. За нарушение законодательства о персональных данных установлены санкции по ст. 13.11 КоАП РФ: от 10 000 рублей для ИП, и от 60 000 рублей — для организаций.

Уголовная ответственность предусмотрена за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, и неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации — ст. 137272

ст. 24 152-ФЗ предусматривает обязательное возмещение морального вреда субъекту персональных данных вследствие нарушения правил обработки его личной информации. В 2022 году действует мораторий на плановые проверки Роскомнадзора, но инспектор придёт внепланово по жалобе от клиента или работника. Например, если сотрудник возмутится, что его данные хранятся у оператора, которого нет в государственном реестре.

Как подать уведомление в Роскомнадзор

Направить сведения можно тремя способами.

Действующие операторы персональных данных должны отправить уведомление до сентября 2022 года. Новые ОПД — до начала обработки персональных данных. Сведения проверят в течение 30 дней и внесут предпринимателя в реестр операторов.

Оператору не нужно ждать разрешения от Роскомнадзора, чтобы работать с персональными данными. Главное — убедиться, что ведомство получило уведомление. В электронном виде датой оповещения будет считаться дата отправки письма на сайте, а при уведомлении в бумажном виде — дата получения письма территориальным управлением.

Постановка на учёт в реестре — разовая акция. Если компания или ИП в нём уже есть, повторно отправлять уведомление не нужно. Так, например, работодатель один раз информирует Роскомнадзор о намерении осуществлять обработку персональных данных сотрудников в рамках трудовых отношений. Он не сообщает в ведомство о приёме на работу или увольнении конкретного работника.