Отчетность в ФСС, как правильно заполнить форму 4-ФСС

Что сдавать

Вы платите два вида взносов на социальное страхование сотрудников:

• На временную нетрудоспособность — болезнь, рождение ребёнка. Их вы перечисляете в налоговую, туда же сдаёте отчёт по этим взносам.
• От несчастных случаев на производстве, по-другому — взносы на травматизм. Их нужно перечислять в ФСС и отчитываться туда же по форме 4-ФСС.

Форма отчёта утверждена приказом ФСС.

В отчёте отражаются те взносы, которые вы должны заплатить, и те, которые уже заплатили. Кроме того: сведения о спецоценке условий труда и медосмотрах сотрудников.

Что если не сдавать

Если не вовремя сдать отчёт, грозит штраф: от 5% до 30% от суммы взносов, которые нужно заплатить по отчёту. Минимальный штраф — 1000 рублей.

6 общих правил из приказа № 381

Порядок заполнения таблицы 2 в 4-ФСС описан в приказе ФСС от 26.09.2021 № 381. Там содержатся как общие требования, применяемые для оформления всех таблиц расчета, так и специфические нормы, затрагивающие только нюансы заполнения таблицы 2.

Перечислим шесть общих правил, которые необходимо соблюдать, заполняя расчет:

С нюансами оформления различных отчетов вас познакомят материалы:

А эльба поможет?

Подготовьте отчёт 4-ФСС в Эльбе и отправьте его через интернет. Вам достаточно указать данные о сотрудниках и их зарплатах — остальное Эльба сделает сама.

Статья актуальна на 08.02.2021

Как заполнить 4-фсс по новым правилам

Раньше в таблице 3 мы расписывали расходы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Теперь она не актуальна, можно не заполнять.

Ещё одно место для отражения расходов — строка 15 таблицы 2. Её теперь тоже заполнять не надо, достаточно проставить нули или прочерки.

Компенсации пособий по травматизму и прочих расходов, полученные от ФСС за периоды до 1 января 2021 года, отражаются в строке 6 таблицы 2. 

Так как зачётная система не действует, в 4-ФСС мы сразу показываем взносы к уплате. В таблице 2 начисленные взносы указываются в строке 2, уплаченные — в строке 16. Задолженность по взносам на конец первого квартала указывайте в строке 19. Задолженность за ФСС на конец периода теперь может появиться, только если вы переплатили взносы.

Пример заполнения. Организация платит взносы на травматизм по минимальному тарифу — 0,2 %. За январь, февраль и март за сотрудников начислили по 400 рублей. На 1 января 2021 года у страхователя был долг — 264,30 рубля. 

Таблица 2 расчёта 4-ФСС будет заполнена так:

Как заполнить рсв по новым правилам

Приложения 3 и 4 заполнять больше не нужно никому, так как в них расшифровываются расходы организаций на выплату сотрудникам пособий, которые теперь сразу выплачивает ФСС. 

С приложением 2 к разделу 1 всё немного сложнее. В нём указывается сумма взносов на ВНиМ. На прямых выплатах особенности следующие:

• в строке 002 ставится признак «1» для прямых выплат;
• не нужно заполнять строку 070 «Произведено расходов на выплату страхового обеспечения»;
• строка 080 «Возмещено ФСС расходов на выплату страхового обеспечения» заполняется, только если работодатель получил возмещение за периоды до перехода на прямые выплаты;
• в строке 090 «Сумма страховых взносов, подлежащих уплате» указывается только признак «1», так как признак «2» проставляется, когда расходы превысили исчисленные страховые взносы — на прямых выплатах это невозможно.

Пример заполнения. В компании 5 сотрудников. В I квартале 2021 года начисленные взносы на ВНиМ составили 10 875 рублей. В том числе за январь, февраль и март по 3 625 рублей.

В январе ФСС возместил расходы на декабрьские больничные в сумме 1 200 рублей.

Приложение 2 будет заполнено следующим образом:

Как сдавать

• лично на бумаге
• на бумаге заказным письмом по почте с описью вложения
• через интернет в виде файла специального формата, подписанного электронной подписью.

Как сдать 4-фсс

О том, как сдается форма 4-ФСС при ликвидации, сказано в п. 15 ст. 22.1 закона № 125 (с отсылкой к ст. 24 указанного закона):

Последний отчет 4-ФСС, переданный в соцстрах в электронной форме, будет считаться полученным фондом после того, как работодателю придет из ФСС подтверждение (п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ).

С нюансами сдачи отчетности вас познакомят материалы:

Как сдать 4-фсс на прямых выплатах

Форму 4-ФСС планировали обновить в 2021 году, даже подготовили новый бланк отчёта. Но в I квартале его не приняли и скорее всего не примут до конца 2021 года. Поэтому отчитываемся по старой форме, утверждённой приказом ФСС от 26.09.2021 № 381.

Как сдать рсв на прямых выплатах

Расчёт по страховым взносам сдавайте по той же форме, по которой отчитались за 2020 год. Она утверждена приказом ФНС от 18.09.2021 N ММВ-7-11/470@. 

Всем, кто присоединился к прямым выплатам с 1 января 2021 года, надо учесть несколько важных изменений в расчёте за I квартал. Они повлияют на порядок заполнения приложений 2, 3 и 4.

Какие данные включить в отчет

Решение о прекращении деятельности и закрытии компании собственники могут принять в любое время в течение года или после его окончания. От этого зависит, какие данные включаются в отчет. 

4-ФСС при ликвидации заполняется с учетом следующего:

• Включите в последний 4-ФСС данные за отчетный год, если решение о ликвидации принято сразу по окончании года.
• Отразите в отчете данные за период с начала года по день, когда представите последний 4-ФСС в соцстрах, если ликвидация проходит внутри календарного года.

Не забудьте, что сроки сдачи 4-ФСС при ликвидации законодательно ограничены.

Подсказки по заполнению разнообразной отчетности:

Какие пособия отражать в 4-фсс

Как и в РСВ, включать в 4-ФСС нужно будет только больничные за первые три дня болезни сотрудников и дополнительные выходные по уходу за детьми инвалидами. Больничные с четвёртого дня, декретные и детские пособия платит ФСС — показывать их в отчёте не нужно.

Больничные за первые три дня болезни отразите в общей сумме выплат по строке 1 таблицы 1. Так как они не облагаются взносами, то попадут и в строку 2 таблицы 1.

Оплата дополнительных выходных родителям детей инвалидов попадает в строки 1 и 3 таблицы 1, так как формирует базу для начисления взносов. Пособия на погребение в 4-ФСС не попадают.

Какие пособия отражать в рсв

С 2021 года в РСВ учитываются только те пособия, которые сотрудникам выплатил сам работодатель. Раньше в сумме выплат мы указывали все больничные, декретные, пособия по уходу за ребёнком и пр. Теперь остались только больничные за первые три дня болезни работника и дополнительные выходные по уходу за ребёнком-инвалидом.

Они включаются в сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работника. В РСВ это строки 030 подразделов 1.1 и 1.2, строка 020 приложения 2 и строки 140 подразделов 3.2.

Больничные за первые три дня болезни не облагаются взносами, поэтому их включают в суммы, не подлежащие обложению по ст. 422 НК РФ. Это строки 040 подразделов 1.1 и 1.2 и строка 030 приложения 2. Оплата дополнительных выходных взносами облагается, поэтому отражается в строках 050 подразделов 1.1 и 1.2 и приложения 2, а также в строках 150 подразделов 3.2.

Когда сдавать

Отчёт 4-ФСС нужно сдавать по итогам каждого квартала. Сроки сдачи отчёта на бумаге:

• до 20 января 2021 года — за 2020 год
• до 20 апреля 2021 года — за I квартал
• до 20 июля 2021 года — за полугодие
• до 20 октября 2021 года — за 9 месяцев.

Отправить 4-ФСС через интернет можно позже — до 25 числа.

Кто заполняет 4-фсс

4-ФСС сдают все плательщики страховых взносов, делающие выплаты физлицам: организации, предприниматели и частнопрактикующие специалисты (но только при наличии наемного персонала). Отчитываться по 4-ФСС придется также гражданам, официально нанимающим помощников по трудовым договорам: домработниц, строителей, водителей, нянь, сторожей.

На обязанность подачи 4-ФСС не влияет ни используемый страхователем режим налогообложения, ни форма собственности, ни число наемных работников. Однако от количества застрахованных сотрудников зависит способ подачи отчета: если их не более 25, вы можете подать его как на бумаге, так и электронно.

О нюансах подачи электронной отчетности мы рассказали в этом материале.

Кто и в какие сроки должен подать форму 4-фсс в 2021 году

4-ФСС подают страхователи — организации и ИП, которые заключают с работниками трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, в которых оговаривается уплата взносов. Граждане, которые нанимают по трудовому договору помощников, тоже должны сдать расчет.

Сроки и способы подачи расчета не изменились. Форму сдают по итогам квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Если среднесписочная численность работников в организации меньше или равна 25 человек, можно сдавать расчет на бумаге — до 20 числа месяца после отчетного квартала. В 2021 году сроки следующие:

• за 2020 год — до 20 января 2021 года;
• за 1 квартал 2021 года — до 20 апреля 2021 года;
• за полугодие 2021 года — до 20 июля 2021 года;
• за 9 месяцев 2021 года — до 20 октября 2021 года.

Если численность работников больше 25 — только в электронном виде до 25 числа следующего за отчетным кварталом месяца. В 2021 году сроки такие:

• за 2020 год — до 25 января 2021 года;
• за 1 квартал 2021 года — до 26 апреля 2021 года;
• за полугодие 2021 года — до 26 июля 2021 года;
• за 9 месяцев 2021 года — до 25 октября 2021 года.

4-ФСС подают в территориальное отделение фонда по местонахождению организации. Если у компании есть обособленное подразделение, которое имеет свой расчетный счет и самостоятельно начисляет зарплату сотрудникам, то расчет подают в отделение ФСС, к которому относится подразделение. В противном случае сдавайте форму по местонахождению головной организации.

Куда и когда сдавать отчет 4-фсс

Подавать расчет необходимо до 20 числа месяца, идущего за отчетным кварталом. Для электронной отчетности срок другой — 25 число. 

Подробнее о сроках сдачи расчета 4-ФСС за 4-й квартал 2021 года читайте в этом материале.

Переносится или нет отчетный срок для 4-ФСС при попадании на выходной или праздник, узнайте из этой статьи.

Традиционный способ сдачи бумажного 4-ФСС — через законного представителя. А можно ли отправить 4-ФСС в Соцстрах по почте или через МФЦ? Ответы на эти вопросы вы найдете здесь и здесь.

Куда сдавать расчет 4-ФСС? Это зависит от того, кто является страхователем:

• предпринимателям — в отделение ФСС по месту жительства;
• компаниям — в ФСС по месту нахождения;
• обособкам с отдельным балансом — в свой территориальный ФСС.

ВАЖНО! Не забудьте, что ФНС к расчету 4-ФСС отношения не имеет, а потому сдавать этот отчет в налоговую не нужно.

Порядок оформления 4-фсс за 4 квартал 2021 года

Рассмотрим основные правила заполнения формы 4-ФСС:

Правильно заполнить бланк 4-ФСС помогут советы экспертов, которые вы найдете в публикациях:

Чтобы не терять драгоценного времени на переделку отчета, не забудьте перед отправкой проверить правильность его заполнения с помощью контрольных соотношений, приведенных в приложении 3 к приказу ФСС РФ от 09.03.2021 № 83.

А о том, какие последствия грозят тем, кто расчет не представит, мы рассказали в этой статье.

Отчет 4-ФСС — не самый сложный, однако он требует предельного внимания и знания множества законодательных тонкостей. На нашем сайте вы всегда найдете профессиональные советы и рекомендации, а также сможете задать вопрос экспертам на форуме.

Построчные пояснения

Рассмотрим правила заполнения строк таблицы 2 в 4-ФСС — у каждой из них свой алгоритм заполнения.

Что нужно учитывать при отражении в 4-ФСС выплат по ГПД, суточных, матпомощи и других выплат, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Состав формы 4-фсс в 2021 году

В новой форме страхователи заполняют титульный лист и 6 таблиц. 

На титульный лист заносят регистрационный номер страхователя в соцстрахе, код подчиненности, данные по корректировке, обозначают отчетный период и указывают год. Затем пишут название организации, ИНН и КПП, ОГРН и ОКВЭД, контакты и адрес страхователя.

В таблице № 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов» прописывают сумму выплат работникам и  отдельно — выплаты, не облагаемые взносами, затем вычисляют базу для расчета взносов на травматизм, включая выплаты инвалидам. Указывают страховой тариф, затем скидку или надбавку к нему и итоговый тариф. Заполнение обязательно.

В таблицу № 1.1 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями» вносят сведения об организациях, где временно занят персонал, и численность своих работников у сторонних страхователей, а также их страховой тариф. Далее указывают выплаты, облагаемые взносами, и выплаты инвалидам. Ее заполняют страхователи, которые отправили своих сотрудников в другие организации по договору о временном предоставлении работников. Заполнение необязательно.

Таблицу № 2 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний». В этой таблице есть строки для задолженностей по взносам, самих взносов и доначисленных сумм по результатам проверки.

В таблицу № 3 «Расходы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» вносим сведения о больничных из-за травм на производстве, отпусках в санатории, средствах на профилактику травматизма и невыплаченных пособиях.

В таблице № 4 «Численность пострадавших в связи со страховыми случаями» прописывают данные о числе работников, которые получили травму на производстве или профзаболевание. Заполнять не обязательно, если соблюдены условия для освобождения от таблицы № 3.

В таблицу № 5 «Сведения о результатах проведенной специальной оценки условий труда…» вносят число рабочих мест в целом, число рабочих мест с выявленными опасными условиями, число сотрудников во вредной среде, которые должны проходить медосмотры (и сколько работников эти медосмотры прошли).

Для всех страхователей обязательна сдача титульного листа, таблицы № 1, таблицы № 2 и таблицы № 5. Даже при условии, что данных для отражения в отчетности нет. Например, когда деятельность организации временно приостановлена, прекращена или еще не начата.

Специальная отметка на титульном листе 4-фсс

Оформление 4-ФСС при закрытии, реорганизации или продолжении деятельности производится по правилам из приказа ФСС от 26.09. 2021 № 381. За отчетные периоды 2021 года сдавать нужно эту же форму, но с учетом нюансов, связаных с переходом на прямые выплаты пособий ФСС. О них мы рассказали здесь.

Образец заполнения формы 4-ФСС за 1 квартал 2021 года вы можете посмотреть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно онлайн.

Отчет, представляемый в связи с ликвидацией, оформляется с учетом определенных нюансов. Один из них — необходимость проставления отметки в поле «Прекращение деятельности» на титульном листе. В обычных обстоятельствах, когда работодатель продолжает деятельность, в этом поле специальные отметки не проставляются.

Как заполнить 4-ФСС при ликвидации ООО, расскажем на примере.

В марте 2021 года учредители ООО «ТрансПодрядчик» приняли решение о ликвидации. Деятельность компании фактически прекратилась полгода назад, и на момент реальной ликвидации работников в штате не было. Предыдущий отчет 4-ФСС был нулевым и представлялся в соцстрах в обычные сроки.

При заполнении последней отчетности по форме 4-ФСС в поле «Прекращение деятельности» титульного листа проставили отметку «V».

Фрагмент титульного листа 4-ФСС при ликвидации образца 2021 года смотрите ниже:

Какая еще отчетность составляется при ликвидации организации, применяющей ОСН, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе предоставляется бесплатно.

Строка 1 таблицы 2 формы 4-фсс

Проверьте соблюдение обязательного равенства:

Строка 12 таблицы 2 в 4-фсс, строки 13 и 14

Это еще один набор строк (12, 13 и 14), отражающих задолженность ФСС перед работодателем. Для их заполнения данные нужно взять из 4-ФСС за предыдущий год:

Строка 15 таблицы 2 в 4-фсс

Для этой строки нужны данные о расходах по обязательному социальному страхованию нарастающим итогом с начала года с расшифровкой за последние три месяца отчетного периода:

При заполнении строки 15 проверяют выполнение равенства:

Важно! В расчете за 1 квартал 2021 года и последующие периоды в строке 15 «Расходы по обязательному социальному страхованию» проставляются прочерки, так как соответствующие расходы у страхователей больше не возникают. Все установленные выплаты ФСС теперь делает работникам напрямую.

Строка 16 таблицы 2 в 4-фсс

При заполнении отчета 4-ФСС обратите внимание, какие платежные поручения ваша учетная программа включила в строку 16. Сюда должны попасть все платежи в ФСС за последние три месяца. Например, если взносы за март, срок уплаты которых в апреле, вы успели перечислить до конца марта, эта платежка включается в расчет за 1 квартал.

Если же взносы за март вы заплатили в апреле, эта сумма попадет уже в 4-ФСС за полугодие, а на конец марта у вас будет долг перед ФСС, который отражается по строке 19.

Строка 17 таблицы 2 в 4-фсс

Строка 17 «Списанная сумма задолженности страхователя» заполняется на основании решения суда и данных учета. Она предназначена для отражения списанной задолженности:

• в соответствии с ч. 1 ст. 26.10 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.1998 № 125-ФЗ;
• по НПА РФ, принимаемыми в отношении конкретных страхователей или отрасли, по списанию недоимки;

Строка 18 таблицы 2 в 4-фсс

Это еще одна итоговая строка в таблице 2. Цифра для нее вычисляется по формуле:

Строка 19 и поясняющая ее строка 20 таблицы 2 в 4-фсс

В строке 20 «В том числе недоимка» отражается сумма задолженности, срок уплаты по которой истек.

К чему приводит недоимка по взносам на травматизм, узнайте здесь.

Строка 2 таблицы 2 в 4-фсс

Данные по строке 2 приводятся с детализацией сумм взносов:

• на начало периода;
• за последние три месяца с разбивкой по месяцам.

Строка 3 таблицы 2 в 4-фсс

Если по итогам проверки ФСС выставил вам требование об уплате взносов на травматизм, а вы после его исполнения успешно оспорили в суде решение фонда, переплаченные взносы признаются излишне взысканными. В таком случае вы можете вернуть не только переплату по взносам, но и проценты (постановление АС Уральского округа от 06.06.2021 по делу № А50-29761/2021).

Строка 7 таблицы 2 в 4-фсс

Если вы ошибочно перечисляли взносы на травматизм по повышенному тарифу (к примеру, неправильно определили основной вид деятельности), у вас есть право вернуть переплаченные суммы.

Строка 8 таблицы 2 в 4-фсс

Это строка промежуточных итогов. Цифра для нее вычисляется по формуле:

Строка 9 таблицы 2 в 4-фсс, строки 10 и 11

В этих строках отражается долг ФСС перед работодателем на конец отчетного (расчетного) периода. Показатель формируется по данным бухучета работодателя.

Для детализации этой суммы используются строки 10 и 11. В них отражаются следующие суммы:

• превышение произведенных работодателем расходов по обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве над суммой взносов, подлежащих перечислению в ФСС;

• излишне уплаченные работодателем взносы на конец отчетного периода.

Требования по срокам и формула

Ответ на вопрос о том, когда сдавать 4-ФСС при ликвидации, содержится в п. 15 ст. 22.1 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ:

1. Если ликвидация происходит до окончания расчетного периода, представить последний 4-ФСС следует до дня подачи в ИФНС заявления о госрегистрации в связи с ликвидацией (за период с начала расчетного периода по день представления указанного расчета включительно).
2. Уплатить начисленные на момент представления последнего 4-ФСС страховые взносы на травматизм требуется в течение 15 календарных дней со дня подачи такого отчета.

Сумма взносов, подлежащая уплате, определяется по формуле:

Такие же правила применяются при сдаче 4-ФСС при ликвидации ИП.

Заявление в ИФНС о государственной регистрации в связи с ликвидацией подано 03.03.2021, а 4-ФСС при ликвидации ООО «ТрансПодрядчик» представило в соцстрах накануне — 02.03.2021.

В отчете отражены данные за период с 01.01.2021 по 02.03.2021 включительно.

Учитывая, что за указанный период начислений в пользу физлиц у данной компании не было, база для расчета взносов на травматизм равна нулю. Задолженность на начало года перед ФСС отсутствовала — все долги перед соцстрахом компания погасила еще в прошлом году. Сумма к уплате по отчету 4-ФСС при ликвидации — 0 руб.

Если бы сумма к уплате, рассчитанная по вышеуказанной формуле, оказалась не нулевой, ее следовало бы перечислить не позднее 16.03.2021 (в течение 15 календарных дней, считая от 02.03.2021 — даты представления последнего 4-ФСС).