Заполняем больничный лист пошагово

Теперь больничные оформляют только в электронном виде. Заполнять листы придется в специальном цифровом сервисе СФР. Рассказываем, как организовать работу с электронными листками нетрудоспособности в 2023 году.

Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.

Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.

Что это за справка 182н — это отчет о начисленных выплатах за время работы, выдаваемый работнику в день увольнения. Она необходима для выплаты больничного на новом месте работы.

С 2023 года ПФР и ФСС объединили в один Социальный фонд. Из-за этого справка 182н стала не нужна и ее отменили. Больше документ не выдают. Подробнее: работодатели перестанут выдавать справку по форме 182н с 2023 года.

В день увольнения необходимо выплатить сотруднику всю заработную плату по последний день работы, все положенные компенсации и выходные пособия. Вместе с этим выдаются следующие документы:

Более подробно рассмотрим назначение и порядок заполнения формы, указанной в пункте 3.

Форма 182н

приказом Минтруда № 182н от 30.04.2013 утвержден бланк справки 182н для расчета больничного листа. С 20 февраля 2022 года применяется новая форма в редакции приказа Минтруда от 10.01.2022 № 1н. Изменения технические: убрана подпись главного бухгалтера. Ожидается, что нововведение ускорит оформление документа.

Сведения о заработке необходимы, чтобы новый работодатель получил информацию о ваших доходах. Она используется для расчета среднего заработка при назначении пособий:

Вот как выглядит справка по форме 182н в 2022 году:

Правила заполнения

Посмотрим, что такое справка 182н и как заполнить документ за 2 года для больничного. При составлении справочного документа 182н необходимо привести сведения:

В разделе 3 приводятся данные о сумме начислений работнику. Установлено правило, за какой период выдается справка 182н при увольнении: за год увольнения и за два предыдущих календарных года. Указываются только суммы доходов, с которых компания исчислила страховые взносы.

Нередко возникает вопрос: почему форма 182н содержит сумму заработка, не равную суммам, указанным в 2-НДФЛ? Это связано с тем, что правительством РФ ежегодно устанавливается предельная величина заработка, с которого начисляются страховые взносы. Если доход работника с начала года превышает предельную величину, то страховые взносы в ФСС с суммы превышения не начисляются, и при расчете пособия они не учитываются.

Предельная база для начисления страховых взносов:

Таким образом, если заработок сотрудника превысит эту величину, то в форме 182н указывают предельную базу. В справке о доходах и суммах НДФЛ указываются в полном размере доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц, в том числе и выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами. Этим и объясняется расхождение.

Порядок заполнения

Заполняем форму 182н пошагово.

Шаг 1. Выдаваемому документу необходимо присвоить порядковый номер и проставить дату создания.

Шаг 2. Заполняем данные организации в разделе 1.

Шаг 3. Заполняем данные работника в разделе 2.

Шаг 4. В разделе 2 указываем сроки работы в организации.

Шаг 5. В разделе 3 приводим сведения о заработке за 2020–2022 гг. Учитываем, что указывается только доход, который облагался страховыми взносами.

Шаг 6. Указываем наименование периода в справке 182н — периоды нетрудоспособности отражаем в разделе 4.

Шаг 7. И в заключение документ отдается на подпись ответственным лицам, при наличии ставится печать организации. С 20 февраля справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года главный бухгалтер организации не подписывает. Новый бланк содержит строку только для подписи руководителя организации.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Котова Алла Николаевна

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

В 2022 году страхователь практически не участвует в заполнении больничного листа. В статье расскажем, кто этим занимается, когда это необходимо делать работодателю, какие правила предусмотрены и приведём образец заполнения больничного листа.

Больничный лист

С первого января текущего года заполнение больничного листа осуществляется в электронном виде. В бумажном — только если:

Бумажный листок нетрудоспособности — это бланк, который был утверждён Приказом от 26 апреля 2011 года № 347н.

Работник обращается в больницу, выздоравливает, врач заполняет свою часть бланка, ставит необходимые подписи, печати, после чего отдаёт пациенту. Далее он передаёт листок работодателю, который заполняет свою часть (данные о компании, расчёты), а затем отдаёт его в ФСС. До конца 2021 года этот порядок был общим, теперь он потерял актуальность и нужен лишь в некоторых случаях.

Электронный листок нетрудоспособности — это запись в базе данных ФСС. Делают её врачи, а работник получает только талон с номером больничного. Больше работодатель его не заполняет, но может при желании проверить через личный кабинет в системе «Соцстрах».

Отметим, что с 2022 года нет нужды проверять подлинность электронного больничного, так как подделки исключены. Сотрудник больше не должен ничего передавать или сообщать работодателю — всю необходимую информацию предоставит ФСС.

Электронный больничный лист удобнее, так как его нельзя потерять, испортить, подделать и не нужно хранить. Информация о заболевшем сотруднике сразу попадает в ФСС, что ускоряет и упрощает процесс выплаты страховых платежей.

Если работодатель посчитает, что в электронном больничном есть ошибки или он выдан на необоснованно длительный срок, то можно обратиться в ФСС и пожаловаться на лечебное учреждение.

Проверка бумажного больничного листа

Бумажные больничные в 2022 году продолжают выдаваться в некоторых случаях, которые выше были рассмотрены.

Данные в них должны корректно заполняться как врачом, так и работодателем. Поэтому стоит обращать внимание сразу на:

Если какие-то данные заполнены неправильно (можно догадаться интуитивно или посмотреть образец больничного листа), то заполнять его дальше нет смысла, так как ФСС, скорее всего, не примет документ. В такой ситуации необходимо в медицинском учреждении попросить новый правильно заполненный больничный лист.

Как заполнить бумажный больничный лист

Заполнение осуществляется по правилам, прописанным в Приказе № 1089н. Конкретно, как заполнить больничный лист, указано в условиях в пп. 85-87 (45-48 стр. Приказа).

В пп.85 указано, что страхователь при ошибке может зачеркнуть неправильную запись, а на другой стороне листка написать правильную, добавив «Исправленному верить» и подпись.

В пп.86 сообщается, что может заполнить работодатель:

В пп.87 разъясняется, что если у работодателя нет главного бухгалтера, то указывается ФИО руководителя или любого другого лица, который может вести бухгалтерский учёт.

Также отметим, что размер общего пособия указывается в бланке без вычета НДФЛ. Если у размера пособия нет копеек, то вписывают 0.

Вся отчётность по кадрам будет в порядке

Пока вы занимаетесь развитием бизнеса, мы посчитаем зарплату, отпускные, больничные и подготовим документы на оплату труда

Заполнить больничный лист работодателю можно:

Может случится ситуация, когда при заполнении листа нетрудоспособности название организации не помещается. Тогда работодателю нужно вписать основную часть наименования и поставить точку. Из-за этого проблем не возникнет, так как фирма всё равно будет проверяться по уникальному номеру от ФСС.

Пример заполнения

В образце заполнения больничного листа работодателем приведены данные с учётом стажа работы сотрудника в размере 5 лет и 11 месяцев. Исходя из этого, для расчёта берётся 80% от среднего заработка.

Это лишь небольшая часть образца больничного листа. Остальные пункты заполняются врачом.

Взаимодействие с ФСС

Как уже отметили выше, заполнять больничный лист работодателю нужно теперь редко. В этом процессе он практически не участвует, но всё равно обязан электронно взаимодействовать с ФСС. Для этого можно воспользоваться одним из следующих вариантов:

Выплаты

В этом году появился термин «проактивные» или беззаявительные выплаты. Теперь работник получает пособие по следующей схеме:

Данные для ФСС

Чтобы лишний раз не обращаться к работодателю, ФСС заранее собирает сведения о застрахованных лицах.

Поэтому страхователям необходимо по форме из приложения 1 к Приказу от 08.04.2022 № 119 предоставлять сведения по каждому работнику, за которого перечисляются взносы в Фонд.

В форме указываются:

Изменение минимального пособия

В 2022 году больничные рассчитываются так же, как и ранее. Страхователю необходимо оплачивать работнику первые три дня больничного.

Однако в середине года увеличился МРОТ до 15 279 руб. Поэтому размер минимального пособия для работника увеличился и теперь составляет:

Также увеличилась минимальная сумма за 140 дней пособия по беременности и родам. Теперь его размер — 70 324 рубля 80 копеек.

Максимальный размер пособия не увеличился. Его размер также составляет 2572 рубля 60 копеек.

Штрафы для работодателя

Если работодатель вовремя не выплатит работнику пособие за первые три дня больничного, то по ст. 5.27 КоАП грозят следующие штрафы:

Также с середины 2022 года страхователей будут штрафовать за:

Вывод

В 2022 году в общем случае листок нетрудоспособности заполняется в электронном виде. В бумажном — если пациент работает с государственной тайной или находится под госзащитой.

Выше мы рассмотрели образец заполнения листа нетрудоспособности работодателем.

При заполнении бумажного больничного страхователю необходимо указывать сведения об организации и основные данные о работнике. При этом необходимо соблюдать правила заполнения.

Теперь электронный больничный — это сведения в ФСС. Его заполняют врачи и отправляют Фонд. Работодатель при необходимости может только предоставить дополнительные сведения, которые от него могут потребоваться.

При необходимости страхователь может обратиться в ФСС и попросить проверить корректность установления периода нетрудоспособности работника медицинским учреждением.

Как заполнить электронный лист работодателю

Работа с ЭЛН начнется для работодателя с момента уведомления об его открытии. Чтобы увидеть образец, как правильно заполнить больничный лист работодателю в 2023 г., войдите в электронную систему СФР и следуйте инструкциям.

Шаг 1. Найдите БЛ по заболевшему сотруднику. Для этого в строку поиска необходимо ввести номер листка или СНИЛС гражданина.

Шаг 2. В открывшемся поле нажмите кнопку «Получить». В результате лист загрузится с автоматически заполненными сведениями из сервера СФР. По общим правилам теперь бухгалтеру нет необходимости полностью вносить все сведения в раздел «Заполняется работодателем». Форма приходит предзаполненной, исходя из сведений, поступивших в фонд ранее от компании и сохраненных в учетной записи. Например, наименование и регистрационный номер компании, ФИО, СНИЛС, ИНН работника и т. д.

Работодателю предстоит только проверить информацию и дополнительно внести в цифровой бланк больничного листа недостающие сведения. Например, вид работы (основная, по совместительству), стаж трудовой деятельности (на основании трудовой книжки), сумма среднего заработка и др. Графы ЭЛН не отличаются от бумажного бланка и заполнять их следует по обычным правилам.

Если работодатель обнаружит ошибку в разделе, который заполняет медучреждение, то необходимо уведомить об этом в СФР. Фонд сообщит об этом в поликлинику, она аннулирует ошибочный лист и оформит дубликат (п. 67 Порядка, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Новый лист СФР направит в компанию.

Прежде чем сохранить изменения, необходимо заполненную форму бланка нетрудоспособности заверить усиленной квалифицированной цифровой подписью директора и главного бухгалтера. Затем нажмите на «Сохранить», и информация автоматически перенаправится в фонд.

Печатать или нет

Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».

Что собой представляет электронный листок

Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.

Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:

А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:

Для сведения: коды причин нетрудоспособности в больничных листах

Каким образом заполнять документ

Когда заполняем больничный лист 2023 года, следует учитывать, что данные в него должны вноситься большими буквами начиная с первой доступной слева ячейки используемого поля. Если работодатель проставляет на бланке печать, она не должна попадать на соответствующие ячейки.

При обнаружении ошибок в графах больничного их можно исправить. Для этого необходимо:

Вне зависимости от количества исправлений в больничном сделать на бланке запись: «Исправленному верить», проставить подписи директора, главного бухгалтера, а также печать достаточно один раз.

Электронный больничный

С 01.07.2017 начато применение электронной формы больничного (закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ), использование которого ведется наравне с обычным бумажным документом.

Электронный больничный от обычного отличает следующее:

Как мы уже знаем, с 2022 года именно электронный больничный применяется в общем случае. При этом работодатель не заполняет его, а работает только с бумажным. При этом можно проверить электронный больничный на сайте СФР в установленном порядке.

Подробнее об организации взаимодействия сторон при работе с больничным читайте в материалах:

Как заполнять больничный лист работодателю

Чтобы представлять, как заполнять больничный лист, образец с уже внесенными данными можно загрузить на нашем сайте.

Отметим, что поскольку исходные форма и содержание документа не корректировались, для больничного листа образца 2023 года заполнение работодателем будет производиться по тем же правилам, что и в предшествующие годы.

Справка-расчет как обязательное приложение к больничному

В действующем приказе № 1089н нет положений, аналогичных тому, что было приведено в п. 67 приказа № 624, который предписывал прилагать к больничному справку-расчет. Выдача предшествующим работодателем сотрудника при его увольнении справка более не предусматривается законодательством (ранее предусматривалась — в соответствии с п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в редакции от 25.02.2022 и более ранних).

Желательно передавать сведения по больничным в СФР в необходимом объеме по запросу, а не в упреждающем порядке. Чрезмерную активность работодателей фонд в данной части не приветствует.

Справка-расчет, вместе с тем, может пригодиться самому работодателю для корректного исчисления размера больничного пособия. Специалисты «Консультант Плюс» рассказали о составлении данного документа. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.

Новые правила оформления больничных листов в 2023 году

С 1 января 2022 года Россия перешла на электронные листы нетрудоспособности. Федеральный закон № 126 от 30.04.2021 внес изменения в ФЗ № 255 от 29.12.2006 «Об обязательном социальном страховании» и ФЗ № 125 от 24.07.1998 «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний».

Теперь медучреждения обязаны оформлять больничный лист в виде электронного файла, бумажный вариант для бухгалтерии и отдела кадров не потребуется (ст. 5 ФЗ № 126). Но допускается предоставить выписку из электронного больничного, форму которого утверждает СФР. Выписку с номером ЭЛН выдают по запросу.

Полностью бумажный бланк листа нетрудоспособности не отменили. Его оформляют в исключительных случаях: гражданам, сведения о которых представляют собой гостайну и в отношении которых реализуются меры госзащиты (ч. 28 ст. 13 ФЗ № 255 от 29.12.2006).

Одновременно есть изменения и в порядке заполнения ЭЛН. Условия и порядок формирования электронных документов и выдачи бумажных листков Минздрав утвердил в приказах № 1089н и 1090н от 23.11.2021.

Чтобы должностные лица компании имели возможность оперативно получить информацию об открытых больничных, создана специальная автоматизированная система ЕИИС «Соцстрах». Выдавая лист нетрудоспособности пациенту в электронной форме, врач и медучреждение заверяют его усиленными квалифицированными электронными подписями.

Доступ к базе данных ЕИИС «Соцстрах» имеют органы СФР, медицинские учреждения и все работодатели. Последние вправе получить в личном кабинете сведения только о тех гражданах, которые трудоустроены у них в настоящий момент.

Компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы обеспечить электронное взаимодействие с СФР. Для этого необходимо предусмотреть несколько шагов:

Есть несколько вариантов программного обеспечения для работы с СФР. Первый — через личный кабинет страхователя на сайте СФР (доступ через портал «Госуслуги»).

С 2022 года появился новый сервис связи с СФР РФ для работодателей — «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). С его помощью есть возможность взаимодействовать с СФР в электронном виде как для получения информации об электронном больничном листе, так и для взаимодействия по проекту «Прямые выплаты».

Кроме того, необходимо проинформировать и сотрудников о возможности проверять информацию о своих больничных листах. Это делается аналогично при помощи личного кабинета на сайте СФР, в который входят при помощи учетной записи на «Госуслугах».

Документ доступен по ссылке ниже. Данные расчета в нем приведены исходя из стажа работы сотрудника, составляющего от 5 до 8 лет (т. в расчет берется 80% от среднего заработка).

Какой ручкой, какими чернилами и каким цветом заполнять больничный лист

Внесение данных в бланки больничных листов, созданные на бумаге, обычно осуществляется вручную с помощью ручки — капиллярной, гелевой или же перьевой черного цвета. Внесение данных в больничный с помощью шариковой ручки не допускается.

В принципе, заполнить форму можно и на ПК — с помощью специальной программы, которая способна переносить данные с цифрового бланка на бумажный, передавая данные на принтер, в который вставлен официальный бланк. Более того, допустимо заполнять одну часть больничного ручкой, а другую — на ПК (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П, правомерно говорить об актуальности приведенных там рекомендаций).

Как вносят в больничный данные о карантине по коронавирусу

Разберемся, как заполнить больничный лист на работника, который находится на карантине в связи с коронавирусом. Такой документ действителен в течение 14 дней, поскольку этот период официально принят за инкубационный.

Алгоритм действий работодателя:

Порядок взаимодействия медучреждения, СФР и работодателя

В системе обмена сведениями для формирования ЭЛН для работника принимают участие три стороны: медучреждение, Фонд соцстрахования и работодатель. Они действуют по общей схеме:

Цифровой документ выписывает лечащий доктор и выдает пациенту на руки специальный талон. Здесь указан номер электронного больничного, период и причина болезни, даты следующего приема и закрытия БЛ.

Работник вправе передать номер ЭЛН в организацию разными способами: в виде талона, выданного в поликлинике, электронным письмом или отправить смс-сообщение. Эти сведения бухгалтер вправе проверить и контролировать через ЕИИС «Соцстрах». Достаточно ввести номер БЛ и СНИЛС сотрудника. Но если работник номер не передал, то есть возможность узнать его с помощью СЭДО.

Инструкция по заполнению больничного листа в 2023 году работодателем

С учетом требований, изложенных в нормативных документах, заполнение бумажного больничного листа работодателем — в указанных выше исключительных случаях — будет осуществляться в соответствии с правилами, определенными разделом X Условий и порядка формирования больничных листков по приказу № 1089н (работодателя касаются, прежде всего, положения пп. 85-87 Условий).

Возможен, например, следующий алгоритм работы с больничным:

В строке «Сумма пособия за счет работодателя» фиксируется сумма за первые 3 дня болезни. Если за период временной нетрудоспособности пособие выплачивается только за счет предприятия, то заполнение строки «За счет средств Фонда пенсионного и социального страхования» не требуется.

Ознакомьтесь с порядком отражения в больничном листке сумм, влияющих на размер пособия, в специальном материале, подготовленном экспертами «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе.

Так или иначе, на практике работодатель — в случаях, когда он обязан заполнить бумажный больничный, — может вносить данные в любые части листка нетрудоспособности в графе «Заполняется работодателем» формы больничного по приказу № 347н. Так, работодатель может приводить там:

Подробнее о расчете стажа и его влиянии на размер пособия по нетрудоспособности читайте здесь.

Подробнее о порядке расчета общей суммы больничного читайте в материале «Максимальный размер больничного листа в 2023 году».

Когда и зачем оформляют листок временной нетрудоспособности

Если гражданин утратил трудоспособность из-за болезни (травмы) или заболевания члена семьи, то он вправе рассчитывать на пособие. Для получения пособия и подтверждения уважительной причины неявки сотрудник теперь называет номер электронного документа в реестре. Задача работодателя — заполнить свою часть документа, внеся информацию в электронный реестр. Первую часть заполняет врач.

Форма больничного не менялась с 2011 года. Но сейчас бланк сохранился в исключительных случаях для «секретных» пользователей. Электронный лист практически ничем не отличается от бумажной общепринятой формы, все разделы сохранены. Номера для ЭЛН остались аналогичного формата. Для большей защиты от мошенников их присваивают в произвольном порядке. Они имеют уникальную комбинацию из 12 цифр и штрихкод.

Вот как выглядит бланк больничного листа в бумажном виде:

Как пользоваться электронными больничными

В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:

Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:

Работодатель не обязан сообщать сотрудникам о работе с онлайн-больничными, поскольку это и так предусмотрено законом.

Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:

Если работник во время болезни фактически трудился, работодатель оплачивает отработанные дни, а не выплачивает пособие. В таком случае при поступлении запроса от Соцфонда о передаче необходимых сведений бухгалтер обязан указать, что пособие не положено.

Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных

Больничные на Госуслугах

По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:

Новые правила расчета больничных листов

С 1 января 2022 года СФР перешел на так называемый проактивный порядок выплаты больничных. Теперь фонд производит начисления напрямую и без участия компаний. Ранее для начисления пособий сотрудники подавали работодателю заявление, сейчас оно не требуется. Заявительный порядок действует только для пособий по БиР и по уходу за ребенком.

Основанием для выплаты пособий по болезни, беременности и родам является закрытый и заполненный образец больничного листа в электронном виде. Теперь участие работодателей заключается только в формировании реестров для расчета пособий и их отправке в фонд.

Работодатель обязан отправить реестр для расчета пособия (например, о стаже, зарплате и др.) в течение 3 рабочих дней (ч. 15 ст. 13 ФЗ № 255).

Форма реестра для пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам утверждена в приложении № 15 Приказа ФСС РФ № 26 от 04.02.2021.

При расчете компенсаций по болезни за первые три дня необходимо принимать во внимание повышение МРОТ в 2023 году до 16 242 руб. А для максимального пособия учитывают ограничения, установленные на предыдущие два года, — 966 000 м 1 032 000 руб. Обычно перечисления поступают сразу на банковский счет, который указан в заявлении гражданина или в личном кабинете на сайте Госуслуг. Но есть и другие способы: через «Почту России» или доверенное лицо, в том числе нанимателя.

Как заполнять больничные по новым правилам

В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:

В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.

Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.

Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.

Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен

Как заполняется больничный в медицинском учреждении

Заполнение документа медицинским учреждением доверено лечащему врачу — он заполняет первый раздел. Приведем только общую характеристику и описание порядка заполнения первой части и остановимся подробнее на том, как заполнять больничный лист работодателю с соблюдением установленных требований. Но понимать, что обязан написать в документе врач, необходимо для выявления ошибок. Неправильно оформленный бланк СФР к оплате не примет.

В медицинском учреждении необходимо:

Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах», и фото оригинала заполненного больничного листа с печатью в 2023 году пациенту не покажут. Ему сообщают только номер в реестре. Данные о нетрудоспособности доступны получателю услуг на портале ЕСИА «Госуслуги».

Как осуществляется передача полномочий по заверению больничного

В общем случае блок больничного листа, заполняемый работодателем, подписывается руководителем и главным бухгалтером. Однако допустима передача полномочий по подписанию больничных листов другим лицам. Для этого им необходимо оформить доверенность с учетом положений ст. 185 ГК РФ. При этом на самом бланке больничного каких-либо отметок о том, что документ подписывается по доверенности, быть не должно.

Для чего кадровику правила заполнения больничного листа

Выдача больничных листов — процедура, строго регламентированная законодателем. Это следует уже из того, что больничный должен оформляться исключительно на официальном бланке. Его форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н.

Кроме того, важно соблюсти правила заполнения больничного листа в 2023 году в том числе работодателем, установленные для него приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.11.2021 № 1089н. Документ содержит перечень общих требований к заполнению больничного, актуальных и на сегодняшний день.

Главное, что следует знать: в соответствии с традиционным правилом (которое следует из положения ранее действовавших нормативов по заполнению больничных — приказов от 29.06.2011 № 624н, от 01.09.2020 № 925н) работодатель вносит сведения только в часть пунктов на бланке больничного, которые объединены в блок «Заполняется работодателем».

Действующий норматив — приказ № 1089н — предусматривает заполнение:

Напомним! С 2022 года электронные больничные по общему правилу применяются на всей территории РФ. Подробнее см. в специальном материале на данную тему.

Здесь вы можете ознакомиться с порядком получения электронного больничного листка работником в целях предоставления необходимых сведений работодателю.

Работодатель заполняет бумажный больничный — тот вариант больничного, который ему с 2022 года можно заполнять, в отношении (ч. 28 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ):

Больничные указанным категориям работников назначаются на основании положений специального нормативного акта — приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 777н.

Возможно, что работодателям указанных категорий работников разрешат запрашивать в СФР сведения о зарплате работников, необходимые для исчисления больничных (проект приказа Минтруда о внесении изменений в приказ № 777н).

ВАЖНО! В больничном листе должны быть корректно указаны данные, заполняемые как врачом, так и работодателем.

Если ответственное лицо работодателя перед тем, как заполнить больничный лист, обнаружит ошибки в блоке, оформленном врачом, заполнять часть для работодателя не имеет смысла. Скорее всего, СФР не станет его оплачивать. Необходимо запросить в медицинской организации новый документ.

Подробнее о деятельности СФР — нового учреждения, образованного в результате слияния ПФР и ФСС, читайте здесь.

Столь же строгой может быть санкция СФР и за ошибки, допущенные из-за незнания, как заполняется больничный лист работодателем. Рассмотрим, как их можно избежать.

Слишком длинное название фирмы-работодателя

Бывает, что даже сокращенное название фирмы-работодателя требует бо́льшего количества ячеек, чем предусмотрено в соответствующей графе больничного. Иногда оно отсутствует, то есть не зарегистрировано в учредительных документах. В этом случае в бланк можно вписать основную часть названия компании и поставить точку. Так или иначе, идентификация фирмы будет осуществлена по ее уникальному номеру, выданному ФСС (с 2023 года — СФР).

Плюсы использования

Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.

Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.

Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.

Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность

Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.

Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.

Итоги

Процедура оформления больничного листа в 2023 году по-прежнему строго регламентирована законодательством РФ — как с точки зрения требований к внешнему виду документа, так и в плане алгоритма его заполнения. Работодателю, как и медицинскому учреждению, надо четко представлять, как правильно заполнить больничный лист, и нельзя допускать ошибки при оформлении больничного, иначе ФСС не примет его в качестве основания для компенсации расходов работодателя на выплату пособия.

Расчет итоговой суммы

Размер итоговой суммы пособия, который фиксируется в соответствующей графе бланка, не должен быть уменьшен на НДФЛ. Если данная сумма, а также иные денежные величины, отражаемые в документе, не содержат копеек, вместо них следует вписывать 0.

Об обложении выплат по больничному НДФЛ читайте в статье «Облагается ли больничный лист (больничный) НДФЛ?».