Все про возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС

Основные выводы

Возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС процесс хоть и очень трудоемкий, который требует особого контроля со стороны специалиста по охране труда и сбора огромного пакета документов, но и очень полезный для экономии бюджета компании.

Вам потребуется собрать довольно объемный пакет документов и предоставить в ФСС:

1. Заявление о финансовом обеспечении.
2. План по улучшению условий труда.
3. План по финансовому обеспечению.

Казалось, бы не так и много, но по факту совсем другая картина. И если вы хотите поднять собственный авторитет в глазах руководства и знаете, что финансовое обеспечение будет приличное, стоит посвятить этому время. Эта процедура добавит плюсик в вашу карму и покажет, что на охрану труда можно не только тратить, но и экономить.

Ну, а если вам понравилась статья, буду признательна, если вы поделитесь ей в социальных сетях, это будет мотивировать меня готовить еще больше новых полезных и интересных заметок.

Желаю вам безопасной и эффективной работы!

В каких случаях возникает право на возмещение

В «пилотных» регионах, где действует проект «Прямые выплаты», все выплаты ФСС осуществляет напрямую застрахованным физлицам. Соответственно, работодатель не несет никаких дополнительных затрат. Поэтому права на возмещение расходов за счет ФСС в этом случае не возникает.

В субъектах РФ, где еще действует зачетная система, пособия сотрудникам выплачивает работодатель (за исключением больничных, выданных в 2020 году работающим лицам старше 65 лет в связи с карантином в период самоизоляции). Оплату первых 3 дней временной нетрудоспособности работодатель производит из собственных средств.

Понесенные расходы за оставшийся период учитываются при исчислении страховых взносов по социальному страхованию (ч. 2 ст. 4.6 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п.2 ст.431 НК РФ). Если сумма расходов превышает начисление, у работодателя возникает переплата, которую можно:

Зачетом переплаты на следующие периоды занимается ИФНС. За возвратом средств нужно обращаться в отделение ФСС по месту регистрации страхователя.

Возмещение затрат на охрану труда

Не все знают о том, что можно пользоваться таким видом государственной поддержки, как возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС, но любому работодателю хотелось бы вернуть потраченные деньги и пустить их в бизнес.

И если вы решили в текущем году воспользоваться такой программой, то не рекомендую затягивать и откладывать в “долгий ящик”, потому как выделяемые средства ФСС на финансирование не безграничны и требования к оформлению и содержанию документов высокие.

Сразу скажу, что срок подачи заявления – до 1 октября.

Но готовится нужно заблаговременно, потому как процедура подготовки трудоемкая, и чтобы вам не отказали из-за неправильно подготовленных документов, можно использовать пошаговый алгоритм без лишней “воды”.

Возмещение пособий и новая справка-расчет

Согласно действовавшему в 2021 году порядку работодатели выплачивали страховое обеспечение застрахованным лицам в счет уплаты страховых взносов в Фонд, при этом сумма взносов, подлежащих перечислению, уменьшалась на сумму произведенных расходов на выплату пособий (ч.

1, 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ). Если же начисленных взносов было недостаточно для выплаты пособий в полном объеме, страхователь обращался в территориальный орган Фонда, который выделял нужные средства в течение 10 календарных дней с даты представления всех необходимых документов (ч. 3 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

Этот порядок взаимодействия сторон не изменится и в текущем 2021 году. Вместе с тем состав документов (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 № 951н (далее — Перечень)), которые для этих целей должны быть представлены страхователем в Фонд, будет иным. Существующий Перечень скорректирован (приказ Минтруда России от 28.10.2021 № 585н).

В 2021 году две составляющие пакета (письменное заявление страхователя, где указана сумма необходимых средств на выплату страхового обеспечения, и копии подтверждающих документов) не изменятся, а вот вместо расчета 4-ФСС (который по-прежнему остается необходимым при обращении в отношении периодов, истекших до 01.01.2021) страхователь должен подготовить справку-расчет, которая требуется при обращении за выделением средств за периоды начиная с 1 января 2021 года.

Ознакомимся с перечнем реквизитов справки-расчета, которая включает в себя следующие суммы (п. 2(1) Перечня в новой редакции):

• задолженность страхователя (ФСС России) по страховым взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода;
• начисленные к уплате страховые взносы, в том числе за последние три месяца;
• доначисленные страховые взносы;
• не принятые к зачету расходы;
• средства, полученные от территориальных органов ФСС России в возмещение произведенных расходов;
• возвращенные (зачтенные) излишне уплаченные (взысканные) страховые взносы;
• средства, израсходованные на цели обязательного социального страхования, в том числе за последние три месяца;
• уплаченные страховые взносы, в том числе за последние три месяца;
• списанная задолженность страхователя.

Итак, если страхователь обращается в органы ФСС России за получением средств для выплаты пособий, он формирует следующий пакет документов (см. таблицу ниже).

Судя по перечню показателей, заполнение справки-расчета, по мнению автора, не должно вызвать затруднений у страхователей. Куда сложнее пережить переходный период. Как пояснил Фонд (п. III «Переходные положения» Информации), за ним сохраняются определенные обязанности в отношении периодов, истекших до 1 января 2021 года (в этом случае Фонд работает в порядке, действовавшем до указанной даты):

• по осуществлению контроля за правильностью уплаты страховых взносов;
• принятию решения о возврате сумм излишне уплаченных (взысканных) взносов, пеней и штрафов;
• исполнению обязанности по приему расчетов (в том числе уточненных) по страховым взносам;
• передаче налоговым органам сведений о суммах недоимки, пеней и штрафов по взносам, которые образовались на 1 января 2021 года.

Также остается надеяться, что налоговое ведомство не лукавит, утверждая, что «налогоплательщики не почувствуют смену администратора: ни сроки уплаты, ни тарифы страховых взносов, включая льготные категории, не изменяются» (письмо ФНС России от 20.10.2021 № ЗН-18-1/1103@).

Пакет документов на возмещение пособий 

Елена Мельникова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член РСА

Возмещение расходов фсс: проводка

В бухгалтерском учете организации должны отразить начисление и возмещение средств по социальным пособиям. Для этого используются проводки:

Дт 20 (25, 26, 44 и др.) / Кт 69.01 – начислены страхвзносы;

Дт 69.01 / Кт 70 – сотруднику начислено пособие за счет ФСС;

Дт 51 / Кт 69.01 – получены деньги от ФСС в счет возмещения недостающих средств.

Полученные от ФСС средства отражаются и в «Расчете по страховым взносам» — по стр. 080 Приложения № 2 к Разделу 1 (п. 10.14 Порядка заполнения РСВ, утв. Приказом ФНС от 18.09.2021 № ММВ-7-11/470@).

Документы для возмещения расходов фсс

До 31.12.2021 данные о начисленных взносах на случай болезни и материнства и произведенных расходах указывались в форме № 4-ФСС. С 2021 года администрирование взносов, за исключением платежей на «травматизм», передано налоговикам, поэтому данные показатели стали отражаться в РСВ – «Расчете по страховым взносам», который страхователь ежеквартально обязан сдавать в ИФНС. Форма заявления на возмещение расходов из ФСС в 2020 году будет зависеть от момента возникновения затрат:

Вместе с заявлением работодатель представляет в Фонд соцстраха подтверждающие документы. 

Документы на возмещение затрат на мероприятия по охране труда из фсс

Для того чтобы начать сбор документов, нужно уточнить в бухгалтерии не было ли причин для будущего отказа, и сумму, которую можно возместить из ФСС.

Из личного опыта могу сказать, что узнать сумму, которую можно возместить из ФСС и потрать ее – это лучше написать письмо на имя руководителя ФСС. Образец письма можете посмотреть здесь.

Потратить деньги организация сможет только на мероприятия по охране труда. И то, какой смысл вкладывается в данному случае в слово “потратить”.

Ранее организация не получала реальных денег. ФСС засчитывало расходы на охрану труда за счет страховых взносов.

С 2021 года, согласно Постановления РФ № 2375, организация, не позднее 15 декабря текущего года в ФСС подает заявление о возмещении расходов на оплату предупредительных мер с документами, подтверждающих данные расходы.

После чего ФСС в течении 5 рабочих дней со дня приема документов принимает решение о возмещении средств из фонда ФСС и производит перечисление средств на расчетный счет организации, указанный в заявлении.  

Для того чтобы расходы были засчитаны, нужно запланировать мероприятия за счет, которых будет производиться возмещение затрат на охрану труда.

Документы на возмещение пособий с 2021 года

По мнению ФНС России, новый порядок администрирования страховых взносов направлен на улучшение условий налогоплательщиков. Как одно из преимуществ позиционируется, что «с точки зрения администрирования страховых взносов Фонды не будут вовлечены в процесс взаимодействия с налогоплательщиками» (письмо ФНС России от 20.10.2021 № ЗН-18-1/1103@).

Вместе с тем о полном отсутствии контактов с фондами как с органами контроля за уплатой страховых взносов говорить не приходится. В частности, в распоряжении ФСС России (далее — Фонд) оставлены:

Поэтому, несмотря на то, что отчетность по страховым взносам за отчетные (расчетные) периоды начиная с I квартала 2021 года страхователи будут подавать в налоговые инспекции, в Фонд по-прежнему нужно будет представлять документы, служащие основанием для выделения средств на выплату пособий по социальному страхованию.

Кроме этого, начиная с 2021 года ежеквартально Фонд будет ждать от нас «новый» расчет со старым названием «форма 4-ФСС» (утв. приказом ФСС России от 26.09.2021 № 381). В него будут включены сведения только по взносам от НС и ПЗ. Начиная с отчета за I квартал 2021 года привычный нам расчет 4-ФСС, в котором приводили данные по двум видам страхования (от НС и ПЗ и по временной нетрудоспособности), в части обязательного социального страхования по ВНиМ в органы Фонда не представляется.

Итак, в налоговый орган мы обязаны будем отчитаться, направив расчет по страховым взносам (утв. приказом ФНС России от 10.10.2021 № ММВ-7-11/551@) не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом. В его составе предусмотрены, в частности, Приложение 2 «Расчет сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», а также Приложение 3 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и расходы, осуществляемые в соответствии с законодательством Российской Федерации» (последнее включают в расчет только в том случае, если соответствующие расходы были произведены).

Повторим, форма расчета будет применяться для всех страховых взносов, кроме взносов от НС и ПЗ. Минфин России расценивает новый документ оптимизирующим отчетность по страховым взносам, поскольку он объединяет четыре действующие в настоящее время формы (РСВ-1, РВ-3, РСВ-2 и 4-ФСС) и содержит сокращенное количество показателей (письмо Минфина России от 17.11.2021 № 03-04-05/68069).

Однако проверять расходы на выплату страхового обеспечения по ВНиМ, которые страхователь отразит в расчете, представленном в налоговую инспекцию, по-прежнему будет территориальный орган ФСС России в порядке, установленном Законом № 125-ФЗ, на основании сведений, поступивших из налогового органа в Фонд (информация ФСС России от 29.08.

2021 «Федеральные законы, изменяющие с 1 января 2021 года действующий порядок администрирования страховых взносов в ФСС РФ» (далее — Информация)). Для этих (и иных) целей предусмотрен межведомственный обмен информацией между Фондом и налоговым органом (Порядок взаимодействия отделений Фонда социального страхования Российской Федерации с управлениями Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, утв. руководителями ФНС России и ФСС России 22.07.2021 № ММВ-23-1/11@/02-11-10/06-3098П).

За счет чего возможно возмещение затрат на охрану труда

Данная программа нацелена на снижение травматизма в организациях, улучшению условий труда работников, именно поэтому перечень мероприятий обширен.

Он включает в себя практически все разделы охраны труда (п. 3 правил к Приказу № 467н):

Перечень мероприятий, подлежащих возмещению за счет ФССПеречень мероприятий, подлежащих возмещению за счет ФСС

Также с 2021 года добавлен новый пункт в утвержденных правилах к Приказу № 467н – пункт 3.1 «Расходы на реализацию мероприятий по предупреждению распространения COVID-19».

Согласно данного пункта можно:

• приобрести одноразовые средства защиты (маски, респираторы, халаты и тд);
• приобрести дезинфицирующие средства (салфетки, антисептики и тд) и дозирующие устройства;
• приобрести оборудование (рециркуляторы воздуха и дезинфицирующие средств вирулицидного действия для комплексной обработки);
• приобрести устройство для бесконтактного контроля температуры тела работников (электронные термометры);
• провести лабораторные исследования работников на COVID-19 (метод ПЦР и /или анализ на антитела к COVID-19).

Идеальный вариант, к которому прибегала наша организация при получении возмещения – это созванивались со специалистом ФСС, сообщали, что планируем написать заявление и направить с пакетом документов для компенсации затрат на охрану труда.

Если наладить контакт, то специалисты ФСС идут навстречу и консультируют по все вопросам, предоставляют необходимые образцы документов и по договоренности, проверяют на наличие ошибок.

Такой подход поможет вам с первого раза правильно скомпоновать полный пакет документов, сэкономить время и избежать лишних поездок в ФСС.

Заявление на возмещение затрат

Чтобы получить возмещение мероприятий по охране труда, нужно предоставить в ФСС заявление либо на бумажном носителе, либо в электронном виде в срок до 01 октября текущего года с полным пакетом документов.

Регламентированной форма заявления имеется в приложении Приказа № 237 от 07.05.2021 или можете пройти по ссылке.

Заполните его и в двух экземплярах, вместе с остальным пакетом документов направите в ФСС.

Как подать заявление в фсс на возмещение расходов

Заявление вместе с приложениями страхователь сдает в свое территориальное отделение Соцстраха.

Допускаются следующие способы представления:

• документы работодатель передает при личном визите в Фонд;
• почтовым отправлением (с описью вложения);
• через личный кабинет на сайте ФСС (по возмещению расходов Фонд принимает документы при наличии ЭЦП);
• с помощью портала «Госуслуги».

Какие документы прилагаются к заявлению

Для возмещения из ФСС расходов на выплату пособий к заявлению работодатель прилагает документы, перечень которых приведен в Приказе Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 № 951н (в ред. от 28.10.2021). Что нужно подготовить:

Полный состав приложений зависит от вида пособия. К примеру, при возмещении расходов по больничным листам ФСС требует копии:

При рождении ребенка:

Специалисты Фонда могут затребовать и иные документы, подтверждающие факт работы сотрудника. Чаще всего запрашивают:

Также в некоторых отделениях ФСС требуют представить копию приказа на увольнение, если сотрудник уже получил расчет, а у компании не осталось документов по его трудовому стажу.

Региональное отделение Фонда может разработать собственный перечень. Например, при возмещении расходов ФСС в Спб можно руководствоваться рекомендуемом списком, размещенным на ]]>официальном сайте]]> Санкт-Петербургского регионального отделения Фонда.

Все копии заверяются надписью «Копия верна» с указанием даты, подписываются руководителем или уполномоченным представителем. При наличии ставится печать.

Определение суммы страховых взносов

Для начала нужно понять, сколько же должно вернуться денег в казну предприятия, потому как многие “не заморачиваются” из-за суммы в 10000 рублей.

Но есть предприятия, которым можно пополнить бюджет на 200000 – 500000 рублей, тут стоит потратить рабочее время.

Вы можете самостоятельно посчитать, какая сумма будет на возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС, используя формулу:

Формула для расчета суммы на возмещение затрат мероприятий по охране труда из ФСС

Согласно Приказа Минтруд соцзащиты РФ № 467н компенсация расходов на охрану труда может составлять до 20% за счет страховых взносов, за предыдущий календарный год, если у вас были несчастные случаи или профзаболевания необходимо вычесть расходы на больничные листы этих работников и на оплату санаторно-курортных отпусков застрахованных лиц (лечение и проезд).

Возмещение затрат на охрану труда может быть увеличено до 30% (п. 2 Приказа Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14.07.2021 № 467н), если пред пенсионные работники были направлены на санаторно-курортное лечение, это те которым осталось 5 лет до страховой пенсии по старости.

Вот, например, один случай из практики, на малом предприятии были направлены пред пенсионные работники на санаторно-курортное лечение в санаторий. Так мало того, что специалист по охране труда сделала запрос в ФСС, чтоб уточнить какую сумму можно вернуть на мероприятия по охране труда, нашла санаторий, подготовила все необходимые документы для заключения договора, направила предпенсионных работников в отпуск отдыхать и подала документов в ФСС на возврат суммы. Одни только плюсы от данного мероприятия:

• бесплатный отпуск предпенсионным работникам в санатории;
• компенсация расходов на охрану труда 30% за счет страховых взносов, а сейчас получение данной суммы на счет работодателя;
• приятный бонус для специалиста по охране труда от работодателя – это дополнительная денежная премия.

Если организация с численность по штату до 100 человек ранее не получала финансовое обеспечение предупредительных мер на охрану труда, или 2 года подряд ими не пользовалась, то может рассчитывать на сумму за три предыдущих года, но не более суммы страховых взносов, которые подлежат перечислению в ФСС за текущий год.

Но не все так прекрасно и просто, как, казалось бы, на первый взгляд, есть причины, когда организации могут отказать в возмещении затрат на мероприятия по охране труда. 

Почему так происходит? Просто не разобравшись во всех деталях, собрали документы и подали заявление в ФСС, потратили много времени, а из результатов только опыт, а компенсация расходов на охрану труда за счет страховых взносов не светит.

План мероприятий по охране труда

Важный документ, предоставляемый на возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС, план мероприятий по улучшению условий и охраны труда, который составляется не только для того, чтобы упорядочить работу, но и для участия в данной программе.

О том, как его подготовить, оформить и что включить, можете в подробной статье на данную тему.

Подбирайте мероприятия, которые помогут вам получить максимальный размер возмещения и будут реально выполнены, потому как потом придется отчитываться в ФСС об их выполнении.

Причины отказа на возмещение затрат на охрану труда

Существует ряд причин, по которым организации может быть отказано проводить возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС:

Причины отказа на проведение возмещения затрат на мероприятия по охране труда из ФСС

Как видите, причиной отказа может стать не полностью подготовленный пакет документов и это еще одна причина начать подготовительную работу заранее, чтобы в случае отказа, было время внести исправления и повторно заявить о своем желании на возмещение затрат на мероприятия по охране труда из ФСС.

Составление плана финансового обеспечения

Следующий важный документ, который придется подготовить – это план финансового обеспечения (Приложение к Приказу № 467н).

В план включаете все планируемые затраты по охране труда, например, расходы на проведение специальной оценки условий труда, с разбивкой сумм на ее проведение, срок исполнения, количество рабочих мест и обоснование (нормативный документ).

Эти затраты, конечно же, берутся не из головы, а из предварительно заключенного договора на проведение СОУТ, или по запланированному выполнению (п.6 а правил к Приказу № 467н).

В любом случае прежде чем включать любое из мероприятий по охране труда в план финансового обеспечения, необходимо детально ознакомиться с перечнем необходимых документов, предоставляемых в ФСС.

Для большего понимая масштабов, поясню, что это за документы. Например, по результатам проведения периодического медосмотра необходимо предоставить:

• копию списка работников, подлежащих прохождению обязательных периодический медосмотр в текущем году;
• копию договора с мед. организацией на проведение медосмотров;
• расчет стоимости услуг по проведению мед.осмотров;
• копию лицензии мед.организации, учредительные документы (Устав, доверенности и так далее).

Вот еще один пример – для приобретения медицинских аптечек необходимо предоставить перечень приобретаемых медицинских изделий (приказ от 15.12.2020 № 1331н) с указанием их количества и стоимости, а также с указанием санитарных постов, подлежащих комплектации аптечками.

Предоставляя копии документов, не забывайте их заверять (п. 6 правил к Приказу № 467н), а план финансового обеспечения подписать у руководителя организации и главного бухгалтера.

Срок возмещения расходов фсс

Подать заявление страхователь может в любой момент. Период рассмотрения заявления специалистами Соцстраха ограничен. Фонду на перечисление средств дается 10 календарных дней с момента представления полного комплекта документов (ч. 3 ст. 4.6 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Однако ФСС может принять решение и быстрее.

Срок может быть продлен, если специалисты Фонда решат провести камеральную или выездную проверку. В этих случаях решение должно быть принято после подведения итогов проверки (ч. 4 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При этом длительность проверки не должна превышать 3 и 2 месяцев соответственно (ч. 1 ст. 4.