Постановлением правления ФСЗН от 30.11.2022 № 17 внесены изменения:
– в Инструкцию по формату документов персонифицированного учета, утвержденную постановлением правления ФСЗН от 29.06.2009 № 10;
– Положение о порядке предоставления информации застрахованному лицу и страхователю, утвержденное постановлением правления ФСЗН от 29.12.2009 № 18;
– Инструкцию о порядке предоставления сведений о периодах уплаты обязательных страховых взносов, утвержденную постановлением правления ФСЗН от 10.12.2013 № 16;
– Инструкцию о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденную постановлением правления ФСЗН от 19.06.2014 № 7.
В частности, в отношении формы ПУ-2 изменились требования к заполнению отдельных реквизитов: допускается использование букв не только русского и латинского алфавитов, но и белорусского алфавита, а также более широкий перечень символов.
Также установлено, что по застрахованным лицам, принятым на государственные гражданские должности с 1 июля 2019 г. по 31 декабря 2022 г. или до 1 июля 2019 г., по которым была представлена информация по коду должности служащего, профессии рабочего по Общегосударственному классификатору ОКРБ 014-2017 «Занятия» и которые работают на государственных гражданских должностях по состоянию на 1 января 2023 г., форма ПУ-2 (тип формы – исходная) представляется не позднее 10 апреля 2023 г.
Также определен порядок отражения в форме ПУ-3 размеров взносов на пенсионное страхование в случае, если работающий гражданин заключил договор дополнительного накопительного пенсионного страхования (далее – договор). Так, в графе «Размер обязательных страховых взносов, процентов, пенсионное страхование» формы ПУ-3 указывается размер обязательных страховых взносов на пенсионное страхование, который снижен на величину страхового взноса за счет средств работодателя, согласно заключенному застрахованным лицом договору.
По истечении 2 месяцев после месяца, за который работодателем уплачены страховщику страховые взносы, по застрахованным лицам, заключившим договор, при доначислении сумм заработной платы (среднего заработка, доплат до минимальной заработной платы, установленной и проиндексированной в соответствии с законодательством) в форме ПУ-3 указывается размер обязательных страховых взносов на пенсионное страхование, установленный в соответствии с законодательством. В графе «Дата, с которой изменился размер обязательных страховых взносов» указывается 2-е число месяца. Если же за следующий месяц корректировки заработной платы (среднего заработка, доплат до минимальной заработной платы, установленной и проиндексированной в соответствии с законодательством) не было, указывается 1-е число месяца.
Большинство форм персонифицированного учета сдается организациями в ФСЗН ежеквартально, но в некоторых случаях предусмотрены другие сроки. К заполнению отчетности персонифицированного учета необходимо подойти очень серьезно, ведь за нарушение сроков представления и (или) указание недостоверных сведений предусмотрен штраф. В порядок их заполнения периодически вносятся изменения, отследить их поможет наш конспект. С его помощью вы сможете правильно заполнить формы персонифицированного учета, сдать их вовремя и без ошибок.
Основные формы персонифицированного учета
К основным документам персонифицированного учета (ДПУ), представляемым плательщиками, относятся:
– анкета застрахованного лица по форме ПУ-1 (далее – форма ПУ-1);
– сведения о приеме и увольнении по форме ПУ-2 (далее – форма ПУ-2);
– индивидуальные сведения по форме ПУ-3 (далее – форма ПУ-3);
– индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование по форме ПУ-6 (далее – форма ПУ-6).
Формы ДПУ плательщиками представляются:
– в электронном формате – со среднесписочной численностью работников до 10 человек (к документам, представляемым в электронном формате, прилагаются документы на бумажных носителях, заверенные подписью плательщика);
– в виде электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, – со среднесписочной численностью работников свыше 10 человек.
К сведению! Видеоинструкции по заполнению форм персонифицированного учета можно посмотреть на сайте ФСЗН.
Анкета застрахованного лица по форме ПУ-1
Обоснование: пп. 8, 14 Правил № 837; пп. 4–7 Инструкции № 7.
Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837);
Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 (далее – Инструкция № 7).
* Если последний день срока представления плательщиком взносов форм ПУ-2, ПУ-3 или ПУ-6 приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (п. 201 Правил № 837). Подать форму ПУ-2 можно и заранее (раньше даты увольнения), основное условие – наличие приказа об увольнении на дату подачи формы ПУ-2.
Обоснование: пп. 9, 15, 20 Правил № 837; пп. 8, 10 Инструкции № 7.
Обоснование: пп. 10, 16, 20 Правил № 837; пп. 21–24 Инструкции № 7.
Индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование по форме ПУ-6
Обоснование: пп. 12, 19, 20 Правил № 837; пп. 32–36 Инструкции № 7.
Для оперативного ввода в индивидуальный лицевой счет застрахованного лица сведений о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и обязательных страховых взносов в период оформления документов для назначения пенсии плательщиками обязательных страховых взносов представляются индивидуальные сведения по форме ПУ-3 (далее – форма ПУ-3) (тип формы – назначение пенсии).
В страховой стаж включаются периоды работы, предпринимательской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносов в бюджет фонда социальной защиты населения согласно законодательству о государственном социальном страховании (ст. 51 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).
Форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) представляется в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одного вида пенсии на другой)*.
* Пункт 16 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 «Об утверждении Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования» (далее – Правила).
Особенностью заполнения формы ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) является обязательное отражение в разд. 2 «Дополнительные сведения о стаже» периода по коду вида деятельности «ПЕНСИЯ»**.
** Пункт 56 приложения 2 к Инструкции о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 «О некоторых вопросах заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учета» (далее – Инструкция о заполнении ДПУ).
Даты начала и окончания периода работ по виду деятельности «ПЕНСИЯ» должны быть в пределах одного месяца, и соответствовать последнему месяцу начислений, содержащему значение больше нуля, указанному в разд. 1 «Сведения о начислениях и страховых взносах» формы ПУ-3 (подп. 28.2 постановления правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 29.06.2009 № 10 «Об установлении форм документов и утверждении Инструкции по формату документов персонифицированного учета»).
Период может оканчиваться не последним днем месяца только в случае, если в данном месяце, застрахованное лицо уволено или если сведения представляются за неполный месяц в соответствии с запросом органов, назначающих пенсию.
Не заполняется код вида деятельности «ПЕНСИЯ», если сведения о начислениях в разд. 1 равны нулю или отсутствуют, а также при заполнении формы ПУ-3 по коду категории застрахованного лица «06» (граждане, не работающие по найму и получающие пособие по временной нетрудоспособности).
Рассмотрим некоторые варианты заполнения формы ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии).
За март 2022 г. работнику начислено только пособие по временной нетрудоспособности. По запросу органа, назначающего пенсию, необходимо представить сведения по форме ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) по 22.03.2022.
Форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) за I квартал 2022 г. заполняется следующим образом:
1. Сведения о сумме выплат (дохода), учитываемых при назначении пенсии, и страховых взносах
2. Дополнительные сведения о стаже
В разд. 1 ежемесячные суммы начисленных выплат, суммы начисленных и уплаченных обязательных страховых взносов, суммы пособий по временной нетрудоспособности заполняются в месяце, за который они начислены (п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ). В данном примере в марте указывается сумма пособия по временной нетрудоспособности, начисленная по дату запроса.
В разд. 2 по коду вида деятельности «ПЕНСИЯ» значение реквизитов «Период работы: начало» должно быть равно 1-му числу последнего месяца начислений, а «Период работы: окончание» – по дату запроса, т.е. по 22 марта.
Работник принят на работу 05.03.2022, уволен с работы 19.03.2022 и вновь принят на работу 21.03.2022. По запросу органа, назначающего пенсию, необходимо представить сведения по форме ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) по 31.03.2022.
В разд. 2 по коду вида деятельности «ПЕНСИЯ» значение реквизитов «Период работы: начало» должно быть равно последней дате приема на работу (21.03.2022), а «Период работы: окончание» – последнему числу этого месяца (31.03.2022).
Работник уволен с работы 18.05.2022. За май ему начислена только компенсация за неиспользованный трудовой отпуск, так как с 01.05.2022 он находился в отпуске без сохранения заработной платы. По запросу органа, назначающего пенсию, необходимо представить сведения по форме ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) по 31.05.2022.
Форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) за II квартал 2022 г. заполняется следующим образом:
В разд. 2 по коду вида деятельности «ПЕНСИЯ» значение реквизитов «Период работы: начало» должно быть равно 1-му числу последнего месяца начислений, а «Период работы: окончание» – дате увольнения.
Если застрахованное лицо, на которое ранее представлялась форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) продолжает работать у данного работодателя, то по истечении отчетного квартала на него представляется форма ПУ-3 (тип формы – исходная). Форма ПУ-3 (тип формы – исходная) заполняется с нарастающим итогом с начала отчетного года с учетом изменений ранее представленных сведений отчетного периода.
Если в течение отчетного периода на застрахованное лицо была заполнена форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии) и необходимо откорректировать сведения, используемые для исчисления пенсии, то заполняется форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии).
Если на застрахованное лицо при оформлении пенсии была представлена форма ПУ-3 (тип формы – назначение пенсии), в которой были отражены все сведения за отчетный период до даты увольнения, то никаких других дополнительных форм ПУ-3 подавать не нужно.
Светлана Лагацкая, главный специалист отдела персонифицированного учета Минского городского управления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь
За II квартал 2023 г. порядок заполнения форм ПУ-3 не изменился, поэтому лишь напомним основные правила отражения сведений в этом документе.
Срок представления. Последним днем представления форм ПУ-3 за II квартал 2023 г. является 31.07.2023. Это рабочий день, поэтому окончание срока не переносится (абз. 2 ч. 1 п. 16, п. 20-1 Правил N 837).
Основные правила заполнения.
1. На внутреннего совместителя заполняется одна форма ПУ-3. В ней указываются сведения по всем трудовым договорам, заключенным данной организацией с этим гражданином.
Если в течение отчетного года работник был уволен и вновь принят на работу по трудовому договору к этому же нанимателю, тоже заполняется одна форма ПУ-3 (ч. 1 п. 18 Правил N 837).
2. По каждому заключенному гражданско-правовому договору на выполнение работ, оказание услуг или на создание объектов интеллектуальной собственности (далее — ГПД) заполняется отдельная форма ПУ-3. В ней указываются номер и дата заключения ГПД.
Вознаграждение по ГПД отражается в форме ПУ-3 в том месяце, в котором оно начислено.
Период, за который уплачены взносы в ФСЗН по данному ГПД, обозначаются кодами «ДОГОВОР» и «ВЗНОСЫВРЕМ» (п. 51 и 62 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
Если в отчетном периоде вознаграждение не было начислено, период выполнения работ обозначается кодом «НЕОПЛДОГ» (приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
Если период выполнения работ по ГПД включает несколько отчетных периодов, в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 указываются все периоды выполнения работ по договору. При этом разные отчетные периоды отражаются в разных строках (ч. 3 п. 18 Инструкции о заполнении ДПУ, подп. 28.2 Инструкции по формату ДПУ).
3. Заработная плата и отпускные отражаются в форме ПУ-3 в том месяце, за который они начислены. Если такие выплаты корректировались, то суммы корректировок учитываются так же.
Премии и иные стимулирующие выплаты, размер которых определяется по результатам работы за месяц или другой отчетный период, и (или) выплаты, не связанные с исполнением трудовых обязанностей работника, указываются в том месяце, в котором начислены. По этому правилу поступают и с доначисленными суммами таких выплат. А корректировки со знаком «минус» учитываются в том месяце, в котором изначально была начислена премия (абз. 2 ч. 1 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ, п. 61 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
4. Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в форме ПУ-3 отражаются с разбивкой по месяцам, за которые они начислены.
Период, за который начислены пособия, обозначается в разделе 2 кодом «ПОСОБИЕ». Если по какой-то причине за некоторые дни пособие не назначалось (например, в связи с нарушением режима или травмой, причиной которой стало алкогольное опьянение), эти дни не указываются в периоде с кодом «ПОСОБИЕ» (абз. 3 ч. 1 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ).
5. Если общая сумма выплат, на которые начисляются взносы в ФСЗН, и пособий по временной нетрудоспособности оказалась ниже МЗП (в январе — июне 2023 г. она составляла 554 руб.), в отдельной графе формы ПУ-3 необходимо указать код, соответствующий причине такой ситуации. Коды указаны в приложении 5 к Инструкции о заполнении ДПУ. Это правило распространяется на работающих по трудовым договорам (код «01»), государственных гражданских служащих (код «07») и тех, кто является собственником имущества (участником, членом, учредителем) юридического лица и выполняет функции его руководителя (код «30») (подп. 28.2 Инструкции по формату ДПУ).
6. Если размеры взносов в ФСЗН изменяются в течение отчетного периода, то в строке, соответствующей месяцу изменения, заполняются новые размеры взносов и дата, с которой произошло изменение. Сумма взносов рассчитывается и заполняется пропорционально (ч. 4 п. 15 Инструкции о заполнении ДПУ).
Напомним, что с месяца, следующего за месяцем, в котором работнику установлена инвалидность I или II группы, работодатель освобождается от уплаты взносов на пенсионное страхование (28%) за этого работника. Также размер взносов уменьшается в случае участия работника в программе дополнительного накопительного страхования (п. 1, 1-1 ст. 12 Закона N 118-З).
Начисленные взносы можно откорректировать на +/- 1 копейку по каждому месяцу. Но такая возможность открыта только в графе, где отражают взносы на социальное страхование (6%). Сейчас регулировать начисленные взносы так, чтобы они соответствовали сведениям в отчете 4-фонд, нет необходимости. Такой контроль проводится по итогам года.
7. Уплаченные взносы отражаются в форме ПУ-3 в том месяце, за который они уплачены. Если взносы за определенный месяц уплачены частично, сумма уплаченных взносов указывается по всем застрахованным лицам в формах ПУ-3 пропорционально начисленным взносам за отчетный период. При этом по коду «ВЗНОСЫВРЕМ» нельзя указывать полный месяц (ч. 2 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ, абз. 2 ч. 1 п. 10 Правил N 837, подп. 28.2 Инструкции по формату ДПУ).
Учитывая эти правила, формы ПУ-3 следует сдавать в пределах установленного срока (для II квартала 2023 г. — не позднее 31.07.2023) после уплаты взносов за отчетный период.
8. Если в определенном месяце работник не отработал ни одного рабочего дня (был в отпуске за свой счет, болел), но за этот месяц начислены взносы в ФСЗН, например, с премии, начисленной за прошлый месяц, выплат социального характера, компенсации за неиспользованный отпуск, то этот период обозначается кодом «ПРЕМИЯ».
Значение реквизитов «Период работы: начало» и «Период работы: окончание» должно быть равно месяцу (с 1-го числа месяца по последнее число месяца). Если код «ПРЕМИЯ» указывается в месяце приема или увольнения, то эти реквизиты должны содержать даты приема и (или) увольнения с работы, указанные в соответствующей форме ПУ-2 (подп. 28.2 Инструкции по формату ДПУ, п. 63 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
9. Для обозначения периода отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и периодов получения работником пособия на такого ребенка применяются пять разных кодов: «ДЕТИ0», «ДЕТИ50», «ДЕТИ100», «ДПОСОБ50», «ДПОСОБ100» (п. 52-1- 52-5 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
Чтобы верно выбрать код, необходимо сначала определить, находится ли работник в отпуске по уходу за ребенком, а затем — получает ли он пособие и каков его размер. Если работник находится в отпуске по уходу, выбираем группу кодов, в названии которой есть фрагмент «ДЕТИ», если работник не находится в этом отпуске, обращаем внимание на коды, начинающиеся на «ДПОСОБ». Далее ориентируемся на размер пособия.
10. Если работник получает ежемесячную доплату вместо профессионального пенсионного страхования (ППС), в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 обязательно указывается период получения такой доплаты с кодом «ПРОФДОП» (ч. 2 п. 20 Инструкции о заполнении ДПУ).
Периоды, за которые начислена такая доплата, учитываются в форме ПУ-3 так же, как периоды занятости застрахованного лица в особых условиях труда для заполнения раздела 2 «Сведения о работе с особыми условиями труда» формы ПУ-6. Иными словами, за периоды, которые не включаются в профессиональный стаж, доплата вместо ППС не начисляется, а сами периоды не обозначаются кодом «ПРОФДОП». Речь идет об отпуске без сохранения заработной платы; работе в обычных условиях, на условиях неполного рабочего времени; трудовом отпуске, если дни отпуска не следовали за днями, когда работник был занят в течение полного рабочего дня на работах с особыми условиями труда, и др.
Отметим, что на сумму доплаты на ППС начисляются взносы в ФСЗН и соответственно она отражается в разделе 1 формы ПУ-3 в составе других выплат, на которые начисляются эти взносы.
Отметим важные моменты для форм ПУ-3 за I квартал: срок представления, отражение переходящих отпускных, пособий и гражданско-правовых договоров.
Срок представления. Формы ПУ-3 за I квартал 2023 г. подаются в течение апреля 2023 г. Поскольку последний день этого периода (30.04.2023) приходится на воскресенье, а 1 мая — нерабочий день, днем окончания срока подачи этих документов является 02.05.2023 (абз. 2 ч. 1 п. 16, п. 20-1 Правил N 837).
Переходящие отпускные и больничные. Особенность I квартала — выплаты, приходящиеся на два отчетных года. К ним можно отнести отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.
При заполнении форм ПУ-3 суммы отпускных и пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам отражаются в том месяце, за который они начислены (абз. 2 и 3 ч. 1 п. 16 Инструкции N 7).
В декабре 2022 г. работнику начислены отпускные за период с 26.12.2022 по 20.01.2023.
В форме ПУ-3 за 2022 г. были отражены только те отпускные, которые начислены за декабрь. В форме ПУ-3 за 2023 г. в составе выплат за январь следует отразить отпускные, приходящиеся на январь.
Если в декабре 2022 г. организация начислила взносы сразу на всю сумму отпускных, то сумма отпускных за январь 2023 г. и начисленные на нее взносы отражаются в строке 5 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г. Эти же суммы будут включены в строку 8 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2023 г.
Аналогичная ситуация может возникнуть с пособием по беременности и родам. Больничный в этом случае выдается наперед, и пособие выплачивается единовременно за весь период отпуска по беременности и родам (ч. 5 п. 36 Положения N 569).
В декабре 2022 г. работнице начислено пособие по беременности и родам за период с 19.12.2022 по 23.04.2023.
В форму ПУ-3 за 2022 г. вошла сумма пособия, начисленная за дни декабря. При этом сумма пособия за январь — апрель 2023 г. была указана в строке 5 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г.
При заполнении формы ПУ-3 за I квартал 2023 г. отражаются суммы пособия за период январь — март 2023 г., при этом кодом «ПОСОБИЕ» обозначают период с 01.01.2023 по 31.03.2023. В форме ПУ-3 за II квартал указывается сумма пособия за период с 01.01.2023 по 23.04.2023. Данный период обозначается кодом «ПОСОБИЕ» (п. 61 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ). По завершении 2023 г. сумма пособия за период январь — апрель отражается в строке 8 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2023 г.
Может произойти и обратная ситуация: в январе 2023 г. начислено пособие по временной нетрудоспособности за декабрь 2022 г.
20.01.2023 работнику было начислено пособие по временной нетрудоспособности за период с 28.12.2022 по 16.01.2023.
Пособие, назначенное за декабрь, необходимо отразить в форме ПУ-3 за 2022 г.
1. Если к моменту назначения пособия формы ПУ-3 за 2022 г. еще не были представлены, при заполнении этого документа учитывается часть пособия, приходящаяся на декабрь 2022 г. В форме ПУ-3 за I квартал 2023 г. указывается сумма пособия за январь 2023 г.
2. Если к моменту начисления пособия формы ПУ-3 за 2022 г. были уже сданы, необходимо еще раз подать форму ПУ-3 (тип формы — исходная) за 2022 г. на данного работника. В ней отражаются сведения с учетом начисленного за декабрь 2022 г. пособия.
В обоих случаях сумма пособия за декабрь 2022 г. указывается в строке 9 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г. Эта же сумма переносится в строку 4 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2023 г., которая подается по окончании 2023 г.
Обратим внимание на еще одну «переходную» ситуацию I квартала: пособие по временной нетрудоспособности приходится на март и апрель.
Если к моменту представления формы ПУ-3 за I квартал пособие еще не начислено, в форме ПУ-3 оно не отражается. В этом случае период временной нетрудоспособности исключается из периода по коду «ВЗНОСЫВРЕМ». Если сумма выплат, на которые начисляются взносы в ФСЗН, окажется ниже уровня МЗП, необходимо будет указать код причины, по которой сложилась такая ситуация. По нашему мнению, можно применить код «15» (период временной нетрудоспособности согласно справке о временной нетрудоспособности или в случае, если пособие по временной нетрудоспособности не назначено в связи с отсутствием права на него).
Работнику выдан листок нетрудоспособности на период с 27 марта по 26 апреля. Пособие за данный период назначено в мае. Допустим, в I квартале работник отработал все запланированное рабочее время, за исключением временной нетрудоспособности в марте. Начисленные взносы уплачены в полном объеме. В разделе 2 формы ПУ-3 за I квартал отражается период:
с 01.01.2023 по 26.03.2023 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ».
При заполнении формы ПУ-3 за II квартал в разделе 1 указывается в том числе начисленное пособие с разбивкой по соответствующим месяцам. В разделе 2 отражаются периоды:
с 01.01.2023 по 26.03.2023 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ»;
с 27.03.2023 по 26.04.2023 с кодом «ПОСОБИЕ»;
с 27.04.2023 по 30.06.2023 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ»
с 01.01.2023 по 30.06.2023 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ»;
с 27.03.2023 по 26.04.2023 с кодом «ПОСОБИЕ».
Если к моменту представления формы ПУ-3 за I квартал пособие по временной нетрудоспособности уже назначено, его сумму, приходящуюся на отчетный период, можно учесть при заполнении этого документа.
Работнику выдан листок нетрудоспособности на период с 27.03.2023 по 03.04.2023. Пособие назначено 05.04.2023, до представления форм ПУ-3 за I квартал 2023 г.
Отметим, что это пособие будет отражено в отчете 4-фонд за II квартал, но его часть, приходящуюся на март, можно учесть при заполнении формы ПУ-3 за I квартал. В таком случае в разделе 2 этой формы указываются периоды:
с 27.03.2023 по 31.03.2023 с кодом «ПОСОБИЕ»
с 01.01.2023 по 31.03.2023 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ»;
с 27.03.2023 по 31.03.2023 с кодом «ПОСОБИЕ».
При заполнении формы ПУ-3 за II квартал в разделе 1 отражается вся сумма пособия с разбивкой по месяцам. При отсутствии периодов неуплаты взносов, в том числе отпуска без сохранения заработной платы, прогулов без уважительных причин и др., в разделе 2 заполняются периоды:
с 27.03.2023 по 03.04.2023 с кодом «ПОСОБИЕ»;
с 04.04.2023 по 30.06.2023 с кодом «ВЗНОСЫВРЕМ»
с 27.03.2023 по 03.04.2023 с кодом «ПОСОБИЕ».
Если в I квартале назначено пособие по беременности и родам, в формах ПУ-3 за I квартал отражаются сумма пособия и период, за который оно назначено, только в пределах отчетного квартала.
Учитываем период действия и выплаты вознаграждения по гражданско-правовым договорам. При заполнении форм ПУ-3 по гражданско-правовым договорам необходимо учитывать особенность отражения периода выполнения работ, если он приходится на разные отчетные годы. В этом случае в разделе 2 формы ПУ-3 указываются все периоды выполнения работ по договору. Начало и окончание выполнения работ указываются в пределах отчетного периода (ч. 3 п. 18 Инструкции о заполнении ДПУ).
Договор подряда заключен на период с 01.12.2022 по 31.01.2023. Вознаграждение начислялось дважды — в январе и феврале 2023 г. Начисленные взносы в ФСЗН уплачены в полном объеме.
В данном случае за 2022 г. подавалась форма ПУ-3, в которой раздел 1 не был заполнен, а в разделе 2 был отражен период с 01.12.2022 по 31.12.2022 с кодом «НЕОПЛДОГ» (п. 65 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
Форма ПУ-3 за I квартал 2023 г. заполняется следующим образом. В разделе 1 в строках «Январь» и «Февраль» отражаются начисленные суммы вознаграждения. В разделе 2 двумя строками указываются периоды с 01.12.2022 по 31.12.2022 и с 01.01.2023 по 31.01.2023 с кодом «ДОГОВОР». Эти же периоды обозначаются и кодом «ВЗНОСЫВРЕМ». При этом номер и дата договора указываются те же, что были указаны в форме ПУ-3, представленной по этому договору за 2022 г. с кодом «НЕОПЛДОГ» (абз. 2 ч. 1 п. 10 Правил N 837, п. 51, 62 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
Договор подряда заключен на период с 01.03.2023 по 31.03.023. В апреле составлен акт выполненных работ и начислено вознаграждение. Начисленные взносы в ФСЗН уплачены в полном объеме.
За I квартал 2023 г. подается форма ПУ-3, в которой раздел 1 не заполняется, а в разделе 2 указывается период с 01.03.2023 по 31.03.2023 с кодом «НЕОПЛДОГ».
Форма ПУ-3 за II квартал отражает начисленное в апреле вознаграждение (раздел 1). А в разделе 2 период с 01.03.2023 по 31.03.2023 обозначается кодами «ДОГОВОР» и «ВЗНОСЫВРЕМ».
Номер договора и дата его заключения, указанные в форме за II квартал, должны совпадать с аналогичными реквизитами формы за I квартал.
Перед подачей форм ПУ-3 за I квартал 2022 г. обратим внимание на особенности отчетного периода. Это окончание срока представления форм ПУ-3, новые коды вида деятельности для обозначения периода декретного отпуска и периода получения пособия по уходу за ребенком до 3 лет. Также надо учесть порядок отражения в формах ПУ-3 выплат, «переходящих» с прошлого на отчетный год, и принять к сведению, что в апреле проиндексирован размер минимальной заработной платы (МЗП) за март.
1. Срок представления форм ПУ-3
Формы ПУ-3 за I квартал 2022 г. подаются в течение периода с 01.04.2022 по 04.05.2022.
По общему правилу формы ПУ-3 за I квартал представляются в течение апреля. Если последний день срока представления этих документов приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (абз. 2 ч. 1 п. 16, п. 20-1 Правил N 837). Так и получилось со сроком сдачи форм ПУ-3 за I квартал 2022 г.
С учетом того что 30 апреля — нерабочий день (суббота), а рабочий день 2 мая (понедельник) переносится на 14 мая (субботу) и 3 мая — нерабочий праздничный день (Радуница), днем окончания срока подачи форм ПУ-3 за I квартал 2022 г. является 4 мая (абз. 3 п. 1 Постановления N 572, абз. 5 п. 3 Указа N 157).
2. Новые коды для «декретников» и получателей пособия на ребенка до 3 лет
С 2022 г. в форме ПУ-3 (раздел 2) надо отражать период нахождения работника (коды застрахованных лиц 01, 07 и 30) в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (далее — отпуск по уходу) новыми кодами. До 2022 г. период нахождения в декрете обозначался кодом «ДЕТИ». Теперь для таких работников предусмотрены три кода — «ДЕТИ0», «ДЕТИ50», «ДЕТИ100». Они применяются в зависимости от размера получаемого пособия по уходу за ребенком до 3 лет:
— «ДЕТИ0» — работник находится в отпуске по уходу, но пособие по уходу за ребенком до 3 лет по данному месту работы не выплачивается;
— «ДЕТИ50» — работник находится в отпуске по уходу, и ему выплачивается пособие по уходу за ребенком до 3 лет в размере 50% от установленного размера;
— «ДЕТИ100» — работник находится в отпуске по уходу, и ему выплачивается пособие по уходу за ребенком до 3 лет в размере 100% от установленного размера.
Также с 2022 г. в разделе 2 формы ПУ-3 надо отражать период получения пособия по уходу за ребенком до 3 лет теми работниками, которые не находятся в отпуске по уходу. В этом случае используют коды «ДПОСОБ50» и «ДПОСОБ100». В их названии также отражен размер получаемого пособия — 50% или 100%.
При использовании этих кодов обязательно указывается количество детей в возрасте до 3 лет. Эти сведения отражаются в графе «показатель» (п. 52-1 — 52-5 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
Краткую характеристику указанных кодов и примеры их использования в часто встречающихся на практике ситуациях представим в таблице.
Данные коды включены в программу «Ввод ДПУ» начиная с версии 3.2.17.
Обратим внимание, что суммы пособий по уходу за ребенком до 3 лет, как и других пособий семьям, воспитывающим детей, не включаются в форму ПУ-3.
3. « Переходящие» выплаты и гражданско-правовые договоры
Еще одной особенностью, характерной для I квартала, являются «переходящие» с прошлого на отчетный год пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и отпускные.
Напомним, что данные выплаты отражаются в форме ПУ-3 в том месяце, за который они начислены (абз. 3 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ).
Поскольку правила включения этих выплат в отчет 4-фонд иные (исходят из момента отражения пособий и взносов в бухучете), во многих ситуациях с «переходящими» выплатами на стыке разных отчетных лет возникает необходимость в отражении их в пояснительной записке к формам ПУ-3.
В 2021 г. работнице начислено пособие по беременности и родам за период с 18.10.2021 по 30.02.2022.
В форме ПУ-3 за 2021 г. отражена сумма пособия, приходящаяся на период с 18 октября по 31 декабря 2021 г.
Часть пособия за 2022 г. была указана в пояснительной записке к формам ПУ-3 за 2021 г. в строке 5. Эту сумму необходимо учесть в форме ПУ-3 за I квартал 2022 г., а по завершении 2022 г. — в строке 8 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г.
В январе 2022 г. работнику начислено пособие по временной нетрудоспособности за период с 28.12.2021 по 25.01.2022.
В данной ситуации в форме ПУ-3 за 2021 г. отражается часть пособия, приходящаяся на декабрь. Эта же сумма указывается в строке 9 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2021 г., а в пояснительной записке за 2022 г. она будет показана в строке 4. Объясняется это тем, что вся сумма пособия (в том числе и та часть, которая приходится на декабрь 2021 г.) начислена в 2022 г. и включена в показатели отчета 4-фонд за I квартал 2022 г.
В форме ПУ-3 за 2022 г. указывается часть пособия, приходящаяся на январь 2022 г.
В случае с отпускными возможны два варианта начисления взносов в ФСЗН. Можно начислить взносы сразу за весь период трудового отпуска, а можно — помесячно. В любом случае отпускные и начисленные на них взносы отражаются в соответствующих им месяцах. Различие — в необходимости включения их сумм в пояснительную записку.
В декабре 2021 г. работнику предоставлен трудовой отпуск и начислены отпускные за период с 20 декабря по 18 января.
В форме ПУ-3 за 2021 г. отражаются отпускные и начисленные на них взносы за декабрь. Суммы отпускных и соответствующих взносов за январь 2022 г. включаются в форму ПУ-3 за 2022 г.
Если в декабре начислены взносы на сумму отпускных и за декабрь, и за январь, суммы отпускных и взносов за январь отражаются в строке 5 пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2021 г. Спустя год, при подаче пояснительной записки к формам ПУ-3 за 2022 г., эти суммы надо указать в ее строке 8.
Если взносы начисляются только в части, которая приходится на отчетный месяц, не возникает необходимости отражать в пояснительной записке суммы отпускных и взносов, переходящие на 2022 г.
Особенностью представления форм ПУ-3 за I квартал являются гражданско-правовые договоры (далее — ГПД), периоды выполнения работ и расчетов по которым приходятся на разные отчетные годы.
Необходимо учитывать, что:
— формы ПУ-3 по ГПД подаются независимо от факта выплаты вознаграждения в отчетном периоде;
— если период выполнения работ по договору включает несколько отчетных периодов, в разделе 2 «Дополнительные сведения о стаже» формы ПУ-3 указываются все периоды выполнения работ по договору (ч. 3 п. 18 Инструкции по заполнению ДПУ).
Договор подряда заключен на период с 01.12.2021 по 31.01.2022. Вознаграждение начислено в феврале 2022 г., в этом же месяце на него начислены и уплачены взносы в ФСЗН.
По данному ГПД была представлена форма ПУ-3 за IV квартал 2021 г. Ее раздел 1 не заполнялся, а в разделе 2 был указан период с 01.12.2021 по 31.12.2021 с кодом НЕОПЛДОГ (п. 65 приложения 2 к Инструкции о заполнении ДПУ).
За I квартал 2022 г. по данному ГПД подается форма ПУ-3 с указанием того же номера договора и даты его заключения. В разделе 1 по строке «Февраль» отражаются сумма вознаграждения, начисленные и уплаченные взносы, а в разделе 2 выполняются следующие записи:
с 01.12.2021 по 31.12.2021 ДОГОВОР;
с 01.12.2021 по 31.12.2021 ВЗНОСЫВРЕМ;
с 01.01.2022 по 31.01.2022 ДОГОВОР;
с 01.01.2022 по 31.01.2022 ВЗНОСЫВРЕМ.
4. Размер МЗП за март проиндексирован
В апреле 2022 г. стало известно об индексации размера МЗП за март. С учетом индексации ее размер составил 479,83 руб. В некоторых случаях это вызовет необходимость начислить в апреле доплату до МЗП за март.
В форме ПУ-3 доплата до МЗП отражается в том месяце, за который она начислена (абз. 2 ч. 1 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ).
Ситуация осложняется тем, что индексация МЗП проведена на стыке отчетных кварталов, поэтому при заполнении форм ПУ-3 за I квартал необходимо учесть следующее.
1. При заполнении форм ПУ-3 в программе «Ввод ДПУ» необходимо обновить справочник «Средняя и минимальная зарплата» (закладка «Справочники»).
2. Если в марте общая сумма выплат, на которые начисляются взносы, и пособий оказалась ниже проиндексированного размера МЗП за март, то указывается код такой причины — 23. При заполнении форм ПУ-3 за II квартал начисленная в апреле доплата до МЗП за март будет включена в состав выплат за март, а код 23 будет удален.
За март работнику начислена заработная плата в размере 457 руб. В апреле проиндексирован размер МЗП за март. С учетом индексации МЗП за март составляет 479,83 руб. В связи с этим в апреле кроме зарплаты за апрель — 550 руб. начислена доплата до МЗП за март — 22,83 руб.
В форме ПУ-3 за I квартал общая сумма выплат и пособий по строке «Март» составляет 457 руб., что меньше размера МЗП за март (479,83 руб.). В данной ситуации указывается код такой причины — 23.
При подаче форм ПУ-3 за II квартал по строке «Март» будут отражены выплаты с учетом доплаты до МЗП — 479,83 руб. (457 руб. + 22,83 руб.), а код причины начисления выплат ниже уровня МЗП будет удален. По строке «Апрель» указывается сумма 550 руб.
Отметим, что при отчетности за I квартал не подается пояснительная записка к формам ПУ-3 и не сопоставляются выплаты, отраженные в отчете 4-фонд и формах ПУ-3. В связи с этим включить доплату до проиндексированной МЗП за март в формы ПУ-3 за I квартал 2022 г. возможно при условии, что к моменту подачи этих форм такая доплата произведена и начисленные на нее взносы уплачены в бюджет ФСЗН.
3. Если в организации проводится индексация заработной платы (в коммерческих организациях она может осуществляться за счет средств этих организаций по основаниям, предусмотренным коллективными договорами (соглашениями)), то эта выплата отражается в форме ПУ-3 в том месяце, в котором начислена (ч. 2 ст. 1 Закона N 476-XII, абз. 2 ч. 1 п. 16 Инструкции о заполнении ДПУ).
За март работнику начислена зарплата в размере 1000 руб. В апреле произведена индексация зарплаты за март (в пределах БПМ). Индексация составила 22,83 руб. (цифры условные). Зарплата за апрель начислена в размере 1000 руб.
В форме ПУ-3 по строке «Март» указывается сумма 1000 руб., начисленная в апреле сумма индексации включается в состав выплат по строке «Апрель».
