Ошибки в отчетах ФСС

Что и зачем проверяют

В ходе камеральных проверок специалисты ФСС выясняют, выполняет ли страхователь законные требования при сдаче отчетности, а также удостоверяются, что все взносы уплачены им в полном объеме и в установленные сроки.

Специалисты фонда проверяют не только формы 4-ФСС. Контролю подлежат документы, которые прикладываются к заявлению на выделение средств из фонда, промежуточные отчеты и прочие документы.

В ходе проверки могут использоваться любые сведения и документы, которые есть в распоряжении ФСС.

Ошибка 508 — что это такое и как исправить

Ошибка 508 — одна из самых распространённых. Её указывают в отрицательном протоколе, о котором мы говорили выше. Не все знают, что этот код указывает не одну конкретную ошибку, а группу возможных ошибок.

Согласно описанию ошибок приёма на портале ФСС РФ, код 508 свидетельствует об ошибках логического контроля. Там же указано решение — нужно исправить ошибочные параметры расчёта, указанные в протоколе проверки. Исходя из этого объяснения, становится ясно, что узнать эти параметры можно из отрицательного протокола.

Файл протокола содержит детализацию, где указаны номера строк, в которых допущены ошибки. Ниже мы перечислим самые распространённые из них.

1. Избыточное заполнение. Некоторые строки расчёта должны оставаться пустыми, и если они были заполнены, в детализации к протоколу проверки будут указаны эти самые строки.

   Чтобы исправить эту ошибку, достаточно просто удалить лишние данные.

2. Незаконченное заполнение. Такая ошибка возникает, когда конкретные данные не заполнены, а косвенно относящиеся к ним — внесены. Другими словами — взаимосвязанные значения в документе не сходятся.

   Решение проблемы — проставление всех пропущенных значений.

3. Неверные расчёты. Если расчёт был проведён с ошибками, в отрицательном протоколе обязательно это укажут и попросят исправить. Это может быть несоответствие между суммой выплат сотрудникам и размером взносов.

   Чтобы решить проблему, нужно заново провести расчёты и ввести корректные значения.

Как видно из примеров, ошибка 508 возникает, когда в документ указываются неверные данные. Решение проблем этой группы — исправление ошибок в соответствии с указаниями в файле протокола.

Что проверяет фсс

ФСС проводит выездные проверки работодателей, чтобы проконтролировать, соблюдают ли они законодательства об обязательном социальном страховании (ст. 33 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

В частности, проверяют правильность расчета и уплаты организацией взносов на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносов на страхование от несчастных случаев, больничных пособий и других обязательных социальных пособий и компенсаций (ст. 3 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Вручение решения по камеральной проверке

Где проводится проверка

В общем случае выездная проверка ФСС проводится по адресу организации. Но если у компании нет подходящего помещения, выездную поверку могут провести в отделении ФСС (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Жалобу в вышестоящее отделение фонда составьте письменно. в ней укажите:

• какой фонд проводил проверку;
• сведения о заявителе, то есть о вашей организации;
• причину жалобы;
• аргументы для обоснования возражений;
• требования к вышестоящему отделению фонда.

Такой порядок, в частности, предусмотрен разделом VI Регламента, утвержденного приказом ФСС от 29.03.2021 № 133.

Отправить жалобу можно по почте, в электронном виде (в т. ч. через портал госуслуг) или лично отвезти в отделение фонда. Фонд рассмотрит ее в течение месяца.

Информация о камеральных и выездных проверках — государственное учреждение — кузбасское региональное отделение фонда социального страхования российской федерации

Как принимают решение по акту выездной проверки

Как проходят проверки

Проводить проверку подразделение Фонда может не позднее трех месяцев с момента сдачи отчетности. Никакого особого распоряжения руководства для этого не нужно. Алгоритм такой:

1. В документах страхователя проверяющие ищут несоответствие между сведениями, представиленными им в Фонд, и теми, которыми располагают в самом ФСС. А также ошибки в расчетах взносов.
2. Если такие нарушения будут найдены, проверяющие сообщают об этом компании или предпринимателю.
3. Страхователь должен представить пояснения в течение 5 дней, а при необходимости — исправить ошибки. Если страхователь считает, что на его стороне ошибок нет, он может представить бухгалтерские документы, которые это подтвердят.
4. Далее пояснения рассматриваются проверяющими. В итоге должен быть сделан вывод о том, имеет ли место нарушение страхователем правил расчета и уплаты взносов.
5. Если будет признано, что нарушение есть, либо если страхователь не представит пояснения, проверяющий составляет акт проверки.
6. Если у ФСС нет претензий, то компания или ИП не ставится в известность о проведенном контрольном мероприятии. Акт проверки в таком случае не составляется.

Какие ещё наиболее частые ошибки встречаются в протоколе

Число 508 не означает, что с расчётом 4-ФСС могут произойти минимум 508 различных проблем, на самом кодов ошибок применительно к этой форме расчёта гораздо меньше. Одни из них встречаются чаще, другие реже. Коротко расскажем о том, какие ошибки встречаются чаще других.

Ошибка 503 говорит о том, что XML-файл расчёта не прошёл форматный контроль. Портал ФСС рекомендует в этом случае проверить файл по XSD схеме. В нашем случае это следующая схема → «XSD-схема расчёта 4-ФСС»

Ошибка 598 свидетельствует об ошибке в указанном ИНН. Если ИНН страхователя, указанный в расчёте, не соответствует тому, что сохранён в базе данных ФСС, появится эта ошибка. Чтобы исправить её, нужно проверить актуальность данных и верно заполнить эту строку.

Могут попросить любой документ или сослаться на нарушение порядка расследования

Речь пойдет о риск-ориентированном подходе при расследовании несчастного случая. 21 марта 2021 г. Роструд издал Приказ № 77, которым закрепил Методические рекомендации по проверке создания системы управления охраной труда. В документе сказано, что при расследовании несчастного случая надо проверять эту систему и профессиональные риски.

То есть ГИТ все считает взаимосвязанным – например, отсутствие вводного инструктажа или подписи могло стать косвенной причиной происшествия. Инспектор может попросить любые документы (вплоть до уставных), которые, по его мнению, помогут выявить нарушения.

К тому же он вправе опираться на ст. 229.2 ТК РФ: среди материалов расследования несчастного случая в статье указаны и «другие документы на усмотрение комиссии». Причем там не уточняется, кто и как их запрашивает, поэтому нужные документы всегда просит председатель.

Приведу пример из практики. Сначала несчастный случай на производстве признали легким, и комиссия уже готова была подписать акт. Но затем по итогам медзаключения происшествие признали тяжелым. В этот момент в комиссию приглашают инспектора. Он начинает расследование заново и просит почти все документы – проверяет, провели ли инструктажи, правильно ли обучались сотрудники в учебном центре, есть ли в компании дистанционные работники, и т.д.

Еще один «козырь» инспектора скрывает ст. 229.3 ТК РФ: дополнительное расследование проводится при получении сведений, указывающих на нарушение порядка первоначального расследования. Например, инспектор требует документ, но комиссия считает его неважным и не хочет рассматривать.

Представитель ГИТ может посчитать это нарушением порядка, так как ему не представили сведения, которые позволят сделать объективный вывод. Да, это спорная ситуация – инспектор может действовать в своих интересах. Тут можно дать такой совет: попросите его пояснить, с чем связано требование предоставить документ, что именно он хочет почерпнуть из него.

Можно ли обжаловать решения фсс по проверкам

Обжалование в вышестоящем отделении фонда

Наименование вышестоящего органа, куда можно подать жалобу, и его местонахождение вы увидите в самом решении. Решение вступает в силу по истечении 10 рабочих дней с того момента, когда представитель организации получил его лично.

Обжалование в суде

Если вы хотите обжаловать решение в судебном порядке, то подайте исковое заявление в арбитражный суд по местонахождению отделения фонда, с решением которого вы не согласны (ст. 35 АПК).

Если решили подать исковое заявление и другие документы в электронном виде, руководствуйтесь Порядком, который утвержден приказом Судебного департамента при Верховном суде от 28.12.2021 № 252.

Обжаловать решение фонда в суде можно в течение трех месяцев со дня, когда страхователь узнал о том, что его права были нарушены (ч. 4 ст. 198 АПК).

Период проверки

В рамках выездной проверки территориальное отделение ФСС может проверить три календарных года, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (ч. 9 ст. 35 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). Проверяемый период указывают в решении о проверке.

Плановые и внеплановые проверки

Территориальные органы ФСС проводят как плановые (совместно с ПФР), так и внеплановые выездные проверки. Внеплановые проверки инициируются, если, например, организация ликвидируется либо реорганизуется или поступила жалоба сотрудника на отказ в выплате пособия или на неправильное определение размера пособия (ст. 4.7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Порядок обжалования досудебный, но можно дойти и до верховного суда

Итак, инспектор имеет право выразить особое мнение после расследования несчастного случая на производстве, обжаловать выводы комиссии и затем самостоятельно провести повторное расследование. Да, это риск, особенно если у представителей работодателя – членов комиссии и потерпевшего другое мнение.

Если заключение после дополнительного расследования вас не устроит, вы вправе отстаивать свою позицию. Набирайтесь терпения, еще раз изучите локальные акты. И помните о досудебном порядке урегулирования спора: сначала в любом случае придется подать жалобу в ГИТ, и только потом можно обращаться в суд, если инспекция откажет или не согласится с вами.

После чего примет одно из решений:

• оставит жалобу без удовлетворения;
• отменит акт нижестоящего отделения;
• отменит решение нижестоящего отделения полностью или частично;
• изменит решение нижестоящего отделения или вынесет новое решение.

О принятом решении вышестоящее отделение фонда должно сообщить в письменной форме в течение трех рабочих дней со дня его принятия.

Такой порядок изложен в пунктах 6–14 статьи 26.21 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Решениесотрудники фсс могут передать:

• лично законному или уполномоченному представителю организации под расписку;
• по почте заказным письмом;
• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Если решение направили по почте заказным письмом, оно считается полученным по истечении шести рабочих дней с даты отправки. При этом отсчет шестидневного срока начинается со дня, следующего за днем отправки (он указан на штемпеле).

Это следует из пункта 13 статьи 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Решение по проверке вступает в законную силу через 10 рабочих дней со дня его вручения организации (п. 12 ст. 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). После этого ФСС в течение 10 рабочих дней направит в организацию требование уплатить недоимку по страховым взносам, пени и штрафы, которые доначислили по итогам проверки (п. 3 ст. 26.9, п. 14 ст. 26.20 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Исполнить это требование надо в течение 10 календарных дней после его получения. В требовании может быть установлен более продолжительный срок. Это предусмотрено пунктом 5 статьи 26.9 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Если не согласны с решением по проверке или с доначисленными в нем суммами, то можете его обжаловать. Решение территориального отделения фонда можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно.

Это предусмотрено статьей 26.21 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

С профсоюзом и фсс – или без них

Риски кроются и в порядке проведения дополнительного расследования. Статья 229.3 ТК РФ говорит, что оно проводится, как правило, с привлечением представителей профсоюза и ФСС. Очевидно, что специалист фонда будет гнуть свою линию, ведь именно государство перечисляет пострадавшему деньги.

У профсоюза будет своя позиция, хотя он обычно соглашается с ГИТ. Но в большинстве случаев инспектор проводит доппроверку единолично. Члены комиссии больше не участвуют в расследовании, а новое заключение инспектор делает на основе собственных выводов.

Кроме того, он может найти и другие нарушения в компании, взяв их на заметку для будущих проверок. Впрочем, с марта 2022 г. раздел Х Трудового кодекса изменится, и выражения «как правило» в ст. 229.3 не будет, т.е. привлекать ФСС и профсоюз придется обязательно.

Обжалование выводов комиссии

Представьте ситуацию: в компании произошел несчастный случай, и для его расследования созвали комиссию. Она провела проверку и подготовила акт. Но с ее выводами не согласился председатель комиссии. Нюанс в том, что он является инспектором ГИТ. Обжаловав выводы комиссии в своей инспекции, он начал проводить дополнительное расследование единолично. Разрешает ли закон действовать так?

Инспектор не выходит за рамки законодательства. Увы, в некоторых ситуациях оно дает повод для использования служебного положения в «личных интересах». Обратимся к ст. 231 ТК РФ. В ней сказано, что разногласия по вопросам расследования несчастного случая рассматривает инспекция по труду.

Тут есть спорный момент: в Постановлении Минтруда от 24 октября 2002 г. № 73 сказано, что особое мнение члена комиссии рассматривает руководитель организации, который направил его для расследования ЧП. Поэтому жалобу инспектора – председателя комиссии оценит начальник инспекции, и он же примет решение, проводить ли допрасследование.

В жалобе должно быть правильно сформулировано несогласие с выводами комиссии, причем оно не может противоречить обстоятельствам, указанным в материалах расследования. Скажем, компания не предоставила документы по охране труда – посчитала, что они не связаны с причинами несчастного случая.

Суд рассмотрит заявление в течение трех месяцев с момента его подачи (ч. 1 ст. 200 апк). в итоге вынесет одно из двух решений:

• признает решение отделения фонда незаконным и обяжет его принять иное решение;
• откажет страхователю в удовлетворении его требований полностью или частично.

Копию решения арбитражного суда направят и заявителю, и в фонд, который принял спорное решение. Сделать это судьи должны в пятидневный срок после того, как примут решение. Такой порядок предусмотрен статьей 201 АПК.