Еиис соцстрах Электронный лист сотрудника. В электронном виде

О том, что больничные станут электронными с 1 января 2022 года, слышали уже почти все бухгалтеры и кадровики. Но вопросы еще остаются. В статье еще раз пройдемся по основам системы: как это будет работать и что меняется для каждого работника и работодателя.

Итак, с 1 июля 2017 года электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) официально уравняли с традиционными бумажными больничными, которые долгое время оставались единственным документом, подтверждающим право работника на выплату пособия в случае болезни, травмы или выхода в декрет.

Еще в 2021 году компании обязаны принимать любую форму больничного листа — но с 1 января следующего года начинается полный переход на электронный формат.

Изменения об этом в закон были внесены Постановлением Правительства РФ от 23.08.2021 № 1381.

ФОНД ПЕНСИОННОГО И СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент организации обеспечения страховых выплат информирует, что согласно Плану мероприятий («Дорожная карта») по переходу страхователей на беззаявительное (проактивное) взаимодействие с Фондом планируется отключение «Шлюз приема документов» в срок не позднее 31.12.2023, за исключением:

— реестров с признаком перерасчет
— реестров с признаком «Проживание на территории по 20-ФЗ».

Примечание:
Если вы используете подключение к базе данных, установленной на удаленный сервер, то сначала нужно установить новую версию ЛПУ на этот сервер с учетом условий выше.

Основные адреса сервисов ЭЛН:

Для Мед организаций: https://eln.fss.ru/WSLnCryptoV20/FileOperationsLnService?WSDL
Страхователь: https://eln.fss.ru/ws-insurer-crypto-v20/FileOperationsLnService?WSDL
МСЭ: https://eln.fss.ru/ws-mse-crypto-v20/FileOperationsLnService?WSDL

В случае недоступности основных адресов сервисов ЭЛН вы можете воспользоваться резервными адресами:

Для Мед организаций: https://eln-rez.fss.ru/WSLnCryptoV20/FileOperationsLnService?WSDL
Страхователь: https://eln-rez.fss.ru/ws-insurer-crypto-v20/FileOperationsLnService?WSDL
МСЭ: https://eln-rez.fss.ru/ws-mse-crypto-v20/FileOperationsLnService?WSDL

Больничные листы в 2023 году выдаются в электронном формате, а выплата пособий по нетрудоспособности осуществляется в проактивном режиме. Работодатель платит только за три дня болезни, остальную сумму сотрудник получает напрямую от СФР. Расскажем, как организовать работу бухгалтера в соответствии с требованиями закона.

Порядок работы с электронным листком нетрудоспособности (ЭЛН)

По новым правилам страхователи, СФР и медучреждения взаимодействуют следующим образом (закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ).

1. Медработник выдает застрахованному лицу больничный лист в электронном виде, подписав его своей УКЭП.

Обязанность медперсонала — внести сведения только в раздел документа: «Заполняется врачом медицинской организации».

Вместо наименования болезни указывают специальный код, обозначающий причину выдачи листка нетрудоспособности: общее заболевание, травма, беременность и роды.

2. Медучреждение в режиме онлайн загружает электронный больничный в единую информационную систему СФР — ЕИИС «Соцстрах».

3. Социальный фонд сверяет персональные данные пациента с информацией, поданной заранее работодателями (форма СоЗЛ утв. приказом ФСС от 08.04.2022 № 119), и автоматически передает сведения на предприятие.

4. Работодатель получает электронный больничный с помощью сервиса, который настроен для взаимодействия с СФР (личный кабинет ЕИИС).

Социальный фонд внесет в раздел «Заполняется работодателем» те данные, которыми располагает, а компания должна их сама проверить, дополнить при необходимости и отправить обратно в СФР (п. 22-23 Правил, утв. постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

Фонд может запросить дополнительно, например, сведения о сумме заработка работника, его стаже, районном коэффициенте, установленной продолжительности рабочего времени и т.д.

Срок на подтверждение и внесение правок — 3 рабочих дня.

5. С ФР перечисляет пособие работнику, о чем информирует предприятие.

Выплата за первые 3 дня нетрудоспособности идет за счет работодателя (страхователя), а остальные дни больничного оплачиваются из средств фонда.

О чем можно не беспокоиться бухгалтеру

1. Каждый работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе электронного документооборота СФР — ЕИИС «Соцстрах».

Способов взаимодействия несколько:

IT-компания «Такском» создаёт сервисы электронных документооборота и отчётности с момента их появления в стране — с 2000 года. « Такском» является оператором фискальных данных и удостоверяющим центром по выпуску электронных подписей. Программными продуктами компании пользуютсясвыше 2,5 млнорганизаций и индивидуальных предпринимателей. Экосистема IT-сервисов «Такском» помогает бизнесу снижать издержки, ускорять и упрощать рабочие процессы.

Сдавайте отчётность во все госорганы через удобный web-сервис «Онлайн-Спринтер». Преимущества «Онлайн-Спринтера»:

✔ Веб-решение. Минимальные требования к рабочему месту – мощный компьютер необязателен.

✔ Всегда актуальные версии форм отчётности. Вовремя обновляются вслед за изменениями законодательства.

✔ Сверка с бюджетом и с контрагентами. Сверяйтесь с ФНС и СФР – бесплатно во всех тарифах, причём с ФНС – в автоматическом режиме. Сверяйте книги покупок и продаж – бесплатно во всех тарифах.

✔ Удобная работа с несколькими компаниями. Сдавайте отчётность за несколько организаций в одном интерфейсе.

✔ Поддержка клиентов 24/7. Консультирует специалист, а не бот.

2. Не забывайте вовремя сдавать сведения о застрахованных работниках по форме СоЗЛ (приказ ФСС от 08.04.2022 № 119). « Сведения о застрахованном лице» передаются в фонд не позднее 3 дней с момента получения их от сотрудника:

При нарушении правила ответственность наступает для работодателя по ст. 15.2 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, штраф — 5000 руб. за каждый случай.

3. Если Социальный фонд выплатит излишнее пособие физлицу вследствие представления работодателем недостоверных сведений, возмещать расходы придется из «кошелька» компании (подп. 6.1 п. 2 ст. 4.1 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Однако если удастся установить, что недочет в электронных документах появился по вине сотрудника или медучреждения, то погашать задолженность перед СФР будет один из них.

Получите бесплатную консультацию менеджера, чтобы подобрать удобный тариф для вашей организации!

Научитесь заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ

Когда сдавать, какие разделы заполнять и за кого

Получите бесплатный гайд по ЕФС-1

Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:

Если сотрудник заболел или временно утратил
трудоспособность, он может не работать и получать пособие. Основанием для больничного могут
быть:

Согласно 255-ФЗ
больничный оплачивают:

В 2023 году сотруднику с
ГПХ больничный оплачивают при условии, что за 2022 год за него внесены страховые взносы на
сумму не менее чем 4 833,72 рубля.

Самозанятые могут получить
выплаты по больничному, если самостоятельно делают взносы с доходов в Социальный фонд России (СФР).

В случае заболевания или травмы первые 3 дня
больничного оплачивает работодатель, остальные дни — СФР.

Если больничный выдан по
другой причине, например в связи с беременностью — фонд оплачивает все дни. Сотрудник может
брать в течение года неограниченное количество больничных листов.

Чтобы оформить больничный, сотрудник должен
обратиться в государственное или частное медучреждение, у которого есть лицензия. Там ему
оформляют электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН). Дублировать на бумаге его не нужно.

Терапевт и врач узкой специализации могут
«открыть» ЭЛН не более чем на 15 дней, фельдшер и стоматолог — не более чем на 10. Если
сотрудник за это время не поправился, врач назначает комиссию, чтобы продлить больничный.

Продлевать можно на срок до
10 или — при туберкулёзе — 12 месяцев.

Сотрудник отслеживает электронный больничный в
личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР) или портале госуслуг. Там он видит
номер листка и дату его открытия и называет их работодателю.

Работодатель тоже отслеживает больничный онлайн.
ЭЛН формируется в ЕИИС «Соцстрах», потом предаётся в Социальный фонд России. Чтобы
подключиться к этой системе ИП и юрлицам понадобится:

ИП и юрлица, нанимая сотрудника, отправляют через
СЭДО отчёт «Сведения о застрахованных лицах». В нём указывают Ф. И. О., СНИЛС, ИНН и прочие
сведения о сотруднике.

Когда сотрудник берёт
больничный, СФР сообщает об этом по СЭДО работодателю и запрашивает сведения о сотруднике
для начисления и выплаты пособия. Их нужно предоставить в течение 3 рабочих дней с даты
закрытия больничного.

Чтобы начислить сотруднику выплаты за дни на
больничном, нужно:

Расчётный период для больничных — 2 предыдущих
календарных года.

Если сотрудник в это время был в декрете — можно
взять для расчёта 2 года до декрета. Для этого от сотрудника потребуется заявление. Замена
периода не должна привести к уменьшению пособия.

Сведения о замене нужно направить в СФР по СЭДО
не позднее 5 рабочих дней с даты получения заявления.

Если сотрудник взял больничный до того, как
отработал 2 года в компании, учитывается его заработок на предыдущем месте работы или
местах, если их было более одного. Эту информацию можно запросить в СФР через СЭДО.

Допустим, продавец Анны взяла больничный в июле 2023 года на 5 дней.

Для расчётов берём её средний заработок за 2 года, на который начислялись страховые взносы.
В 2021 год — 600 000 рублей, В 2022 год — 700 000 рублей, суммарно за 2 года — это 1 300 000
рублей.

В 2023 году МРОТ — 16 242 рубля, за 24 месяца это
389 808 рублей.

Сравниваем заработок с предельной базой по
взносам на обязательное социальное страхование (ОСС). Если он больше базы — для расчётов
берём базу, если меньше — фактический заработок.

Предельная база за 2021 год — 966 000 рублей. Анна получила 600 000 рублей. Заработок не
превышает базу, значит, берём для расчётов его.

Предельная база за 2022 год — 1 032 000 рублей. Анна получила за этот период 700 00 рублей.
И снова её заработок меньше базы — принимаем его для расчёта.

600 000 + 700 000 = 1 300
000 — итоговая сумма для расчёта больничного Анны.

Чтобы его узнать, нужно разделить заработок за 2
года на количество календарных дней за 2 года.

1 300 000 / 730 дней =
1781 рубль.

Если в расчёт попадает
високосный год, то делить нужно на 731 день. Если два високосных года — на 732. Так может
получиться, если 1 год — предыдущий, и он високосный, ещё 1 год — перенесён с другого
периода, и он тоже високосный.

На больничный влияет стаж сотрудника. От
среднедневного заработка выплачивают:

60% среднедневного заработка выплатят работнику,
если он взял больничный в течение 30 дней после увольнения и не устроился на другую работу.

100% среднедневного заработка получит сотрудница,
которая уходит на больничный по беременности и родам.

Стаж определяют по трудовой книжке. Если её нет —
по справкам с предыдущих мест работы или запрашивают эти данные в СФР.

Сотруднику считают один день на больничном по
МРОТ (в 2023 году — 16 242 × 24 / 730 = 533,98 рубля), если:

Районных и северных коэффициентов нет.

Она работает продавцом 10 лет.

Больничный рассчитываем по среднедневному заработку в 100% размере.

За
3 дня, которые оплачивает работодатель, получается: 1781 х 3 = 5343 рубля.

От
этой суммы считаем 13 %. Получается 695 рублей — НДФЛ, который надо перечислить в госбюджет.

Страховые взносы с этой суммы начислять не надо.

5343 – 13% (695 рублей) = 4648 рублей. Столько нужно выплатить Анне.

Начислять
сотрудникам зарплату, отпускные и прочие выплаты, в том числе за дни на больничном, можно с
помощью зарплатного проекта. Даже в выходные и праздничные дни, подключение —
онлайн.

🤒 Больничный оплачивают штатным сотрудникам;
исполнителям, которых нанимают по ГПХ; индивидуальным предпринимателям, если они платят за
себя соцвзносы; иностранцам, если у них есть обязательное социальное страхование.

💸 В случае заболевания или травмы первые 3 дня
больничного оплачивает работодатель, остальные дни — Социальный фонд России (СФР). Если
причина другая — все дни оплачивает фонд.

🌐 Сотрудник и работодатель отслеживают
электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) онлайн. Сотрудник — в личном кабинете СФР или
портале госуслуг. Работодатель — через Социальный электронный документооборот (СЭДО).

🧮 Для расчёта больничного определяют заработок
сотрудника за последние 2 года и сравнивают его с МРОТ и предельной базой обязательного
социального страхования (ОСС).

💰 Заработок за 2 года нужно разделить на
количество календарных дней за 2 года. Получится среднедневной заработок. В 100 % размере от
него 1 день больничного оплачивают тем, у кого стаж более 8 лет.

Что изменилось для медучреждения?

Для оформления ЭЛН поликлиника или больница, в которую обратился работник, должна иметь доступ к интернету, быть зарегистрирована в системе ЕИИС «Соцстрах» и иметь КЭП.

В день обращения работника врач медицинского учреждения, как и раньше, открывает ЭЛН, но подписывает его своей КЭП и подписью медицинской организации, и отправляет данные в ФСС.

Большинство полей с персональными данными пациента программа также заполняет автоматически, что сокращает время приема пациента.

Заполнив документ, врач выдает работнику номер электронного больничного листка, который тот предоставит своей компании.

Надежность системы

Все участники электронного документооборота обмениваются сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ. Обмен информацией происходит через специализированные программу (в том числе «1С»).

Система гарантирует конфиденциальность предоставленной медицинской информации и исключает несанкционированный доступ третьих лиц. Подключиться к ней можно, скачав бесплатное ПО и зарегистрировавшись в личном кабинете на сайте Фонда соцстрахования, либо установив собственное ПО от проверенного поставщика.

Такой подход позволяет минимизировать число ошибок при оформлении листка нетрудоспособности, гарантирует от подделок, ускоряет процесс получения пособия работником, оптимизирует ресурсы на проверку, учет и хранение.

Роли в системе ЭЛН

В оформлении ЭЛН принимают участие четыре стороны: медучреждение, работник организации, работодатель и ФСС. Как распределяются роли?

Наконец, ФСС рассчитывает и выплачивает пособие.

Как сдать электронный больничный лист в СФР

Как отправить сведения для оформления электронного больничного в СФР (до 2023 г. – ФСС)? Ответ на этот вопрос зависит от используемого программного обеспечения.

Рассмотрим, как работодателю наладить электронный документооборот с СФР.

Как работает модуль «Лист нетрудоспособности»

Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах». Передавать информацию в эту систему работодатели могут, используя:

С 2022 года во взаимодействии работодателей, работников и СФР (ФСС) по общему правилу используется форма электронного больничного листа (п. 3 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Работодатель при этом никак не принимает участие в составлении такого листка: все действия осуществляет медицинская организация.

Основное действие работодателя в рамках получения доступа к системе «Соцстрах» — предоставление в СФР (ФСС) недостающих сведений для оформления больничного.

При этом данная процедура производится по запросу фонда — через соответствующую систему, после закрытия больничного.

Срок предоставления сведений — 3 рабочих дня после получения запроса (п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010).

С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты от СФР (ФСС). Это значит, что работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни фонд оплачивает напрямую сотруднику. Это правило действует и в 2023 году.

О дополнительных возможностях модуля «Лист нетрудоспособности» (что может быть полезно для работников медучреждений) расскажем далее.

Дополнительные возможности модуля «Лист нетрудоспособности»

Данные из модуля «Лист нетрудоспособности» позволяют не только сформировать информацию в больничном листе, но и облегчить заполнение связанных с ним отчетных форм.

Например, модулем предусмотрена возможность стопроцентной автоматизации:

Сформированная системой отчетность позволяет:

Формируемый системой журнал листов нетрудоспособности обладает широким спектром возможностей:

Благодаря модулю «Лист нетрудоспособности» не только сокращается время на оформление больничного, но и:

Что нужно сделать работодателям, чтобы их сотрудники могли пользоваться современными медтехнологиями при условии оформления электронных листков нетрудоспособности расскажем в следующем разделе.

Как работодателю наладить взаимодействие с СФР для применения электронного больничного

Любой работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе «Соцстрах».

Для этого  необходимо:

Через личный кабинет осуществляется обмен информацией о больничных листах с СФР (ФСС). Если такой электронный обмен информацией с СФР (ФСС) работодателя и медучреждения не будет налажен, работодатель не сможет выполнять обязательства, предусмотренные законодательством о социальном страховании.

Главные из таких обязательств — правильный расчет и своевременная выплата больничных.

Порядок информационного взаимодействия медучреждений, отделений СФР (ФСС) и работодателей утвержден постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567.

Не следует обязывать работника предоставлять в бухгалтерию номер электронного больничного.

Итоги

Электронный больничный выдается медучреждением пациенту по общему правилу, действующему с 2022 года.

Поддержка для бухгалтера из любой сферы и в любой организации!

Подписка «Клерк. Премиум» — универсальный помощник для бухгалтера.

Следите за нашими акциями и скидками!

При этом пациент не должен давать письменное согласие на получение и обработку его персональных данных в целях оформления электронного листка нетрудоспособности Данные из электронного больничного в СФР (ФСС) поступают благодаря медицинским информационным системам, объединенным ЕГИСЗ.

Зачем нужны ЭЛН

Одной из главных причин появления ЭЛН стала борьба с поддельными больничными. Их появление позволило отказаться от громоздкой системы хранения и обработки данных, объединив всю информацию по больничным в единую базу, подконтрольную системе соцстраха.

ФСС теперь отслеживает любые действия с больничными и пресекает возможные риски махинаций с документами.

Другие очевидные выгоды от появления ЭЛН для работников, врачей, работодателей и Фонда социального страхования, принимающих участие в оформлении ЭЛН, рассмотрим дальше.

Что изменилось для работодателя?

Для работодателя оформление пособия по временной нетрудоспособности работника также стало значительно проще.

Главное, подготовить базу — то есть обеспечить техническую возможность принимать и обрабатывать ЭЛН, зарегистрировавшись в системе социального страхования и получив квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Появился новый сервис электронного взаимодействия с ФСС для работодателей — «Социальный электронный документооборот». С его помощью можно взаимодействовать с ФСС в электронном виде для получения информации об электронном больничном.

Как же происходит обработка больничного работодателем?

Получив от работника 12-значный номер ЭЛН, работодатель получает из базы ФСС все необходимые данные больничного. На их основании он заполняет свою часть формы и в специализированной программе (например, «1С») автоматически рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности.

Здесь уже хранятся сведения о работодателе-страхователе, застрахованном лице-работнике, о его среднем заработке, стаже и т. д. Это позволяет снизить количество ошибок и избежать штрафов при проверках.

ЭЛН исключает затраты на проверку подлинности документа. В случае сомнения можно обратиться в территориальный орган Фонда по месту регистрации, либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в ЭЛН.

Новая система экономит временные и денежные ресурсы организации, т.к. больше не нужно хранить, обрабатывать и передавать данные по больничным в ФСС. Вся необходимая информация уже автоматически загружена в электронный реестр для назначения пособия.

Что изменилось для работника

Если раньше, получив бумажный больничный, работник должен был самостоятельно заверить его печатями в регистратуре, бережно хранить и передать его в бухгалтерию компании в целости и сохранности, то с ЭЛН все процессы значительно сократились и упростились.

Так как листки нетрудоспособности будут формировать только в электронном виде, письменное согласие пациента на выдачу электронного больничного больше не понадобится.

Медучреждение выдает работнику номер ЭЛН, который тот, в свою очередь, передает в бухгалтерию компании любым удобным для него способом:

Такая система очень удобна для работников, занятых на удаленной или частично удаленной работе.

На этом все активные действия работника заканчиваются. Правильность начисления выплат по больничному и их объем можно отслеживать в личном кабинете сайта «Госуслуги».

ЭЛН — строго конфиденциальный документ: диагноз работника остается в тайне.